Panduan Perencanaan Beat Lengkap untuk Merek FMCG

Segala sesuatu membutuhkan keteraturan, sebuah cara untuk melakukan sesuatu. Tanpa keteraturan, semuanya akan menjadi kacau dan kehilangan peluang, termasuk dalam dunia ritel. Saat berada di lapangan, bertemu dengan pengecer dan dealer, tenaga penjualan harus mematuhi rencana khusus yang dalam jargon industri dikenal dengan istilah beat plan. 

Apa yang dimaksud dengan Beat Plan?

Beat plan adalah urutan toko yang telah ditentukan sebelumnya berdasarkan jenis toko dan kebutuhan yang harus dipatuhi oleh perwakilan penjualan dalam rutinitas harian mereka. Hal ini membantu merek untuk membentuk hubungan antarmanusia dengan pelanggan B2B mereka, yaitu peritel dan dealer, melalui waktu tatap muka antara staf penjualan-pelanggan yang mengarah pada penyelesaian masalah, pengenalan produk, dan tentu saja, pemesanan.

Alih-alih menebak-nebak urutan toko yang akan dikunjungi pada hari itu dan kehilangan arah atau hanya kekurangan alokasi waktu satu hari, staf penjualan dapat menggunakan rencana kunjungan yang dirancang khusus untuk melakukan pekerjaan mereka. Sistem intuitif yang mengumpulkan dan menganalisis data, dan kemudian memprioritaskan kunjungan berdasarkan kebutuhan dan urgensi dapat melakukan hal ini untuk Anda. 

Namun, bagaimana tepatnya perencanaan beat yang penting bagi penjualan Anda? Dan bagaimana cara membuat perencanaan yang paling efektif? Mari kita cari tahu agar Anda dapat membuat rencana penjualan yang produktif untuk operasi penjualan Anda. 

Apa yang Membuat Beat Plan Sangat Penting untuk Operasi Penjualan?

Tidak ada yang berjalan sesuai rencana jika Anda tidak memilikinya. Sebuah rencana kerja yang diprioritaskan berdasarkan kebutuhan. Tim penjualan Anda berpotensi menangani sejumlah besar toko di wilayah yang sangat luas.

Dari jumlah tersebut, banyak toko yang memiliki keluhan yang perlu ditangani.

Banyak yang tidak akan dapat berkontribusi secara memadai terhadap margin keuntungan Anda.

Banyak yang tidak akan memesan dari Anda untuk sementara waktu.

Dan beberapa orang mungkin memiliki hal lain yang perlu diperhatikan.

Rencana ini juga memastikan bahwa setiap toko memiliki stok yang cukup dan tidak pernah terjadi kehabisan stok.

Pertimbangkan sejenak bahwa alih-alih intervensi manual, Anda dapat menggunakan alat atau perangkat lunak yang dapat mempertimbangkan volume dan frekuensi pesanan untuk menentukan toko atau pengecer mana yang paling membutuhkan perhatian.

Hanya ada sedikit atau bahkan tidak ada ruang untuk kesalahan dalam keputusan semacam itu dan proses otomatis berbasis data dapat memastikan bahwa tenaga kerja dan upaya diarahkan dengan tepat. Rencana kerja hanya akan efektif jika kondisi ini terpenuhi.

Selain itu, dalam industri yang digerakkan oleh dealer di mana pesanan biasanya tidak dilakukan (oleh perwakilan penjualan), peran perwakilan penjualan terutama berkisar pada manajemen hubungan. Mereka sering menghadapi berbagai tantangan, seperti faktur yang jatuh tempo, volume penjualan yang menurun, dan tiket yang meningkat yang menyoroti masalah tertentu.

Penjadwalan cerdas menjadi sangat penting dalam skenario seperti itu, bahkan ketika kunjungan toko sudah dijadwalkan untuk perwakilan penjualan.

