Panduan Utama Sistem Manajemen Distributor untuk Perusahaan FMCG

Sistem manajemen distributor yang efektif membantu merek mengelola inventaris, klaim, skema, dan memungkinkan distributor dalam penjualan primer - faktor yang sangat penting untuk manajemen distributor yang efisien.

Selain itu, semua pasar negara berkembang bersifat serbaguna dan luas, dengan ribuan distributor yang berurusan dengan jutaan pengecer, memiliki miliaran transaksi potensial. Akibatnya, perusahaan FMCG perlu terus memantau jaringan distribusi dalam skala seperti itu, sambil menyulap antara mitra saluran yang berbeda untuk melakukan pengawasan.

Hal yang diabaikan oleh banyak sistem DMS adalah bahwa tidak cukup hanya dengan memberikan visibilitas penjualan sekunder kepada merek untuk memastikan penjualan yang baik, tetapi pemberdayaan distributor di tingkat primer juga sama pentingnya.

Sementara perusahaan FMCG membutuhkan visibilitas lengkap dari penjualan sekunder Dengan data yang tepat tentang inventaris dan pemanfaatan skema dan penawaran untuk mempersiapkan strategi masuk ke pasar, pemberdayaan penjualan utama untuk distributor berarti mereka dapat melakukan pemesanan, memiliki visibilitas pada skema, dapat melihat imbalan dan tujuan mereka, dan pada akhirnya memiliki pengalaman perdagangan yang berkesan dengan merek. Bagaimana mereka mengkalibrasi ulang strategi ritel yang ada untuk terus meningkatkan keuntungan mereka? Bagaimana mereka memberikan lebih banyak kekuatan kepada distributor? Dan, yang paling penting, apa solusi untuk manajemen skala besar seperti itu dan mengapa tidak semua orang dapat melakukannya?

Jawabannya sederhana - sementara semua perusahaan top di seluruh dunia menggunakan Sistem Manajemen Distributor, tidak semua menggunakan sistem yang paling mungkin memberi mereka hasil yang bagus! 

Apa yang dimaksud dengan Sistem Manajemen Distributor?

Dalam istilah teknis, DMS (Sistem Manajemen Distributor) adalah solusi manajemen penjualan primer dan sekunder yang terdefinisi dengan baik yang membantu mengoptimalkan dan mengatur distribusi produk melalui distributor.

 A Sistem Manajemen Distributor (DMS) adalah alat bantu yang ampuh yang digunakan merek untuk mengelola promosi, manajemen inventaris, dan faktur. Ada dua aspek di dalamnya - penjualan primer dan sekunder - yang pertama memungkinkan dan menginspirasi distributor untuk melakukan lebih banyak bisnis dengan Anda dan yang kedua untuk memantau apa yang terjadi di tingkat ritel dan merencanakan investasi di tingkat toko, mengelola kinerja tim, dan mengukur efektivitas skema perdagangan. DMS menyimpan informasi distributor dan pengecer utama, sehingga memungkinkan merek untuk memantau rantai pasokan mereka, mengambil keputusan yang tepat, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi biaya.

Peran Sistem Manajemen Distributor dalam Manajemen Rantai Pasokan

Manajemen distributor memainkan peran penting dalam menangkap pasar, terutama untuk perusahaan FMCG dan Consumer Good. Sistem manajemen distributor membantu dalam mendigitalkan dan mengotomatiskan proses penjualan yang melibatkan pemberdayaan penjualan primer, manajemen inventaris, eksekusi penjualan sekunder, penilaian pemanfaatan skema dan penawaran, serta manajemen pembelian dan pengembalian.

Salah satu peran penting DMS adalah membantu Anda mengungguli pesaing Anda! 

