Dominio de la optimización de rutas: Su libro de jugadas definitivo para una ejecución sobre el terreno de gran impacto

La optimización de rutas es el proceso de creación de rutas optimizadas que maximizan la cobertura del mercado y minimizan el coste de las operaciones de los representantes de ventas sobre el terreno. Crea rutas eficientes para los representantes de ventas, reduciendo su distancia y tiempo de viaje y aumentando sus visitas a las tiendas con más tiempo presencial en cada una de ellas. Con ello, los representantes de ventas pueden pasar menos tiempo en la carretera y más tiempo en las tiendas, además de visitar cada tienda a la hora y el día óptimos. Por lo tanto, la optimización de rutas convierte cada visita a la tienda en una visita productiva, ayudando a los representantes de ventas a visitar las tiendas en el momento adecuado y a generar ventas constantes. El suficiente tiempo cara a cara también refuerza los lazos con los clientes, creando una imagen positiva de la marca que es crucial para el crecimiento del negocio. 

Muchas marcas se quedan atrás en la optimización de rutas debido a su proceso manual que crea rutas ineficientes y propensas a errores con una mala asignación de representantes. Esto conduce a la caída de su negocio, con un aumento de los costes operativos de las ventas sobre el terreno y una escasa cobertura del mercado.

Si se siente así, lea este blog hasta el final. Está repleto de todas las ideas necesarias, las mejores prácticas e información valiosa para ayudarle a crear rutas optimizadas, mejorar la cobertura del mercado y aumentar la productividad de sus representantes de ventas.

¿Cuáles son los retos de la planificación manual de rutas?

La planificación manual de rutas es un proceso tedioso que implica la evaluación de múltiples factores: recorte del territorio, búsqueda de representantes de ventas disponibles y asignación del territorio adecuado. También incluye otros factores como el número de tiendas y su segmentación, la frecuencia de visita de las tiendas, la hora y el día ideales de visita, la proximidad entre las tiendas asignadas y las horas de descanso. Estos factores podrían incluso ampliarse para algunas marcas. Incluso evaluando meticulosamente estos factores y dedicando horas de esfuerzo, los jefes de ventas acaban creando rutas muy propensas a errores e ineficaces. Esto es bastante habitual y esperable, ya que crean y gestionan las rutas en hojas de Excel, por lo que pierden de vista datos cruciales. 

Sus estrategias se basan en marcar manualmente los territorios y definir las rutas basándose en el propio conocimiento de las carreteras. Esto hace que se pierdan oportunidades de identificar rutas más eficientes y cortas para cubrir las tiendas. El proceso manual de planificación de rutas conduce además a un cálculo erróneo del número asignado de representantes de ventas, con el consiguiente riesgo de exceso o escasez de personal.

Por ejemplo, si 190 comerciales son suficientes para cubrir el mercado de una región, el director puede asignar 230 comerciales. Asignar un gran número de representantes, sin embargo, no garantiza las ventas, ya que pueden no visitar en el día y la hora óptimos. Por lo tanto, el enorme coste de las operaciones sobre el terreno resulta inútil y provoca la caída de la empresa. 

Muchas empresas no tienen visibilidad de lo enorme que es el impacto negativo de la optimización manual de rutas, por lo que no son conscientes de la verdadera razón por la que su negocio se está quedando atrás. Si usted está atascado con manual e ineficiente planificación de rutas debe echar un vistazo al software de optimización de rutas digitales. Crea rutas optimizadas, mejorando la cobertura del mercado de forma rentable haciendo que más marcas lo adopten.

¿Cómo funciona el software de optimización de rutas?

En software de optimización de rutas utiliza su avanzado motor de optimización de rutas para evaluar todos los parámetros proporcionados y presentar rutas optimizadas. Con todos los parámetros proporcionados, ya sea la segmentación de la tienda, los representantes de ventas disponibles, las visitas regulares y cíclicas, el tiempo de duración en cada tienda, el día operativo de las tiendas y la geolocalización, evalúa y ofrece rutas eficientes que permiten la máxima cobertura del mercado sin problemas.  

Sin embargo, el potencial del software no se limita a la creación de rutas optimizadas. 

También va más allá al ofrecer el número exacto de representantes de ventas necesarios y el día y la hora óptimos para que visiten las tiendas evaluando datos como la ubicación de los clientes, la frecuencia requerida y su disponibilidad. Así pues, el software no solo simplifica el proceso de creación de rutas, sino que también ayuda enormemente a los gestores a tomar decisiones sobre el día y la hora adecuados para las visitas a las tiendas y la asignación eficaz de recursos.

