Sistema de gestión de distribuidores para Nigeria y otros mercados africanos

Según Boston Consulting Group:

• Los consumidores africanos compran más del 70% de sus alimentos, bebidas y productos de cuidado personal en los comercios minoristas tradicionales.
• Se espera que las tiendas tradicionales representen entre el 65 y el 75% de las ventas en África hasta al menos 2030.

En muchas naciones africanas como Nigeria, Kenia, Ghana, Tanzania, Zambia y Sudáfrica, el comercio tradicional domina el panorama minorista, impulsado en gran medida por una importante dependencia de las tiendas pequeñas o locales, especialmente en las zonas rurales. Esta preferencia se debe en parte a los problemas de infraestructura, como el mal estado de las carreteras y las limitaciones del transporte, que limitan el proceso de distribución a las zonas remotas e incluso a las ciudades de las naciones menos desarrolladas.

Para prosperar en África, las marcas deben invertir en software de capacitación de ventas escalable, configurable y actualizado que satisfaga las demandas únicas de los mercados africanos. Esta estrategia tiene muchas posibilidades de colmar las lagunas de distribución, pero también permite a las marcas conseguir un crecimiento sostenible y una posición más sólida en el mercado.

En lo que respecta específicamente a la distribución, se necesita visibilidad de las ventas secundarias (entre distribuidor-minorista) para comprender la situación en las tiendas minoristas y recalibrar la estrategia existente. Igualmente importante es la habilitación de las ventas primarias para los distribuidores, por ejemplo para que puedan hacer pedidos por sí mismos en cuanto se enteren de que quedan pocas existencias. No todos los SGD hacen ambas cosas (pocos proporcionan habilitación primaria a los distribuidores) y eso es un gran problema en un continente tan diverso como África. 

Para ello, se necesita una organización, un sistema de gestión de distribuidores que se adapte a las necesidades mencionadas, especialmente en los mercados africanos, que se están desarrollando rápidamente. 

Hemos redactado este artículo para ayudarle a comprender por qué no puede existir una distribución minorista de éxito en África sin un DMS o sistema de gestión de distribuidores que responda a sus necesidades específicas.

¿Qué es un DMS?

A medida que los mercados se hacen más competitivos con una demanda creciente, las empresas dependientes de sistemas heredados recurren a una tecnología mejor para apoyar sus redes de distribución. 

Un DMS ideal debería abarcar mucho, desde la habilitación primaria para los distribuidores hasta una visibilidad clara de las ventas secundarias que es esencial para optimizar su ruta al mercado y mantener una ventaja competitiva en el mercado. 

Superar los retos de la distribución en los mercados africanos

Falta de visibilidad de las ventas secundarias - Las ventas secundarias son las transacciones que tienen lugar entre el distribuidor y el minorista/cliente. Debido a la ausencia de un sistema DMS, las marcas carecen de visibilidad sobre las actividades entre minoristas y distribuidores, lo que se traduce en oportunidades perdidas para identificar los problemas de los minoristas y resolverlos a tiempo. 

Falta de un proceso de reclamación fiable - Los distribuidores de África se encuentran a menudo con productos dañados o caducados que quieren devolver o reclamar un cargo cuando una marca ofrece un descuento especial o una promoción a un minorista. La ausencia de un canal claro para plantear una reclamación y hacer un seguimiento de la misma es una de las principales causas de insatisfacción de los distribuidores. 

Sin un proceso racionalizado, la presentación de estas reclamaciones puede resultar tediosa o retrasarse considerablemente, lo que puede afectar a la imagen de la marca y provocar la pérdida de oportunidades de venta para la misma. 

Falta de claridad en los pagos - Sin un DMS o uno que no se centre mucho en el aspecto de pagos de las ventas, los distribuidores tienden a estar a oscuras sobre su estado de crédito o cumplimiento de pagos. Esto ocurre porque las marcas pueden no mantener la provisión de un extracto de cuenta para sus distribuidores o, si lo hacen, pueden recibirlo como un trozo de papel que puede extraviarse o retrasarse. En cambio, un SOA digital y notas de crédito/débito pueden evitar o aclarar cualquier duda/confusión sobre transacciones pasadas.  

