Guía completa de planificación para marcas de gran consumo

Todo necesita un orden, una manera de hacer las cosas. Sin orden, todo es caos y oportunidades perdidas, también en el comercio minorista. Sobre el terreno, cuando se reúnen con minoristas y distribuidores, los comerciales tienen que seguir unos planes especiales que en la jerga del sector se conocen como planes de batida. 

¿Qué es un Plan Beat?

Un plan de visitas es un orden predefinido de tiendas basado en el tipo de tienda y la necesidad que un representante de ventas debe seguir en su rutina diaria. Ayuda a las marcas a establecer conexiones humanas con sus clientes B2B, es decir, minoristas y distribuidores, a través de un contacto directo entre el representante de ventas y el cliente que da lugar a la resolución de problemas, la presentación de productos y, por supuesto, la realización de pedidos.

En lugar de adivinar el orden de las tiendas que deben visitar en el día y perderse o simplemente quedarse cortos, los comerciales pueden utilizar un plan de visitas diseñado a propósito para realizar su trabajo. Un sistema intuitivo que recopile y analice datos y, a continuación, priorice las visitas en función de la necesidad y la urgencia, podría hacerlo por usted. 

Pero, ¿en qué sentido es crucial la planificación del ritmo para sus ventas? ¿Y cómo crear el más eficaz? Averigüémoslo para que pueda hacer que los planes de ritmo sean productivos para sus operaciones de ventas. 

¿Qué hace que un plan Beat sea crucial para las operaciones de venta?

Nunca nada sale según lo previsto si no se tiene un plan. Un plan de ritmo prioriza en función de las necesidades. Su equipo de ventas puede gestionar un gran número de tiendas en una región muy extensa.

De ellas, muchas tiendas tendrán reclamaciones que habrá que tramitar.

Muchos no podrán contribuir suficientemente a su margen de beneficios.

Muchos no le habrán hecho pedidos desde hace tiempo.

Y algunos pueden tener algo más que necesite atención.

El plan también garantiza que todas las tiendas estén bien abastecidas y que nunca se produzca un desabastecimiento.

Considere por un momento que, en lugar de la intervención manual, puede utilizar una herramienta o un programa informático que tenga en cuenta los volúmenes de pedidos y las frecuencias para determinar qué tiendas o minoristas necesitan más atención.

El margen de error en estas decisiones es mínimo o nulo, y un proceso automatizado basado en datos puede garantizar que la mano de obra y el esfuerzo se dirijan adecuadamente. Un plan de batidas sólo es eficaz cuando se cumple esta condición.

Además, en los sectores impulsados por los distribuidores, donde los pedidos no suelen ser realizados (por el representante de ventas), el papel de los representantes de ventas gira predominantemente en torno a la gestión de las relaciones. A menudo se enfrentan a diversos retos, como facturas vencidas, volúmenes de ventas en declive y tickets planteados que ponen de relieve problemas específicos.

La programación inteligente resulta crucial en estos casos, incluso cuando las visitas a las tiendas ya están programadas para los representantes de ventas.

Resulta esencial priorizar las visitas en función de los factores que requieren atención inmediata, lo que demuestra un enfoque estratégico de la gestión del tiempo. En este contexto, los indicadores clave de rendimiento o KPI desempeñan un papel fundamental a la hora de evaluar el cumplimiento de los calendarios, la productividad de las visitas y la eficacia de las actividades de entrada.

Sin un plan de rondas automatizado, se corre el riesgo de asignar mal los recursos. La planificación manual de las batidas sigue estando en práctica por razones obvias de costes, pero cuando la priorización es clave, especialmente en los casos en los que hay que cubrir un gran número de socios minoristas o distribuidores, la planificación automatizada de las batidas es la clave del juego. 

Las siguientes ventajas de la planificación automatizada de visitas o batidas pueden elevar el rendimiento de sus ventas: 

• Aumento de la productividad comercial

Un plan de batidas bien elaborado es capaz de evaluar territorios y segmentos de clientes y luego asignarlos estratégicamente a los equipos de ventas. A los comerciales se les asignan regiones específicas que les permiten impregnarse de matices culturales y de conversación, además de comprender las expectativas antes de salir a reunirse con los minoristas sobre el terreno.

