Guía definitiva de sistemas de gestión de distribuidores para empresas de gran consumo

Un sistema eficaz de gestión de distribuidores ayuda a las marcas a gestionar el inventario, las reclamaciones y los planes, y capacita a los distribuidores en las ventas primarias, factores cruciales para una gestión eficiente de los distribuidores.

Además, todos los mercados emergentes son versátiles y extensos, con miles de distribuidores que tratan con millones de minoristas, lo que supone miles de millones de transacciones potenciales. Por ello, las empresas de bienes de consumo necesitan supervisar continuamente las redes de distribución a tal escala, al tiempo que hacen malabarismos entre los distintos socios de canal a supervisar.

El punto que muchos sistemas DMS pasan por alto es que no basta con proporcionar visibilidad de las ventas secundarias a las marcas para garantizar unas buenas ventas, sino que la capacitación de los distribuidores en el nivel primario es igual de importante.

Mientras que las empresas de bienes de consumo requieren una visibilidad completa de ventas secundarias ejecución, con datos precisos sobre el inventario y la utilización de esquemas y ofertas para preparar su estrategia de salida al mercado, la habilitación de ventas primarias para distribuidores significa que pueden hacer pedidos, tener visibilidad sobre los esquemas, pueden ver sus recompensas y objetivos y, en definitiva, tener una experiencia comercial memorable con las marcas. ¿Cómo recalibran las estrategias minoristas existentes para mejorar continuamente sus resultados? ¿Cómo dan más poder a los distribuidores? Y, lo que es más importante, ¿cuál es la solución para una gestión a tan gran escala y por qué no todo el mundo es capaz de hacerlo?

La respuesta es sencilla: aunque todas las grandes empresas del mundo utilizan Sistemas de gestión de distribuidores, no todos utilizan el que más resultados les puede dar! 

¿Qué es un sistema de gestión de distribuidores?

En términos técnicos, DMS (Sistema de gestión de distribuidores) es una solución de gestión de ventas primarias y secundarias bien definida que ayuda a optimizar y organizar la distribución de productos a través de distribuidores.

 A Sistema de gestión de distribuidores (DMS) es una potente herramienta que las marcas utilizan para gestionar las promociones, el inventario y la facturación. Tiene dos vertientes: la de ventas primarias y la de ventas secundarias: una permite e inspira a los distribuidores a hacer más negocios con usted y la otra sirve para supervisar lo que ocurre en el comercio minorista y planificar las inversiones en las tiendas, gestionar el rendimiento de los equipos y medir la eficacia de los planes comerciales. Un DMS almacena información clave sobre distribuidores y minoristas, lo que permite a las marcas supervisar su cadena de suministro, tomar decisiones con conocimiento de causa, mejorar la eficiencia y reducir costes.

Función de un sistema de gestión de distribuidores en la gestión de la cadena de suministro

La gestión de distribuidores desempeña un papel importante en la captación del mercado, especialmente para las empresas de bienes de consumo y bienes de gran consumo. El sistema de gestión de distribuidores ayuda a digitalizar y automatizar el proceso de ventas, que incluye la habilitación de ventas primarias, la gestión de inventario, la ejecución de ventas secundarias, la evaluación de la utilización de planes y ofertas, y la gestión de compras y devoluciones.

Una de las funciones importantes de un DMS es ayudarle a superar a sus competidores. 

Por ejemplo, sin un sistema de gestión de distribuidores o DMS, una empresa de bienes de consumo puede tener problemas con los pedidos manuales, los niveles de existencias inexactos y los retrasos en los envíos, lo que provoca roturas de existencias, exceso de existencias y pérdida de oportunidades. Es difícil hacer un seguimiento del rendimiento de los distribuidores, lo que dificulta la adopción de medidas correctivas y la orientación eficaz de las promociones. Sin embargo, con un DMS moderno, el proceso se automatiza y afecta tanto a las ventas primarias como a las secundarias. En las primeras, la habilitación y visibilidad de los distribuidores ayuda a evitar problemas de existencias y mejora las ventas, y en las segundas, las marcas obtienen información importante sobre la venta al por menor para calibrar no sólo el rendimiento de los distribuidores, sino también dónde centrarse para mejorar la venta al por menor.

En pocas palabras, el DMS comprende todos los procesos que intervienen en la entrega del producto de la marca a los clientes/minoristas. 