DMS rígido con escalabilidad limitada - Las estrategias empresariales evolucionan constantemente. También lo hacen las tendencias, con la introducción de nuevos conceptos y objetivos. Este tipo de incertidumbre significa que debe contar con un DMS que sea fácilmente escalable para el futuro, en contraposición a las arquitecturas de software rígidas en las que sólo se pueden añadir nuevas funciones o aspectos volviendo a desarrollar la aplicación desde cero, con la consiguiente pérdida de tiempo, dinero y recursos. 

Sin habilitación para distribuidores - Los distribuidores se encuentran a menudo en una situación en la que sus existencias se están agotando y la próxima visita de un representante de ventas no está prevista hasta dentro de unos días. No poder hacer nada en este caso implica riesgos de ruptura de existencias y pérdida de ventas, e incluso una pérdida de reputación a nivel minorista. 

Por el contrario, si dota a sus distribuidores de un sistema de gestión de pedidos que les permita hacer sus propios pedidos y les ofrezca una visibilidad completa de los programas y las recompensas, mejorarán sus ventas primarias y, por tanto, también las secundarias.

Mercados fragmentados - Las redes de distribución de África están muy fragmentadas debido al predominio de pequeños minoristas y mayoristas independientes. En estas regiones hay una fuerte dependencia de los distribuidores locales, y el gran número de estos casos fragmenta la cadena de suministro, provocando confusiones, retrasos en la resolución de problemas e incluso desabastecimiento. 

Además, las pequeñas tiendas de las zonas rurales suelen depender de mayoristas que disponen de una gama limitada de productos, lo que puede obstaculizar el crecimiento de una marca e incluso su penetración en el mercado. Un DMS puede agilizar este proceso proporcionando datos actualizados de inventario, ventas y rendimiento de los distribuidores, y garantizando entregas puntuales a los distribuidores gracias a la puntualidad de los pedidos.

Lagunas de formación - Como ya se ha dicho, la adopción de tecnología en África es lenta y una de las principales causas es la falta de formación. Muchos sistemas vienen con una interfaz de usuario complicada o una navegación de flujo de trabajo que dificulta que los usuarios no técnicos se hagan con el manejo de un DMS, y aun así hay una curva de aprendizaje muy pronunciada. 

Un DMS, cuando está bien diseñado, puede superar todos estos retos. Por lo tanto, las marcas deben buscar un DMS que sea fácil de usar sin sacrificar ninguna función importante y que sea fácilmente accesible. 

Ventajas de utilizar un DMS en los mercados africanos

Un sistema de gestión de distribuidores (DMS) es idealmente una potente herramienta que las marcas utilizan para gestionar las promociones, el inventario y la facturación. Sin embargo, la mayoría de los proveedores de DMS ofrecen un DMS con visibilidad de las ventas secundarias, sin preocuparse de las ventas primarias. Esto conduce a roturas de stock en las que los distribuidores no se enteran a tiempo de la falta de existencias o son incapaces de tomar medidas al respecto. 

Además, la falta de recompensas y de visibilidad de los hitos en estos sistemas deprecia la fidelidad. Cualquier retraso a este nivel afecta gravemente a la colaboración entre la marca y el distribuidor, lo que repercute directamente en las ventas secundarias y en la compra final, paralizando toda la ruta hacia el mercado. Lo mismo puede decirse de los sistemas tradicionales de gestión de distribuidores, que no proporcionan análisis a los distribuidores y los limitan a un papel logístico, cuando pueden ser solucionadores de problemas.

Para que nos entendamos, un SGD tiene dos aspectos -las ventas primarias y secundarias-: uno permite e inspira a los distribuidores para que hagan más negocios con usted y contribuyan a sus objetivos, y el otro sirve para supervisar lo que ocurre en el comercio minorista y planificar las inversiones en las tiendas, gestionar el rendimiento de los equipos y medir la eficacia de los planes comerciales. Uno sin el otro, como en la mayoría de los DMS, deja un vacío en sus esfuerzos de RTM. 

