Dominar la planificación de rutas: Su guía definitiva [2025]

La planificación de rutas es un aspecto importante a la hora de determinar cómo se utilizan los recursos dentro de un territorio. Con un número potencialmente enorme de tiendas como socios, debe asegurarse de que no se agota asignando a sus representantes de ventas donde no es necesario. En su lugar, con los datos y la planificación adecuados, podrá crear rutas basadas en las necesidades, optimizadas para la frecuencia de las visitas, los tipos de tienda, los problemas y las condiciones de las carreteras. Además, sus directores de ventas o directores regionales también pueden tener sus propias rutas personalizadas que les lleven por las tiendas en caso de escaladas, bajo rendimiento de los representantes de ventas, rendimiento de la tienda, etc.   

Sin un sólido planificador de rutasSi no, sus comerciales tardarán mucho más en visitar las tiendas, perderán tiempo de contacto con los minoristas y no alcanzarán sus objetivos diarios. Si usted es una marca ventas y distribuciónSi usted es un experto en la materia, es obvio que sabe que existen innumerables herramientas en el mercado entre las que puede elegir. Sin embargo, sólo algunas son realmente fiables. Y aún menos tienen la capacidad de adaptarse a sus necesidades, ofrecer sugerencias intuitivas cuando sea pertinente y superar sus expectativas. Planificación territorial es un enfoque polifacético que promueve la optimización de los representantes de ventas y del número de furgonetas de reparto según las necesidades, el tiempo cara a cara con los clientes y la reducción de los kilómetros en carretera. 

Hoy en día, una estrategia de planificación de rutas va más allá de las simples rutas y es todo un conjunto de características y beneficios consiguientes que las empresas utilizan para destacar por encima de la competencia. Para informar a nuestros lectores y clientes sobre los pormenores de la planificación de rutas, les ofrecemos este artículo detallado sobre el tema. Si desea comprender en profundidad cómo reducir los gastos de viaje, mejorar la eficacia y el rendimiento de los representantes de ventas y aumentar la satisfacción de los clientes con una planificación eficaz de las rutas, debe leer esta entrada del blog preparada específicamente para responder a todas sus preguntas.

¿Por qué planificar rutas?

La planificación de rutas es un aspecto inseparable de las operaciones de un negocio minorista y de su ruta al mercado. Sin una idea de cómo visitar las tiendas o entregar los pedidos de la forma más optimizada, se encontrará con numerosos obstáculos en el camino. Estos pueden ir desde atascos de tráfico a tomar una ruta innecesariamente larga hasta el destino o incluso perderse en el camino. Cuando entregar productos a tiempo o realizar visitas a tiendas para vender o auditar es un factor crítico, tiene que asegurarse de que sus rutas deben estar al día con las condiciones siempre cambiantes.

Reduce los gastos:

Por ejemplo, considere cómo BeatRoute ayudó a Perfetti Van Melle India para optimizar sus costes de recogida y entrega de pedidos mediante la reconfiguración de sus planes de ventas y ritmo de entregas. BeatRoute ofreció soluciones novedosas y eficaces que contribuyeron a la modernización y optimización de sus procesos de venta para lograr una ruta de comercialización más fluida. También conseguimos mejorar la estructura de las rutas de entrega, lo que redujo al mínimo la mano de obra y la asignación de recursos para las necesidades de entrega a 15% más puntos de venta, pero con 10% menos costes. Gracias a nuestra precisión en la planificación de las batidas, obtuvieron mejores resultados y ahorraron dinero al mismo tiempo.

Ahorra tiempo:

El tiempo lo es todo cuando se dirige una empresa, sobre todo cuando las interacciones cara a cara entre sus representantes de ventas y los clientes B2B son las que generan mayores pedidos de compra. Un plan de rutas bien optimizado garantiza un mayor número de interacciones de este tipo al tiempo que reduce los tiempos de desplazamiento para garantizar visitas puntuales y un menor consumo de combustible. Además, como las rutas planificadas y optimizadas evitan los desvíos y el tráfico (siempre que sea posible), sus productos llegan a los minoristas más rápido y en buenas condiciones. También se crea una imagen de fiabilidad que sólo puede beneficiar a su negocio a largo plazo.