Misalnya, tanpa Sistem Manajemen Distributor atau DMS, perusahaan FMCG dapat mengalami masalah dengan pemesanan manual, tingkat stok yang tidak akurat, dan penundaan pengiriman yang menyebabkan kehabisan stok, kelebihan stok, dan peluang yang terlewatkan. Kinerja distributor sulit dilacak, sehingga sulit untuk mengambil tindakan korektif dan/atau menargetkan promosi secara efektif. Namun, dengan DMS modern, prosesnya diotomatisasi, yang memengaruhi penjualan primer dan sekunder. Dalam kasus pertama, pemberdayaan dan visibilitas distributor membantu menghindari masalah stok dan meningkatkan penjualan, dan dalam kasus kedua, merek mendapatkan wawasan ritel yang penting untuk mengukur tidak hanya kinerja distributor, tetapi juga di mana harus fokus pada peningkatan ritel.

Singkatnya, DMS terdiri dari semua proses yang terlibat dalam pengiriman produk dari merek ke pelanggan/peritel. 

Keuntungan Sistem Manajemen Distributor dibandingkan Sistem Tradisional

• Pemberdayaan Penjualan Primer

DMS yang andal dan modern memungkinkan distributor Anda untuk melakukan pemesanan saat stok menipis, mengajukan dan memeriksa klaim, serta memiliki visibilitas penuh atas tujuan, pencapaian, dan penghargaan mereka. Hal ini menghilangkan masalah stok, memberikan insentif kepada distributor, dan meningkatkan volume dan jangkauan penjualan utama Anda. Sistem lama atau pengaturan tradisional tidak memiliki hal ini, sehingga meninggalkan kesenjangan besar dalam rute Anda ke pasar. 

• Visibilitas Lengkap pada Eksekusi Penjualan Sekunder

Merek FMCG sebelumnya harus menunggu pengumpulan data penjualan sekunder dari distributor dan sepenuhnya bergantung pada distributor dalam aspek ini. Dengan DMS, merek dapat memiliki visibilitas penuh atas eksekusi penjualan sekunder secara real time untuk kemudian membuat dan mengubah strategi jika diperlukan.

• Manajemen Inventaris yang Lebih Baik

Dengan informasi tentang penjualan dan stok yang diberikan kepada Anda secara real-time, manajemen inventaris yang efisien menjadi sangat mudah. Selain itu, sistem ini membantu Anda dalam membuat keputusan bisnis yang lebih baik terkait permintaan dan pasokan produk di pasar. Selain itu, seperti yang telah disebutkan sebelumnya, memungkinkan distributor Anda untuk melakukan pemesanan sendiri akan sangat mengurangi kemungkinan terjadinya masalah stok. 

• Peningkatan Efisiensi dengan Pengurangan Biaya Operasi

Distributor sekarang dapat menghindari investasi dalam workstation dan sumber daya manusia. Selain itu, hal ini mengurangi kehilangan pendapatan perusahaan dengan memotong biaya tambahan untuk pencurian dan kerusakan.

• Kejelasan Pembayaran dan Transaksi

DMS seperti BeatRoute memastikan bahwa semua transaksi moneter, nota kredit dan debit, dan klaim tolak bayar dapat diakses dan dilihat dengan jelas oleh distributor. Pernyataan akun menghilangkan kebingungan mengenai pembayaran di masa lalu sehingga distributor dapat terus berbisnis dengan Anda dan Anda menerima pembayaran tepat waktu tanpa mereka melewati batas kredit, misalnya. 

Setelah mengetahui manfaatnya, mari kita lihat berbagai tantangan yang dihadapi perusahaan saat mereka beradaptasi dengan Sistem Manajemen Distributor. 