Un DMS también almacena información clave sobre distribuidores y minoristas, lo que permite a las marcas supervisar su cadena de suministro, tomar decisiones con conocimiento de causa y mejorar la eficiencia.

Un SGD debe aportar múltiples ventajas estratégicas a una empresa:

• Habilitación primaria - Permite a sus distribuidores tomar el control de una situación como la falta de existencias y realizar pedidos sin depender de su equipo de ventas para ello. Con un cómodo acceso al DMS a través de plataformas como WhatsApp o Viber, los distribuidores pueden ver fácilmente los productos y esquemas, y realizar pedidos de forma independiente. Esto también se extiende a la capacidad de los distribuidores para poder plantear y supervisar reclamaciones en el DMS, como las reclamaciones de devolución de cargos.
• Visibilidad secundaria - También se supone que un DMS ofrece una visibilidad secundaria completa a las marcas, sin la cual no podrán comprender lo que ocurre en el comercio minorista, qué SKU tienen demanda y cuándo y dónde recalibrar las estrategias existentes. 
• Integración con SFA y Aplicación para minoristas para ventas secundarias sin fisuras - Cuando un DMS se integra con un SFA y quizás con una aplicación para clientes/minoristas, permite una colaboración constante entre distribuidores, equipo de ventas y minoristas. Cualquier pedido realizado a nivel minorista fluye sin problemas hacia el DMS para que los distribuidores actúen sin demora. Esto elimina la necesidad de que estos procesos dependan únicamente de llamadas telefónicas o visitas físicas.
• Transparencia en los pagos/SOA - Un DMS permite una transparencia total de los pagos al proporcionar estados de cuentas y notas de crédito/débito para garantizar que todas las partes interesadas estén al corriente de todas las transacciones. Esto permite agilizar las operaciones de ruta al mercado y utilizar adecuadamente el crédito disponible. 
• Análisis/informes para distribuidores - Los datos son inútiles si no se dispone de los medios para deducirlos, y los distribuidores que no saben interpretarlos se limitan a la logística. Los sistemas de contabilidad sencillos o la ausencia total de un sistema hacen que no puedan contribuir a sus objetivos de ventas y se limiten a llevar a cabo la gestión de cuentas, la expedición y la facturación. 

Por ejemplo, con informes o análisis sobre datos de ventas, los distribuidores pueden ayudarle cuando se trata de minoristas y SKU de bajo rendimiento, tanto en términos de identificación como de resolución.

• Gestión eficaz de los siniestros - Un DMS que registra las reclamaciones e informa a los distribuidores sobre su estado garantiza la transparencia y la confianza en su marca. Gestionar las reclamaciones, como las devoluciones de productos, con prontitud es crucial para evitar pérdidas de ventas, mientras que las reclamaciones, como las devoluciones de cargo de las promociones de los minoristas, necesitan una gestión eficiente para no perjudicar a su marca. 

¿Por qué BeatRoute?

Implantar una solución digital como BeatRoute en los centros de distribución puede mejorar significativamente la eficiencia de su red de distribución. Con nuestro DMS, observará mejoras como un mejor mantenimiento de las existencias, la puntualidad en los pedidos, el conocimiento de los productos, la optimización de las rutas, la gestión eficaz de las reclamaciones y mucho más. Todo ello contribuye a agilizar el movimiento de los productos a lo largo de la cadena de suministro hasta el consumidor, es decir, la comercialización. 

Al poner a los distribuidores y otras partes interesadas en una única plataforma, BeatRoute agiliza el proceso de comercialización y reduce las ineficiencias impulsando la colaboración. Proporciona información valiosa sobre las ventas, los niveles de existencias y la demanda, lo que permite a las marcas ajustar sus estrategias con rapidez. 

Como resultado, se acelera el movimiento de los productos, se mejora la velocidad de distribución y, en última instancia, se mejora la presencia de la marca en el mercado y su cuenta de resultados.

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