Ventajas de un sistema de gestión de distribuidores frente a los sistemas tradicionales

• Facilitación de las ventas primarias

Un DMS fiable y moderno permite a sus distribuidores la libertad de realizar pedidos cuando las existencias son escasas, plantear y comprobar reclamaciones, y tener una visibilidad completa de sus objetivos, hitos y recompensas. Esto elimina los problemas de existencias, incentiva a los distribuidores y mejora el volumen y el alcance de sus ventas primarias. Un sistema heredado o una configuración tradicional carecen de esto, dejando un enorme vacío en su ruta al mercado. 

• Visibilidad completa de la ejecución de ventas secundarias

Antes, las marcas de bienes de consumo tenían que esperar a que el distribuidor recopilara los datos de ventas secundarias y dependían totalmente de él en este aspecto. Con un DMS, las marcas pueden tener una visibilidad completa de la ejecución de las ventas secundarias en tiempo real para luego crear y cambiar estrategias cuando sea necesario.

• Mejor gestión del inventario

Al disponer de información sobre ventas y existencias en tiempo real, la gestión eficaz del inventario resulta muy sencilla. Además, le ayuda a tomar mejores decisiones empresariales con respecto a la demanda y la oferta de los productos en el mercado. Además, como ya se ha mencionado, al permitir que sus distribuidores realicen sus propios pedidos se reducen en gran medida las posibilidades de que se produzcan problemas de existencias. 

• Mayor eficacia con menores costes de explotación

Ahora los distribuidores pueden evitar la inversión en puestos de trabajo y recursos humanos. Además, reduce la pérdida de ingresos de la empresa al eliminar los costes adicionales por hurtos y daños.

• Claridad en los pagos y las transacciones

Un DMS como BeatRoute garantiza que todas las transacciones monetarias, las notas de crédito y débito, y las reclamaciones de devolución de cargos sean claramente accesibles y visibles para los distribuidores. Un extracto de cuenta elimina cualquier confusión relativa a pagos anteriores, de modo que los distribuidores siguen haciendo negocios con usted y usted recibe sus pagos a tiempo sin que ellos superen sus límites de crédito, por ejemplo. 

Ahora que conocemos los beneficios que conlleva, veamos los distintos retos a los que se enfrentan las empresas al adaptarse a un Sistema de Gestión de Distribuidores. 

• Analítica para los distribuidores

Las marcas también pueden crear informes personalizados para la distribución con algo como, por ejemplo, BeatRoute's Report Builder, y dar a los distribuidores visibilidad sobre estos informes en DMS. Por ejemplo, cuando los distribuidores no sólo están al tanto de los datos de ventas, sino que pueden deducirlos a través de los análisis, pueden determinar qué producto o SKU no se está vendiendo de forma óptima o qué tienda está experimentando un bajón y gestionar estos problemas, en lugar de limitarse a despachar pedidos o facturar. Como socios de canal, los distribuidores pueden ayudarle a tomar medidas correctivas cuando tienen plena visibilidad de los informes para sacar conclusiones; en este caso, su DMS les permite hacer algo más que proporcionar apoyo logístico.

Retos en la adopción de un SGD

Cuando se decide por un sistema de gestión de distribuidores para sus operaciones de ventas primarias y secundarias, el mayor reto podría ser que los distribuidores se muestren reacios a adoptar el software DMS proporcionado por la marca, lo que da lugar a una visibilidad incompleta de los datos de ventas secundarias. Un reto podría estar incluso en el nivel de las ventas primarias, donde los distribuidores no pueden hacer pedidos por sí mismos o no pueden ver sus recompensas y objetivos para que usted vea cómo aumenta el negocio con el tiempo. 

¿Por qué?

Los distribuidores de hoy en día creen en el manejo de múltiples marcas y varios productos de la misma categoría bajo su fuerte. Pero cuando un distribuidor utiliza un software DMS de una marca, no puede estar utilizando un software diferente para cada una de las otras marcas para las que distribuye, ya que necesitaría un recurso distinto cada vez que lo hace. Además, muchas empresas de DMS e incluso marcas no piensan en dedicar mucho esfuerzo a la habilitación de ventas primarias, alienando a los distribuidores que no tienen ni idea de cómo están rindiendo, qué recompensas han acumulado o, lo que es más importante, no pueden actuar ni siquiera cuando hay problemas de falta de existencias.

Por ello, optan por utilizar un único sistema de gestión/contabilidad para todas las marcas con las que tratan, ya sea el DMS de una gran marca o cualquier otro programa de contabilidad.

 Resulta difícil recibir y recopilar los datos de los distribuidores. Además, si no hay integración en la nube, hay muchas posibilidades de que el distribuidor tenga que esperar hasta final de mes para enviar los datos recopilados.