Características del software de optimización de rutas

El rendimiento de un software de optimización de rutas depende de sus características. Para ayudarle a elegir la solución más eficaz para su empresa, hemos recopilado una lista de características clave que debe buscar en un software de alto rendimiento.

Planificación territorial 

El software de optimización de rutas ideal debe tener el potencial necesario, desde el recorte eficiente del territorio y la segmentación de tiendas hasta la asignación de representantes a su territorio adecuado. Ni que decir tiene que debe crear rutas optimizadas que permitan una cobertura eficaz del mercado.  

Introducción de una amplia gama de parámetros

La optimización de las rutas depende de los parámetros proporcionados. Por lo tanto, el software debe permitir introducir y evaluar diversos parámetros como 

• Frecuencia de visitas

• Horas de trabajo y días libres 

• Localización GPS

• Datos de perfiles de clientes

• Segmentación de tiendas

• Tiempo de permanencia en cada tienda

• Número de paradas en un día y dormir fuera 

• Horario de apertura y cierre de la tienda

También debe ser lo suficientemente flexible como para generar planes de visita tanto regulares como cíclicos. Estas entradas ayudarán a generar rutas altamente optimizadas con el día y la hora ideales que conviertan cada visita a la tienda en una visita productiva. 

Visitas ad hoc

Dado que las visitas ad hoc son sensibles al tiempo, el software debe tener la capacidad de proponer rápidamente rutas que se ajusten perfectamente a la estrategia de visita. Imaginemos el lanzamiento de una campaña estacional de verano para una nueva bebida. Para impulsar las ventas desde el principio del verano, las promociones deben comenzar antes de que empiece la temporada. El marketing temprano crea conciencia y demanda, asegurando fuertes ventas desde el principio del verano. En estos casos, la eficacia de las campañas está muy limitada en el tiempo. Por ello, el software también debe adaptarse rápidamente a las capacidades ad hoc modificando rápidamente las rutas existentes en función de la clase de tiendas que se hayan elegido para la campaña.       

Definición de restricciones

La funcionalidad de definir restricciones mejora aún más el proceso de optimización de rutas. La posibilidad de establecer puntos de venta por representante, paradas y distancias máximas por día, horas extraordinarias máximas y reglas para dormir fuera de casa permitirá afinar las rutas. Esto también ayuda a asignar la carga de trabajo alcanzable a los representantes de ventas. Es muy beneficioso optar por un software que convierta los parámetros en restricciones.  

Planificación dinámica de rutas

Un software con funciones de rutas dinámicas proporcionará a los representantes comerciales datos en tiempo real sobre el tráfico y las condiciones meteorológicas, lo que les ayudará a evitar retenciones y a realizar sus actividades sobre el terreno a tiempo y sin retrasos.   

Adoptable por diferentes partes interesadas 

El software debe poder ser adoptado por múltiples partes interesadas en la cadena de suministro, ya sean representantes de ventas, distribuidores y la entrega de la marca a los distribuidores, garantizando así unas ventas primarias y secundarias sin fisuras. Un distribuidor sólo puede realizar una entrega puntual si las existencias de la marca le llegan a tiempo. Por lo tanto, el software de optimización de rutas tiene una importancia inmensa en las ventas primarias, ya que ayuda a crear rutas optimizadas con el número disponible de vehículos de reparto, garantizando la entrega a tiempo. El software también crea rutas optimizadas para los distribuidores. Si los distribuidores están equipados con un práctico dispositivo digital, pueden ver las rutas optimizadas allanando el camino para la entrega a tiempo.

Segmentación eficaz de tiendas y captura de geolocalización

La segmentación eficaz de las tiendas es vital para definir la frecuencia de visita de las tiendas en función de la cual se crean las rutas. Sin embargo, la segmentación solo puede hacerse de forma eficaz si los datos recopilados durante la creación del perfil de la tienda son precisos y ofrecen información suficiente para comprender el potencial de la tienda. 

Por lo tanto, es ideal ofrecer a los representantes de ventas soluciones digitales para la creación de perfiles de tiendas que estén equipadas con tecnologías avanzadas como la deduplicación y el motor de creación de perfiles. Dado que la optimización de rutas consiste en crear rutas eficientes entre las tiendas, es imprescindible contar con una solución digital que les permita disponer de una geolocalización precisa de la tienda con sus datos exactos de latitud y longitud.   

¿Cómo se benefician los directores de ventas del software de optimización de rutas?