Memprioritaskan kunjungan berdasarkan faktor-faktor yang membutuhkan perhatian segera menjadi penting, yang menunjukkan pendekatan strategis terhadap manajemen waktu. Dalam konteks ini, indikator kinerja utama atau KPI memainkan peran penting dalam mengevaluasi kepatuhan terhadap jadwal, produktivitas kunjungan, dan menilai efektivitas kegiatan input.

Tanpa rencana beat otomatis, Anda berisiko salah mengalokasikan sumber daya. Perencanaan beat plan manual masih digunakan karena alasan biaya yang jelas, tetapi jika prioritas adalah kuncinya, terutama dalam kasus-kasus di mana banyak mitra ritel atau dealer yang harus dilayani, maka perencanaan beat plan otomatis adalah kuncinya. 

Manfaat dari perencanaan kunjungan atau kunjungan otomatis berikut ini dapat meningkatkan performa penjualan Anda: 

• Peningkatan produktivitas penjualan

Rencana yang dibuat dengan baik mampu menilai wilayah dan segmen pelanggan dan kemudian mengalokasikannya secara strategis kepada tim penjualan. Perwakilan penjualan ditugaskan di wilayah tertentu yang memungkinkan mereka untuk menyerap nuansa budaya dan percakapan serta memahami ekspektasi sebelum pergi dan bertemu dengan pengecer di lapangan.

Ketika hal ini mengarah pada pemahaman yang lebih baik antara perwakilan penjualan dan pelanggan, hubungan bisnis yang kuat akan terjalin. Hal ini kemudian mengarah pada keterlibatan yang lebih efektif, tindak lanjut rutin, dan pada akhirnya, pemanfaatan sumber daya yang memadai yang semuanya mengarah pada peningkatan produktivitas.

• Volume pesanan yang lebih besar

Peningkatan produktivitas berarti tenaga penjualan mencurahkan fokus dan energi mereka pada interaksi fisik dengan pengecer, pemecahan masalah, memperkenalkan produk, dan banyak lagi dengan rencana yang efektif. Hal ini juga memungkinkan tim penjualan untuk menghasilkan strategi penjualan yang disesuaikan dengan kebutuhan yang membangun kepercayaan.

Kepercayaan terhadap Anda akan membujuk pengecer untuk membeli lebih banyak dari Anda sehingga menghasilkan volume pesanan yang lebih besar. Semakin tim penjualan Anda mampu mengalokasikan sumber daya secara efisien dan mengidentifikasi peluang secara tepat waktu, semakin banyak bisnis yang dihasilkan oleh merek Anda.

• Manajemen wilayah yang lebih baik, lebih banyak kunjungan toko

Ketika beat plan dibentuk, hal ini melibatkan alokasi wilayah yang sistematis di antara perwakilan penjualan, memastikan pemisahan dan akuntabilitas yang jelas. Faktor-faktor seperti ukuran toko, potensi pendapatan, dan lokasi toko serta pengalaman, kemampuan, dan beban kerja perwakilan penjualan diperhitungkan.

Hasil positif yang jelas dari hal ini adalah bahwa orang yang tepat pergi ke toko yang tepat berdasarkan kebutuhan, yang mengarah ke wilayah yang dikelola dengan lebih baik di mana tidak ada toko yang tidak memiliki fokus yang memadai.

Perwakilan penjualan dapat merencanakan rute dengan memetakan wilayah yang ditugaskan dan menambahkannya dalam jangka waktu tertentu, sehingga dapat memenuhi kuota sekaligus meminimalkan waktu tempuh antar lokasi. Perencanaan strategis semacam ini memungkinkan mereka untuk mengunjungi lebih banyak toko, menghabiskan waktu yang cukup di setiap toko, meningkatkan waktu tatap muka, dan menyelesaikan lebih banyak hal secara keseluruhan.