Cuando esto conduce a un mejor entendimiento entre el comercial y el cliente, se forjan relaciones comerciales sólidas. Esto se traduce en compromisos más eficaces, seguimientos regulares y, en última instancia, una utilización adecuada de los recursos, todo lo cual conduce a un aumento de la productividad.

• Mayor volumen de pedidos

Un aumento de la productividad significa que los representantes de ventas dedican su atención y energía a las interacciones físicas con los minoristas, la resolución de problemas, la presentación de productos y mucho más con un plan de batidas eficaz. Esto también permite a los equipos de ventas diseñar estrategias de venta personalizadas que generen confianza.

La confianza en usted convence a sus minoristas para que le compren más, lo que se traduce en mayores volúmenes de pedidos. Cuanto más eficiente sea su equipo de ventas a la hora de asignar recursos e identificar oportunidades a tiempo, más negocio hará su marca.

• Mejor gestión del territorio, más visitas a las tiendas

Cuando se elabora un plan de batidas, implica la asignación sistemática de territorios entre los representantes de ventas, garantizando una clara segregación y responsabilidad. Se tienen en cuenta factores como el tamaño de la tienda, el potencial de ingresos y su ubicación, además de la experiencia, la capacidad y la carga de trabajo del comercial.

El resultado positivo obvio de esto es que la persona adecuada va a la tienda adecuada en función de la necesidad, lo que conduce a territorios mucho mejor gestionados en los que ninguna tienda sufre de una atención inadecuada.

Los comerciales pueden planificar sus ruta al tener sus territorios asignados trazados y añadirlos dentro de un marco temporal, cumpliendo así tanto su cuota como minimizando el tiempo de desplazamiento entre ubicaciones. Este tipo de planificación estratégica les permite visitar más tiendas, pasar un tiempo adecuado en cada una de ellas, aumentar el tiempo de atención presencial y hacer más cosas en general.

• Datos y previsiones de ventas

Tiene que establecer una presencia en las tiendas y también influir en la psique de los minoristas para asegurarse de que sus productos se venden mejor que los demás. El potencial de ventas de cada tienda (lo bien que vendan su producto) depende de la frecuencia de visita de los representantes de ventas, la reposición de pedidos, la resolución de problemas y el tiempo que pasen en cada tienda.

Las marcas pueden utilizar estos datos para diseñar nuevas estrategias dirigidas a campañas específicas para mejorar las ventas y conseguir más negocio. Estos esfuerzos pueden dar sus frutos y las tiendas con bajo rendimiento pueden mejorar mucho, lo que le dará confianza para dirigirse a más minoristas de esa zona y ampliar su red.

• Satisfacción del cliente

Como marca B2B, sus clientes son minoristas o distribuidores. Sus representantes de ventas pueden atender las necesidades de los clientes con mayor atención y eficacia porque las regiones y tiendas que tienen asignadas les permiten adaptar enfoques específicos para tiendas concretas. Estos conocimientos incluyen los puntos débiles de los clientes, sus expectativas y su negocio.

Los planes Beat, cuando se planifican bien, dan lugar a compromisos constantes que conducen a una comunicación sin filtros, un seguimiento puntual y una resolución de problemas que fomentan relaciones genuinamente significativas entre la marca y el cliente. Los clientes B2B quedan satisfechos cuando ven que estás ahí para ayudarles o escuchar sus quejas. 

Cómo crear un plan definitivo que funcione

Es posible que las marcas se pregunten qué se necesita para crear el plan de ritmo perfecto. Aunque la perfección no existe y el proceso no deja de mejorar, tenemos algunas ideas y consejos para ti.