El software de optimización de rutas supone un gran alivio para los responsables de ventas, ya que elimina la necesidad de intervención manual, evalúa todos los parámetros y crea rutas altamente optimizadas y eficientes. De este modo, el software se encarga del complejo y propenso a errores proceso de planificación de rutas y también impresiona con sus resultados al ofrecer rutas altamente optimizadas que convierten las visitas de campo diarias de los representantes de ventas en visitas productivas. El único aspecto en el que deben centrarse los gestores es en establecer los parámetros correctos y necesarios. Por lo tanto, los gestores obtienen el máximo beneficio con el mínimo esfuerzo incorporando un software de optimización de rutas.

Sin embargo, no podrá aprovechar los beneficios del software de optimización de rutas si no se ejecuta correctamente. Esto significa que si sus representantes no siguen las rutas sugeridas por el software, no podrá beneficiarse de él. Por lo tanto, es crucial tener visibilidad de las actividades de campo de los representantes de ventas. Esto puede hacerse utilizando un software de automatización de la fuerza de ventas que le da visibilidad de las rutas de los representantes de ventas y sus actividades en la tienda.

Casos de uso específicos del sector de la optimización de rutas

Bienes de consumo y de gran consumo  

El software de optimización de rutas es perfecto para sectores como los bienes de consumo y los bienes de consumo de gran consumo, ya que los directores de ventas tienen que crear rutas para miles de tiendas y el número de representantes de ventas también es bastante elevado en comparación con otros sectores. Estos son los casos de uso de este software en estos dos sectores.  

Asignación correcta de repeticiones

En función de la estrategia de visitas de los representantes de ventas, el software puede ofrecer el número correcto de representantes necesarios. Esto ayuda a evitar la asignación excesiva de representantes de ventas y previene costes no deseados.   

Día y hora óptimos de visita

El software elimina toda la complejidad de la planificación de rutas ofreciendo rutas optimizadas, el día y la hora óptimos para visitar las tiendas. Esto supondrá una ventaja significativa en las ventas, ya que los representantes pueden informar puntualmente de las existencias y tomar pedidos, lo que permite reponer existencias a tiempo y aumentar las ventas.  

Recorte eficaz del territorio

Un recorte eficaz del territorio sienta las bases para crear rutas optimizadas eficaces para los representantes de ventas. Esto puede hacerse sin esfuerzo si se dispone de un software de optimización de rutas. 

Eleva las ventas de furgonetas

Dado que la entrega puntual de productos perecederos es crucial, la optimización de rutas es muy beneficiosa, ya que crea rutas eficientes para los vehículos disponibles que dan como resultado una entrega rápida. 

Otras industrias

En la industria de bienes de consumo, la demanda de existencias suele ser constante, lo que hace que el software de optimización de rutas sea ideal para esta industria. Para otras industrias, como la de materiales de construcción y la de bienes de consumo duraderos, existen soluciones como AI-planificación de visitas que utiliza los datos de ventas y otros datos como la frecuencia de visitas y el patrón de ventas y sugiere rutas optimizadas a tiendas potenciales y críticas. 

Optimización manual de rutas frente a software de optimización de rutas

¿Puede Google Maps optimizar las rutas? 

Google Maps tiene sus propias limitaciones a la hora de añadir el número de paradas en una ruta. Y lo que es más importante, no permite añadir todos los parámetros sin los cuales no se puede crear una ruta optimizada. Además, no existen funciones para recortar territorios y crear rutas para varios representantes de ventas a la vez.

Conclusión

El software de optimización de rutas supone una gran ventaja para el director de ventas, ya que no sólo elimina la carga de crear rutas manualmente para cientos de representantes de ventas, sino que también ofrece un rendimiento excepcional que aumenta la cobertura del mercado con un coste mínimo. Sin embargo, sus ventajas no acaban aquí. Saca lo mejor de los representantes de ventas ofreciéndoles suficiente tiempo cara a cara con los clientes, creándoles la oportunidad de llevar a cabo una comunicación comercial estratégica para estrechar lazos y obtener un mejor conocimiento del cliente. Esto es crucial para aumentar las ventas y crear productos y estrategias que puedan triunfar en el mercado. Por lo tanto, la optimización de rutas puede sentar las bases de su estrategia de comercialización. BeatRoute es una empresa líder en el desarrollo de software de optimización de rutas altamente avanzado y eficaz. 

Presta servicio a más de 200 marcas empresariales y potencia las marcas con su plataforma de capacitación de ventas. La optimización de rutas es un concepto muy visual, y el aprendizaje visual desempeña un papel crucial para entenderlo con claridad. Por eso recomendamos reservar una demostración en directo con BeatRoute para comprender todo el potencial del software de optimización de rutas.