• Mengaktifkan Distributor dengan Analisis

Merek juga dapat membuat laporan khusus untuk distribusi dengan sesuatu seperti, misalnya, Report Builder BeatRoute, dan memberikan visibilitas kepada distributor atas laporan-laporan ini di DMS. Sebagai contoh, ketika distributor tidak hanya mengetahui tetapi juga dapat menyimpulkan dari data penjualan melalui analisis, mereka dapat menentukan produk/SKU mana yang tidak terjual secara optimal atau toko mana yang mengalami kemerosotan dan menangani masalah tersebut, alih-alih hanya mengirimkan pesanan atau membuat faktur. Sebagai mitra saluran, distributor dapat membantu Anda mengambil tindakan korektif ketika mereka memiliki visibilitas penuh pada laporan untuk menarik kesimpulan; di sini, DMS Anda memungkinkan mereka untuk melakukan lebih dari sekadar memberikan dukungan logistik.

Tantangan saat Mengadopsi DMS

Ketika Anda memutuskan Sistem Manajemen Distributor untuk operasi penjualan primer dan sekunder Anda, tantangan terbesarnya adalah distributor enggan mengadopsi perangkat lunak DMS yang diberikan oleh merek yang mengakibatkan visibilitas data penjualan sekunder tidak lengkap. Tantangan bahkan bisa terjadi di tingkat penjualan primer di mana distributor tidak dapat memesan sendiri atau tidak dapat melihat imbalan dan tujuan mereka agar Anda dapat melihat peningkatan bisnis dari waktu ke waktu. 

Alasannya?

Distributor saat ini percaya bahwa menangani beberapa merek dan beberapa produk dari kategori yang sama adalah keahlian mereka. Namun ketika distributor menggunakan perangkat lunak DMS dari satu merek, mereka tidak dapat menggunakan perangkat lunak yang berbeda untuk setiap merek lain yang mereka distribusikan, karena ia akan membutuhkan sumber daya yang terpisah setiap kali melakukannya. Selain itu, banyak perusahaan DMS dan bahkan merek tidak berpikir untuk melakukan banyak upaya dalam pemberdayaan penjualan utama, mengasingkan distributor yang tidak tahu bagaimana kinerja mereka, hadiah apa yang telah mereka kumpulkan atau yang paling penting, tidak dapat bertindak bahkan ketika ada masalah stok yang rendah.

Oleh karena itu, mereka memilih untuk menggunakan sistem manajemen/akuntansi tunggal untuk semua merek yang mereka tangani, baik itu DMS dari merek besar atau perangkat lunak akuntansi lainnya.

 Menjadi sulit untuk menerima dan mengumpulkan data dari distributor. Selain itu, jika tidak ada integrasi cloud, ada kemungkinan besar distributor perlu menunggu hingga akhir bulan untuk mengirim data yang dikumpulkan.

Menggunakan sistem manajemen tunggal yang terintegrasi dengan cloud memudahkan para distributor karena mereka dapat terus menggunakan Tally atau perangkat lunak lain untuk memasukkan data sementara data merek tertentu diintegrasikan ke dalam sistem mereka. Selain itu, sistem ini membantu merek FMCG dengan visibilitas lengkap atas penjualan sekunder dan membantu manajemen inventaris, keputusan investasi toko, dan mengukur efektivitas skema perdagangan.

Faktor lain yang menantang untuk mengintegrasikan DMS adalah bahwa sebagian besar distributor lebih memilih sistem tunggal untuk entri data. Mereka telah menggunakan Tally atau sistem serupa lainnya untuk mencatat eksekusi penjualan sekunder selama bertahun-tahun. Oleh karena itu, sebagian besar distributor enggan menggunakan perangkat lunak lain sebagai DMS.

Solusi untuk Tantangan yang Dihadapi

Mengontrol lini operasi yang begitu luas bisa menjadi tantangan tersendiri. Solusi yang menarik adalah dengan menggunakan solusi Hybrid kami Sistem Manajemen Distributor. Inilah alasannya: 

DMS hybrid kami memungkinkan Anda untuk menggunakan perangkat lunak bagi distributor yang ingin beralih atau mengadopsinya, atau plugin konektor Tally bagi mereka yang ingin tetap menggunakan sistem akuntansi pihak ketiga yang sudah ada.