• La creación del plan Beat implica estrategia basado en la comprensión de cuáles son sus objetivos, su público objetivo y el mercado. Los objetivos de la marca pueden ser cualquier cosa, desde el aumento de las ventas hasta la captación de más cuota de mercado, pasando por el lanzamiento de productos o el aumento de la visibilidad de la marca. Además, conocer a fondo la demografía, las expectativas, la ubicación y los matices culturales de los consumidores contribuye enormemente a planificar una batida.
• El siguiente paso es segmenta tu mercado en función de la ubicación, la capacidad o el poder adquisitivo, las tendencias, etc. Priorice los segmentos que se ajusten a sus objetivos de marca; los datos geográficos y las herramientas de cartografía facilitan la segregación territorial en función de los factores mencionados.
• También es necesario establecer una serie de indicadores clave de rendimiento o KPI no sólo para garantizar que los representantes de ventas se adhieren a su ritmo, sino también para documentar el éxito y la eficacia de dicho plan de ritmo. Esto también ayuda en futuros esfuerzos de re-estrategia.
• En todo esto, recuerde incorporar un enfoque equilibrado al asignar rutas a los representantes de ventas. Distribuya la carga de trabajo equitativamente, teniendo en cuenta factores como el potencial de cada zona, la densidad de puntos de venta y los datos históricos de ventas.
• Anime a los representantes de ventas a establecer relaciones sólidas con los minoristas con una comunicación y un apoyo constantes, lo que en última instancia se traduce en un aumento de las ventas y la fidelidad a la marca. También debe revisar y actualizar periódicamente el plan para adaptarse a los cambios del mercado, al lanzamiento de nuevos productos o a los cambios en las preferencias de los consumidores, garantizando así su eficacia. 
• Por último, tenga en cuenta que un aspecto esencial de cualquier plan de batidas es disponer de recursos bien formados. Proporcionar una formación adecuada al equipo de ventas es crucial para garantizar que poseen los conocimientos, las herramientas y las técnicas de venta persuasivas necesarias para representar hábilmente a la marca.

Nota: Un seguimiento atento de la evolución del plan de rondas con respecto a los indicadores clave de rendimiento (KPI) predefinidos y la recopilación de información sobre el terreno son pasos vitales en su evaluación. Esto permite realizar ajustes oportunos para que el plan de batidas siga alineado con los objetivos de la marca y responda a necesidades drásticas.

Capacidades de software de nueva generación para crear el plan de batida ideal

La planificación de la ronda va más allá del simple trazado de rutas, los esfuerzos manuales, la automatización o el análisis superficial. Cada vez es más necesario profundizar en la recopilación de datos, la evaluación y la posterior recalibración de una ronda existente en función de la prioridad de la tienda. 

Lo siguiente puede seguirse, observarse y aprovecharse para un plan de batidas más intuitivo basado en prioridades:

• Seguimiento del volumen de ventas
• Orden Recencia 
• Frecuencia de visitas a la tienda
• Pagos pendientes o número de facturas pendientes
• Objetivos mensuales de visitas a tiendas para los representantes de ventas
• Patrón de ventas de tiendas o clientes

Éstas son algunas de las características que pueden tenerse en cuenta para crear un sistema de clasificación o numeración de prioridades agregadas que pueda conducir a los mejores planes de batida posibles que aborden primero las tiendas u oportunidades más críticas.

Resumiendo...

La planificación de batidas es una práctica fundamental en las operaciones sobre el terreno, especialmente en sectores como el de bienes de consumo de alta rotación, en el que los territorios se segmentan meticulosamente para programar eficazmente a los representantes sobre el terreno. BeatRoute ha elevado este proceso incorporando perfil del clienteLa optimización dinámica de rutas y la asignación de recursos maximizan la productividad. 

La función "Help Me Plan" (Ayúdame a planificar) de BeatRoute revoluciona la planificación de los equipos de ventas, ya que va más allá de los planes estáticos mensuales e incorpora factores en tiempo real como el volumen de ventas alcanzado, el patrón de pedidos a nivel de cliente, el estado de los pagos y la ejecución de campañas comerciales. Esta función inteligente, impulsada por AI, analiza estos factores y ayuda a los equipos de ventas a priorizar clientes y rutas para maximizar la eficiencia. Esto garantiza un alto rendimiento del esfuerzo, lo que se traduce en programas de visitas más impactantes.

La planificación estratégica de las franjas horarias basada en la priorización de los clientes permite a las marcas mejorar sus estrategias de ventas, establecer relaciones más sólidas con los clientes y adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes. A medida que evolucione el sector minorista, la próxima generación de funciones de software mejorará aún más la planificación de las pulsaciones, incorporando un análisis en profundidad de los datos y una recalibración basada en la prioridad de las tiendas para lograr un éxito sostenido en el panorama competitivo.

Puede tomar un demo para descubrir cómo BeatRoute puede cambiar las reglas del juego de su marca.