• Data dan prakiraan penjualan

Anda perlu membangun kehadiran di toko-toko dan juga mempengaruhi jiwa pengecer Anda untuk memastikan produk Anda terjual lebih baik daripada yang lain. Potensi penjualan setiap toko (seberapa baik mereka menjual produk Anda) bergantung pada frekuensi kunjungan tenaga penjual, pengisian pesanan, penyelesaian masalah, dan waktu di setiap toko.

Merek kemudian dapat menggunakan data ini untuk merancang strategi baru menuju kampanye yang ditargetkan untuk meningkatkan penjualan dan juga meraup lebih banyak bisnis. Upaya ini dapat membuahkan hasil dan toko-toko yang berkinerja buruk dapat melakukan jauh lebih baik, memberikan Anda kepercayaan diri untuk mendekati lebih banyak pengecer di area tersebut dan memperluas jaringan Anda.

• Kepuasan pelanggan

Sebagai merek B2B, pelanggan Anda adalah pengecer atau dealer. Perwakilan penjualan Anda dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan lebih penuh perhatian dan efektif karena wilayah dan toko yang ditugaskan memberi mereka wawasan untuk menyesuaikan pendekatan khusus untuk toko tertentu. Wawasan ini mencakup titik-titik masalah pelanggan, harapan mereka, dan bisnis mereka.

Rencana yang matang, jika direncanakan dengan baik, akan menghasilkan keterlibatan yang konsisten yang mengarah pada komunikasi tanpa filter, tindak lanjut tepat waktu, dan penyelesaian masalah yang menumbuhkan hubungan merek-pelanggan yang benar-benar bermakna. Pelanggan B2B Anda akan merasa puas jika mereka melihat bahwa Anda siap membantu atau mendengarkan keluhan mereka. 

Menciptakan Rencana Beat Terbaik yang Berhasil

Merek mungkin bertanya-tanya tentang apa yang diperlukan untuk membuat beat plan yang sempurna. Meskipun tidak ada yang namanya kesempurnaan dan prosesnya adalah proses yang terus berkembang, kami memiliki beberapa ide dan petunjuk untuk Anda!

• Pembuatan rencana beat meliputi menyusun strategi berdasarkan pemahaman tentang tujuan Anda, target audiens, dan pasar. Tujuan merek dapat berupa apa saja, mulai dari peningkatan penjualan, meraih lebih banyak pangsa pasar, peluncuran produk, hingga meningkatkan visibilitas merek. Selain itu, memiliki pemahaman yang kuat tentang demografi konsumen, ekspektasi, lokasi, dan nuansa budaya sangat membantu dalam merencanakan sebuah irama.
• Langkah selanjutnya adalah Segmentasikan pasar Anda berdasarkan lokasi, kemampuan atau daya beli, tren, dll. Prioritaskan segmen yang selaras dengan tujuan merek Anda; data geografis dan alat pemetaan memfasilitasi pemisahan wilayah berdasarkan faktor-faktor yang disebutkan di atas.
• Ada juga kebutuhan untuk menetapkan berbagai Indikator Kinerja Utama atau KPI untuk tidak hanya memastikan bahwa tenaga penjualan mematuhi target mereka, tetapi juga untuk mendokumentasikan kesuksesan dan keberhasilan dari rencana target tersebut. Hal ini juga membantu upaya penyusunan strategi ulang di masa mendatang.
• Dalam semua ini, ingatlah untuk menggabungkan pendekatan yang seimbang saat menugaskan rute kepada perwakilan penjualan. Mendistribusikan beban kerja secara adil, dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti potensi setiap area, kepadatan gerai ritel, dan data historis penjualan.
• Mendorong tenaga penjualan untuk membangun hubungan yang kuat dengan pengecer dengan komunikasi dan dukungan yang konsisten, yang pada akhirnya mengarah pada peningkatan penjualan dan loyalitas merek. Anda juga harus meninjau dan memperbarui rencana beat secara berkala untuk beradaptasi dengan perubahan pasar, peluncuran produk baru, atau pergeseran preferensi konsumen, untuk memastikan keampuhannya yang berkelanjutan. 
• Terakhir, perhatikan bahwa aspek penting dari setiap rencana irama adalah memiliki sumber daya yang terlatih dengan baik. Memberikan pelatihan yang memadai kepada tim penjualan sangat penting untuk memastikan mereka memiliki pengetahuan, alat, dan teknik penjualan persuasif yang diperlukan untuk mewakili merek dengan mahir.