Mejora la experiencia del cliente:

La satisfacción del cliente consiste en demostrarle que puede cumplir sus expectativas una y otra vez. Cuando no reciben tantas visitas de sus representantes de ventas como necesitan o esperan, se proyecta una sombra sobre su fiabilidad. El tiempo cara a cara entre los representantes de ventas y sus clientes B2B es crucial para cualquier experiencia que las conversaciones virtuales no puedan cumplir. La planificación de rutas garantiza que sus representantes sobre el terreno realicen sus visitas a tiempo y reciban cualquier comentario del cliente en persona. Con la planificación de rutas, también puede asegurarse de que sus clientes estén adecuadamente informados de las etapas del pedido, fomentando experiencias positivas y desarrollando la fidelidad.

Mayor productividad:

La optimización de las rutas reduce el tiempo de inactividad en la carretera, reduciendo aún más la fatiga de los conductores o los representantes de ventas. Al elegir los días de visita o los representantes de ventas más eficaces, se crean mejores horarios que son más realistas de cumplir e incluso pueden dar lugar a más entregas a tiempo. Esto también significa que podrá atender más paradas sin añadir más recursos, aumentando así la eficiencia y, por tanto, los ingresos. Por lo tanto, es imprescindible que reflexione detenidamente antes de decidirse por el software que mejor se adapte a sus necesidades. 

Por ejemplo, podría considerar una herramienta de planificación de rutas que le permita seleccionar el día de visita (la llamaremos Escenario 1) o uno que le permita seleccionar al comercial más adecuado para la tarea (lo llamaremos Escenario 2). Ambos son muy útiles para reducir los desplazamientos innecesarios o los kilómetros en carretera.

Pero si pudiera tener una herramienta que hiciera ambas cosas simultáneamente (la llamaremos Escenario 3), le proporcionaría un beneficio colectivo de los dos escenarios anteriores, a la vez que impulsaría su cuenta de resultados y su ruta al mercado. En lugar de reducir marginalmente el tiempo de viaje con el escenario 1 o el escenario 2, en el escenario 3 se combinan sus ventajas y se obtiene una enorme reducción del tiempo o los kilómetros de viaje.

Sostenibilidad medioambiental:

Una planificación eficiente de las rutas contribuye a la sostenibilidad medioambiental. Al minimizar el kilometraje y reducir el consumo de combustible, puede disminuir su huella de carbono y contribuir a un futuro más ecológico. Esto coincide con la creciente demanda de los consumidores de productos y prácticas más ecológicos. 

Tipos de planificación de rutas

• Dinámico

Como su nombre indica, la planificación dinámica de rutas consiste en estar preparado para modificar las rutas en función de los constantes cambios de la situación en el mundo real. Para ello se tienen en cuenta factores como el tráfico y la meteorología, e incluso puede ayudar a las marcas a asignar el número óptimo de vehículos de reparto para que la entrega se realice correctamente. 

• Múltiples paradas

Este tipo de planificación de rutas consiste en crear la ruta perfecta que incorpore el máximo número de paradas o visitas que su comercial puede realizar en un solo día o ronda. Determina la ruta más eficiente y calcula el tiempo estimado de llegada para cada parada. 

• Camino abierto 

Aunque es perfecta para las marcas que buscan cubrir el máximo número de paradas en un corto espacio de tiempo, la planificación de rutas de trayecto abierto no tiene en cuenta el tiempo o la distancia de regreso al punto de partida o al depósito.

• Trayectoria cerrada

La antítesis de la ruta de trayecto abierto, la ruta de trayecto cerrado garantiza que la parada final esté cerca del punto de partida y, por lo tanto, que haya menos costes derivados del viaje en general. Sin embargo, la ruta tarda más en completarse, ya que está diseñada para tener en cuenta el viaje de vuelta y la parada. 