El uso de un sistema de gestión único integrado en la nube facilita las cosas a los distribuidores, ya que pueden seguir utilizando Tally u otro software para introducir datos mientras los datos de la marca específica se integran en su sistema. Además, ayuda a la marca de bienes de consumo a tener una visibilidad completa de las ventas secundarias y facilita la gestión del inventario, las decisiones de inversión en tiendas y la medición de la eficacia de los planes comerciales.

El otro factor que dificulta la integración de DMS es que la mayoría de los distribuidores prefieren un único sistema para la introducción de datos. Llevan años utilizando Tally o cualquier otro sistema similar para registrar la ejecución de las ventas secundarias. Por lo tanto, la mayoría de los distribuidores son reacios a utilizar cualquier otro software como DMS.

Solución a los retos

Controlar una línea de operaciones tan amplia puede ser todo un reto. Una solución convincente es utilizar nuestra solución Hybrid Sistema de gestión de distribuidores. He aquí por qué: 

Nuestro DMS híbrido le permite implantar el software para aquellos distribuidores que estén dispuestos a pasarse a él o adoptarlo, o bien el plugin conector de Tally para aquellos que deseen seguir utilizando sus sistemas de contabilidad de terceros existentes.

En las ventas primarias, BeatRoute permite a sus distribuidores comprobar sus objetivos y recompensas con un fácil acceso a través de WhatsApp/Viber (aprovechando el uso generalizado de las redes sociales) y combatir rápidamente la falta de existencias mediante autopedidos. 

En las ventas secundarias, la visibilidad de la ejecución real de las ventas secundarias es fundamental para conocer el estado de ejecución de las ventas y también proporciona información para diversas estrategias, como las inversiones a nivel de tienda, el rendimiento del equipo y también la eficacia de los planes comerciales.

BeatRoute proporciona múltiples maneras de tener visibilidad del inventario del distribuidor para apoyar la creación de esquemas comerciales adecuados para evitar el exceso de existencias o la falta de existencias de cualquier producto en el extremo del distribuidor.

Las ventajas de BeatRoute como su DMS

El uso de nuestro DMS tiene no una, sino muchas ventajas que le ayudarán a destacar en la gestión de la cadena de suministro de su empresa. Compruébelas: 

• Operaciones por Internet

Los fabricantes pueden ahora realizar sus operaciones tanto a través de dispositivos móviles como del ordenador de sobremesa, lo que aumenta la flexibilidad de sus operaciones. 

• Integración con el sistema existente

Si existen problemas de adopción por parte de los distribuidores, BeatRoute se lo ha puesto más fácil integrando el DMS con su sistema de introducción de datos existente. Por ejemplo, los distribuidores pueden seguir utilizando Tally para registrar las ventas secundarias, mientras que Tally Plugin de BeatRoute puede ayudar a la marca de bienes de consumo a recoger los datos de ventas secundarias sin necesidad de que los distribuidores utilicen el software yourDMS. 

• SFA perfectamente integrado para una gestión de ventas dedicada

BeatRoute integra SFA con DMS que funciona como un sistema centralizado para proporcionar información en tiempo real sobre la ejecución de las ventas. Esto permite un fácil flujo de pedidos desde el SFA al DMS.

• Fácil autoactivación para distribuidores a cualquier escala

Los distribuidores no necesitan esperar asistencia técnica ni orientación de ningún tipo para adaptarse a la plataforma, ya que ésta se autoactiva. 

• Enlace de comunicación fiable

El software facilita la comunicación digital en tiempo real entre directivos, minoristas, comerciales, concesionarios, distribuidores, etc. 

• Gestión automatizada de regímenes y tramitación de siniestros

Con el procesamiento automatizado, la gestión de los distintos regímenes y la tramitación de las reclamaciones se convierten en tareas sencillas para las marcas. De este modo, no solo se evita la aplicación incorrecta de regímenes o el retraso en la resolución de reclamaciones, sino que se refuerza la relación con los distribuidores y se favorecen las ventas primarias. 

A qué se reduce

En resumen, un sistema de gestión de distribuidores es una poderosa herramienta que permite a las empresas de bienes de consumo y bienes de consumo de gran consumo controlar mejor sus ventas primarias y secundarias. Convencer a los distribuidores para que adopten su DMS puede ser una tarea desalentadora para una empresa, pero nuestra plataforma DMS híbrida es la solución ideal para ello. Además, se integra perfectamente con el componente SFA para una verdadera transformación de las ventas de una empresa de bienes de consumo.

¿Quiere saber más? Consigue un Demostración gratuita de nuestro Sistema de Gestión de Distribuidores.