Catatan: Pemantauan yang cermat terhadap kemajuan beat plan terhadap Indikator Kinerja Utama (KPI) yang telah ditetapkan dan mengumpulkan umpan balik dari lapangan merupakan langkah penting dalam evaluasinya. Hal ini memungkinkan penyesuaian yang tepat waktu agar beat plan tetap selaras dengan tujuan merek dan responsif terhadap kebutuhan yang berubah-ubah.

Kemampuan Perangkat Lunak Generasi Berikutnya untuk Membuat Rencana Beat yang Ideal

Perencanaan beat lebih dari sekadar perutean sederhana, upaya manual, otomatisasi, atau analisis tingkat permukaan. Ada kebutuhan yang semakin besar untuk mendalami pengumpulan data, evaluasi, dan kalibrasi ulang selanjutnya dari beat yang ada berdasarkan prioritas toko. 

Berikut ini dapat dilacak, diamati, dan dimanfaatkan untuk membuat rencana ketukan yang lebih intuitif yang didasarkan pada prioritas:

• Pemantauan volume penjualan
• Kemutakhiran Pesanan 
• Frekuensi kunjungan toko
• Pembayaran yang belum dilunasi atau jumlah faktur yang jatuh tempo
• Target kunjungan toko bulanan untuk perwakilan penjualan
• Pola penjualan toko atau pelanggan

Ini adalah beberapa fitur yang dapat dipertimbangkan untuk membuat peringkat prioritas atau sistem penomoran agregat yang dapat menghasilkan rencana beat terbaik yang menangani toko atau peluang yang paling kritis terlebih dahulu.

Kesimpulan...

Perencanaan beat adalah praktik mendasar dalam operasi lapangan, terutama di industri seperti FMCG, di mana wilayah disegmentasi secara cermat untuk penjadwalan perwakilan lapangan yang efektif. BeatRoute telah meningkatkan proses ini dengan memasukkan profil pelangganoptimasi rute dinamis, dan alokasi sumber daya, sehingga memaksimalkan produktivitas. 

Fitur "Help Me Plan" dari BeatRoute merevolusi penjadwalan untuk tim penjualan dengan melampaui rencana beat bulanan yang statis dan menggabungkan faktor-faktor real-time seperti pencapaian volume penjualan, pola pesanan di tingkat pelanggan, status pembayaran, dan eksekusi kampanye perdagangan. Fitur cerdas yang didukung oleh AI ini menganalisis faktor-faktor ini, membantu tim penjualan dalam memprioritaskan pelanggan dan rute untuk memaksimalkan efisiensi. Hal ini memastikan pengembalian yang tinggi atas upaya yang dilakukan, sehingga menghasilkan jadwal kunjungan yang lebih berdampak.

Perencanaan strategis berdasarkan prioritas pelanggan memberdayakan merek untuk meningkatkan strategi penjualan, membangun hubungan pelanggan yang lebih kuat, dan beradaptasi dengan cepat terhadap kondisi yang berubah. Seiring dengan perkembangan industri ritel, kemampuan perangkat lunak generasi berikutnya akan semakin meningkatkan beat planning, dengan menggabungkan analisis data yang mendalam dan kalibrasi ulang berdasarkan prioritas toko untuk kesuksesan yang berkelanjutan dalam lanskap kompetitif.

Anda dapat mengambil demo untuk mengetahui bagaimana BeatRoute dapat menjadi pengubah permainan untuk merek Anda.