• Camino abierto inverso

El enrutamiento inverso de ruta abierta implica una ruta que comienza en el punto más alejado del depósito y genera una ruta de vuelta al mismo. Esto se hace para mejorar la eficiencia del combustible en las rutas que implican el transporte de artículos o cargas pesadas.

• De depósito a depósito

Como su nombre indica, se trata de crear rutas optimizadas para conductores/vehículos de un depósito a otro.

• En función de las necesidades

La planificación de rutas también puede ser dirigida por AI, que en BeatRoute llamamos CuesBot. Lo que hace es examinar el rendimiento de la tienda, identificar las necesidades, informar a los representantes de ventas o gerentes pertinentes y ayudar a formular una ruta basada en la priorización. Es muy eficaz y ahorra tiempo al mismo tiempo. 

¿Cómo es el software de planificación de rutas ideal?

Los planificadores de rutas ordinarios pueden ofrecer la opción de crear rutas basadas en condiciones y factores predeterminados, pero ésta no es la mejor solución para sus necesidades de planificación de rutas. Necesitas tener tus regiones claramente definidas, tus recursos correctamente gestionados, hacer análisis de costes para diferentes escenarios, etc.  

Tu planificador y optimizador de rutas debe resolver problemas como:

• El número de representantes a asignar a las tiendas o a una región
• Asignación de sus minoristas a territorios y gestores específicos
• Decidir los mejores días para visitar una tienda en función de la ubicación, la disponibilidad y también la frecuencia de las visitas.
• Generar rutas óptimas cada día, garantizando que cada visita tenga sentido y que cada tienda esté cubierta adecuadamente.

Planificación de rutas frente a optimización de rutas

Qué debe tener en cuenta al planificar sus rutas de reparto

Sus rutas pueden ser el éxito o el fracaso de sus operaciones de comercialización. Tanto si se trata de que sus representantes de ventas visiten las tiendas para presentar su producto o realizar auditorías de VM como de que sus entregas lleguen a tiempo a los minoristas, su ruta garantiza su éxito. Hay mucho que tener en cuenta a la hora de elegir el mejor planificador y optimizador de rutas para su empresa y los siguientes puntos deberían ser exhaustivos para que pueda tomar la decisión correcta.

• Número de tiendas

Cuanto mayor sea el número de tiendas, más recursos necesitará sobre el terreno y más variará su ruta. Determinar esto garantizará que sus representantes de ventas puedan pasar el tiempo adecuado en cada tienda y entablar relaciones significativas con los clientes, al tiempo que reduce la fatiga y el agotamiento.

• Ubicación de la tienda

Conocer la ubicación exacta de las tiendas mediante GPS garantiza una priorización eficaz de las visitas y cero confusiones, lo que se traduce en una mayor productividad con rutas muy organizadas.

• Clasificación de las tiendas

Las tiendas se clasifican en función de una escala de importancia, citando factores como la ubicación, el rendimiento, el historial y el tamaño. Debe tener esto en cuenta para crear una ruta con la priorización adecuada para que sus representantes de ventas la cubran secuencialmente. 

• Número de comerciales y furgonetas de reparto 

El número de representantes de ventas y furgonetas de reparto de que disponga influirá en su ruta, ya que la asignación de recursos es un aspecto importante de la planificación de rutas. Un menor número de representantes de ventas significa una mayor cobertura de la zona por parte de los individuos, mientras que un mayor número significa lo contrario y, potencialmente, más tiempo cara a cara con los clientes. Una vez más, su ruta también debe tener en cuenta el número de furgonetas de reparto disponibles para que las entregas se realicen siempre a tiempo y se pueda minimizar el consumo de combustible. Optimizar las rutas teniendo en cuenta tanto las necesidades de los clientes como los recursos es crucial para el buen funcionamiento de la empresa.