Dalam penjualan primer, BeatRoute memungkinkan distributor Anda untuk memeriksa target dan hadiah mereka dengan akses mudah melalui WhatsApp/Viber (memanfaatkan penggunaan media sosial yang meluas) dan untuk mengatasi stok yang rendah dengan segera melalui pemesanan mandiri. 

Dalam penjualan sekunder, visibilitas eksekusi penjualan sekunder yang sebenarnya sangat penting untuk mengetahui status eksekusi penjualan dan juga memberikan masukan untuk berbagai strategi seperti investasi di tingkat toko, kinerja tim, dan juga efektivitas skema perdagangan.

BeatRoute menyediakan berbagai cara untuk memiliki visibilitas inventaris distributor untuk mendukung pembuatan skema perdagangan yang tepat guna menghindari kelebihan stok atau kekurangan stok produk apa pun di sisi distributor.

Keuntungan BeatRoute sebagai DMS Anda

Penggunaan DMS kami tidak hanya memiliki satu, tetapi banyak keuntungan untuk membantu Anda unggul dalam manajemen rantai pasokan bisnis Anda. Lihatlah mereka: 

• Operasi Berbasis Web

Produsen sekarang dapat melakukan operasi mereka melalui perangkat seluler dan desktop, menambah fleksibilitas operasi mereka. 

• Integrasi dengan Sistem yang Sudah Ada

Jika ada masalah adopsi untuk distributor, BeatRoute telah mempermudah distributor dengan mengintegrasikan DMS dengan sistem entri data yang sudah ada. Sebagai contoh, distributor dapat terus menggunakan Tally untuk mencatat penjualan sekunder, sementara Plugin Tally BeatRoute dapat membantu merek FMCG/Consumer Good untuk mengambil data penjualan sekunder tanpa perlu distributor menggunakan perangkat lunak DMS Anda. 

• SFA yang Terintegrasi dengan Sempurna untuk Manajemen Penjualan Khusus

BeatRoute mengintegrasikan SFA dengan DMS yang berfungsi sebagai sistem terpusat untuk memberikan informasi real-time seputar eksekusi penjualan. Hal ini memungkinkan aliran pesanan yang mudah dari SFA ke DMS.

• Aktivasi Mandiri yang Mudah untuk Distributor di Setiap Skala

Distributor tidak perlu menunggu dukungan teknis atau panduan dalam bentuk apa pun untuk beradaptasi dengan platform ini, platform ini akan aktif dengan sendirinya. 

• Tautan Komunikasi yang Andal

Perangkat lunak ini membantu memfasilitasi komunikasi digital di antara para manajer, peritel, perwakilan penjualan lapangan, dealer, dan distributor, dll. secara real-time. 

• Manajemen Skema Otomatis dan Pemrosesan Klaim

Dengan pemrosesan otomatis, mengelola berbagai skema dan memproses klaim menjadi mudah bagi merek. Hal ini tidak hanya mengurangi aplikasi skema yang salah atau penyelesaian klaim yang tertunda, tetapi juga memperkuat hubungan Anda dengan distributor, sehingga membantu penjualan utama Anda. 

Apa yang menjadi intinya

Singkatnya, sistem manajemen distributor adalah alat yang ampuh yang dapat memberdayakan perusahaan FMCG & Consumer Goods untuk mendapatkan kontrol yang lebih baik atas eksekusi penjualan primer dan sekunder mereka. Ini bisa menjadi tugas yang menakutkan bagi perusahaan untuk meyakinkan distributor untuk mengadopsi DMS-nya, tetapi Platform Hybrid-DMS kami berfungsi sebagai solusi ideal untuk ini. Selain itu, platform ini terintegrasi secara mulus dengan komponen SFA untuk transformasi penjualan yang sesungguhnya bagi Perusahaan FMCG/Barang Konsumsi.

Ingin mempelajari lebih lanjut? Dapatkan Demo Gratis dari Sistem Manajemen Distributor kami.