• Horarios, días de trabajo y días de descanso

Es necesario que analice cuánto tiempo trabajan sus representantes de ventas en un día concreto para asegurarse de que ninguna de sus rutas les obliga a trabajar más allá de su horario. Esto aumentará tanto la satisfacción de los empleados como los resultados de las interacciones con los clientes. La misma vigilancia debe ejercerse sobre el número de días de trabajo y de descanso de los representantes de ventas para crear rutas perfectamente optimizadas con cero posibilidades de perder oportunidades. 

• Umbral de horas extraordinarias

Aunque no es algo habitual, las horas extraordinarias pueden estar permitidas o en la práctica en determinadas situaciones o empresas. Por ello, también hay que tenerlas en cuenta al planificar las rutas, de modo que se garantice el máximo aprovechamiento de recursos como los comerciales. 

• Tráfico

El tráfico es el mayor obstáculo para el éxito de cualquier ruta. Fluctúa constantemente y, por lo tanto, su ruta debe actualizarse de forma automática y puntual. Su software de optimización de rutas debe tener en cuenta la congestión y las pautas del tráfico para evitar retrasos en las visitas o las entregas. El seguimiento por GPS y los mapas pueden crear rutas eficaces si se combinan con la posibilidad de modificarlas en tiempo real.

¿Quién puede utilizar el software de planificación y optimización de rutas?

La optimización de rutas puede ser utilizada por cualquier empresa con presencia en carretera. Esto podría significar potencialmente la mayoría de las empresas, si no todas, pero he aquí algunos ejemplos de las que se benefician enormemente de las rutas optimizadas.

• Comerciales encuentran extremadamente útiles las herramientas de optimización de rutas cuando están sobre el terreno. Para ellos, unas rutas de ventas optimizadas significan que todas las visitas a los clientes se realizan a tiempo, lo que, a su vez, se traduce en un rendimiento máximo sin malgastar esfuerzos. Pueden visitar todas las tiendas de su plan de visitas, dedicar el tiempo adecuado a cada una de ellas y terminar su programa diario sin agotarse. 

• Distribuidores utilizan la optimización de rutas para agilizar el movimiento de mercancías entre almacenes o hacia las tiendas minoristas. Seguir una ruta optimizada significa reducir los costes de transporte, cumplir los plazos de entrega y reducir los tiempos de espera.  

• Empresas de logística y transporte se benefician de la planificación de rutas en términos de mejores rutas de reparto, reducción del consumo de combustible y aumento de la eficacia de las operaciones. 

BeatRoute Para planificar y optimizar sus rutas

BeatRoute le permite recopilar y documentar información sobre los clientes en términos de potencial comercial, tipo de tienda y ubicación para determinar un plan de batidas para sus comerciales. Una vez que lo sepa todo sobre las tiendas de una ruta potencial, será más fácil evaluar la viabilidad económica de los territorios y saber exactamente a qué tiendas dirigirse. Nuestro algoritmo sugiere rutas que son eficientes teniendo en cuenta factores como el tráfico, las horas de recepción de las tiendas, la fuerza del equipo de campo y el tiempo medio que pasan los representantes de ventas en cada tienda.

BeatRoute también le ayuda con configuraciones avanzadas como la preferencia del representante de ventas, los números y la frecuencia de las visitas. Además, puede listar a sus clientes en función de su geocódigo, clase, etc. y a los representantes de ventas o vehículos según su ubicación, clase, horas activas, etc., dando lugar a registros claros y detallados. 

Con la ayuda de BeatRoute, también puede calcular el número o la cantidad de recursos que necesitaría para cubrir sus territorios, de modo que sus planes de batidas sigan siendo eficientes y no acabe contratando más o menos personal del necesario. Le indicamos el número correcto de representantes de ventas que debe asignar a los territorios, cuáles son los días óptimos de visita en función de la ubicación y disponibilidad de sus clientes, y también permitimos cualquier número de visitas a tiendas dentro de un ciclo. 

Con nosotros, acabas: 

• Ahorrar combustible
• Ahorro en gastos de viaje
• Mejorar las relaciones con los minoristas
• Prevenir el agotamiento de los comerciales
• Priorizar correctamente los almacenes para maximizar la producción
• Retirar recursos excesivos de áreas con escasa rentabilidad
• Añadir los recursos necesarios en áreas con oportunidades perdidas

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Preguntas más frecuentes (FAQ)

1. ¿Por qué es esencial la planificación de rutas para las empresas?

Respuesta: La planificación de rutas permite a los representantes de ventas controlar el número de tiendas que deben visitar durante el día y la mejor ruta posible u optimizada para recorrerlas. Sin ella, las visitas a las tiendas quedarían totalmente a merced de la comprensión humana, que es lenta y propensa a tomar decisiones erróneas, con la consiguiente pérdida potencial de ventas y de oportunidades.

2. ¿Puedo confiar únicamente en el GPS para planificar la ruta?

Respuesta: No. El GPS es un aspecto importante a la hora de trazar la ruta, pero la planificación de la ruta también implica identificar las tiendas, establecer prioridades entre ellas, asignar recursos y también la intuición humana, como por ejemplo cuántas tiendas puede cubrir un representante de ventas de forma realista en un día. 

3. ¿Con qué frecuencia debo actualizar mi plan de ruta?

Respuesta: La planificación y optimización automática de rutas actualizará tu ruta por sí misma tras tener en cuenta todos los factores, como el número de tiendas, el tráfico, etc.

4. ¿Cuáles son los errores más comunes a la hora de planificar una ruta?

Respuesta: Algunos errores comunes en la planificación de rutas que hay que evitar son:

• No comprobar las condiciones del tráfico en tiempo real
• No priorizar las paradas en función de las ventanas de entrega, la distancia y el tipo de tienda.
• No agrupar adecuadamente las tiendas desde el punto de vista geográfico
• Falta de adaptación a las novedades, como cancelaciones, paradas urgentes, etc.
• No se ha tenido en cuenta con precisión el tiempo de servicio en cada lugar
• No utilizar un software de optimización de rutas eficaz

5. ¿Es posible optimizar las rutas para múltiples paradas?

Respuesta: Por supuesto. Es uno de los principales objetivos de la optimización de rutas. 

6. ¿Qué papel desempeña la tecnología en la planificación moderna de rutas?

Respuesta: La tecnología permite las siguientes ventajas y más en la planificación moderna de rutas:

• Optimización de rutas
• Seguimiento GPS
• Análisis de datos
• Integración multisistema
• Disponibilidad de aplicaciones móviles

7. ¿Cómo puedo seguir la evolución de mi vehículo durante el viaje?

Respuesta: Puede utilizar el GPS para ello. 

8. ¿Cuáles son las ventajas de utilizar plataformas de planificación de rutas en línea?

Respuesta: Los beneficios son:

• Tráfico en tiempo real y otras actualizaciones
• Mejor planificación de recursos y ahorro de costes
• Seguimiento de vehículos en tiempo real
• Eficacia para la satisfacción del cliente
• Acciones de colaboración

9. ¿Cómo afecta el tiempo a las decisiones de planificación de rutas?

Respuesta: El tiempo es impredecible y hay que tenerlo en cuenta, ya que un cambio repentino puede afectar a las carreteras o a la salud de un comercial, o incluso a las acciones de los consumidores. Es importante trazar una ruta que permita obtener beneficios en cada parada, garantizando al mismo tiempo la seguridad en carretera.

10. ¿Existen consideraciones jurídicas a la hora de planificar las rutas?

Respuesta: Sí, y pueden serlo:

• Código de la circulación
• Seguridad pública
• Protección de datos de los representantes de ventas
• Peajes
• Directrices sobre el peso del vehículo
• Permisos de conducción

11. ¿Cómo puedo garantizar la seguridad del conductor siguiendo un plan de ruta?

Respuesta: Puede garantizar la seguridad del conductor teniendo en cuenta:

• Estado del tráfico en las carreteras
• Calidad de las carreteras
• Formación de conductores y también retroalimentación
• Control de sus conductores
• Condiciones meteorológicas
• Recompensar e incentivar la conducción segura