Menguasai Perencanaan Rute: Panduan Utama Anda [2025]

Perencanaan rute Anda merupakan aspek penting dalam menentukan bagaimana Anda memanfaatkan sumber daya Anda di suatu wilayah. Dengan jumlah toko yang berpotensi sangat besar sebagai mitra, Anda perlu memastikan bahwa Anda tidak kekurangan tenaga dengan mengalokasikan tenaga penjualan di tempat yang tidak diperlukan. Sebaliknya, dengan data dan perencanaan yang tepat, Anda akan dapat membuat rute berbasis kebutuhan, yang dioptimalkan untuk frekuensi kunjungan, jenis toko, masalah, dan kondisi jalan. Selain itu, manajer penjualan atau manajer regional Anda juga dapat memiliki rute pribadi mereka sendiri yang membawa mereka ke seluruh toko dalam hal eskalasi, kinerja tenaga penjualan yang rendah, kinerja toko, dll.   

Tanpa yang solid perencana ruteAnda akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk mengunjungi toko, kehilangan waktu tatap muka dengan peritel, dan kehilangan target harian mereka. Jika Anda adalah merek yang menjalankan penjualan dan distribusiAnda tentu tahu bahwa ada banyak sekali alat yang tersedia di pasar untuk Anda pilih. Akan tetapi, hanya beberapa yang benar-benar dapat diandalkan. Dan bahkan lebih sedikit lagi yang memiliki kemampuan untuk menyesuaikan dengan kebutuhan Anda, memberikan saran intuitif jika relevan, dan melampaui ekspektasi Anda. Perencanaan wilayah adalah pendekatan multifaset yang mendorong optimalisasi tenaga penjualan dan jumlah van pengiriman sesuai kebutuhan, waktu tatap muka dengan pelanggan, dan pengurangan kilometer di jalan raya. 

Saat ini, strategi perencanaan rute lebih dari sekadar rute dan merupakan serangkaian fitur dan manfaat yang digunakan oleh bisnis untuk unggul dalam persaingan. Untuk mengedukasi pembaca dan pelanggan kami mengenai seluk-beluk perencanaan rute, kami menyajikan artikel yang mendetail mengenai topik ini. Jika Anda menginginkan pemahaman yang mendalam tentang cara mengurangi biaya perjalanan, meningkatkan efisiensi dan hasil kerja tenaga penjualan, serta meningkatkan kepuasan pelanggan dengan perencanaan rute yang efektif, Anda harus membaca artikel blog ini yang dipersiapkan secara khusus untuk menjawab semua pertanyaan Anda.

Mengapa Perencanaan Rute?

Perencanaan rute adalah aspek yang tidak dapat dipisahkan dari operasi bisnis ritel dan rute Anda ke pasar. Tanpa gagasan tentang cara mengunjungi toko atau mengantarkan pesanan dengan cara yang paling optimal, Anda akan menghadapi banyak rintangan di sepanjang jalan. Mulai dari kemacetan lalu lintas, mengambil rute yang terlalu jauh ke tempat tujuan, hingga tersesat dalam perjalanan. Ketika mengirimkan produk tepat waktu atau melakukan kunjungan toko untuk menjual atau mengaudit merupakan faktor penting, Anda harus memastikan bahwa rute Anda harus sesuai dengan kondisi yang selalu berubah.

Menurunkan biaya:

Sebagai contoh, pertimbangkan bagaimana BeatRoute membantu Perfetti Van Melle India untuk mengoptimalkan pengumpulan pesanan dan biaya pengiriman mereka dengan mengkonfigurasi ulang rencana penjualan dan pengiriman mereka. BeatRoute menawarkan solusi baru dan efektif yang berkontribusi pada modernisasi serta optimalisasi proses penjualan mereka untuk rute yang lebih mulus ke pasar. Kami juga dapat menerapkan struktur rute pengiriman yang jauh lebih baik untuk mereka, yang meminimalkan tenaga kerja dan alokasi sumber daya untuk kebutuhan pengiriman ke 15% lebih banyak gerai namun dengan biaya 10% lebih murah. Ketepatan kami dalam perencanaan yang tepat berarti mereka mendapatkan hasil yang lebih baik dan sekaligus menghemat uang.

Menghemat waktu:

Waktu adalah segalanya ketika menjalankan bisnis, terutama ketika interaksi tatap muka antara staf penjualan dan pelanggan B2B menghasilkan pesanan pembelian yang lebih besar. Rencana rute yang dioptimalkan dengan baik memastikan lebih banyak interaksi semacam itu sekaligus mengurangi waktu tempuh untuk memastikan kunjungan yang tepat waktu dan konsumsi bahan bakar yang lebih rendah. Selain itu, karena rute yang terencana dan dioptimalkan menghindari jalan memutar dan kemacetan (jika memungkinkan), produk Anda mencapai pengecer dengan lebih cepat dan dalam kondisi yang baik. Anda juga membangun citra keandalan yang hanya akan menguntungkan bisnis Anda dalam jangka panjang.

Meningkatkan pengalaman pelanggan:

Kepuasan pelanggan adalah tentang membuktikan kepada mereka bahwa Anda dapat memenuhi harapan mereka berkali-kali. Ketika mereka tidak mendapatkan kunjungan sebanyak yang mereka butuhkan atau harapkan dari staf penjualan Anda, hal ini akan membuat mereka ragu akan keandalan Anda. Waktu tatap muka antara staf penjualan dan pelanggan B2B Anda sangat penting untuk pengalaman apa pun yang tidak dapat dipenuhi oleh percakapan virtual. Perencanaan rute memastikan perwakilan lapangan Anda melakukan kunjungan tepat waktu dan menerima umpan balik dari pelanggan secara langsung. Dengan perencanaan rute, Anda juga dapat memastikan pelanggan Anda mendapatkan informasi yang memadai tentang tahapan pemesanan, menumbuhkan pengalaman positif dan mengembangkan loyalitas.

Produktivitas yang lebih tinggi:

Optimalisasi rute mengurangi waktu menganggur di jalan, sehingga mengurangi kelelahan bagi pengemudi atau tenaga penjualan. Dengan memilih hari kunjungan atau tenaga penjualan yang paling efektif, Anda membuat jadwal yang lebih baik yang lebih realistis untuk dicapai dan bahkan dapat menghasilkan lebih banyak pengiriman tepat waktu. Hal ini juga berarti bahwa Anda dapat melayani lebih banyak pemberhentian tanpa menambah sumber daya, sehingga meningkatkan efisiensi dan dengan demikian, pendapatan. Oleh karena itu, Anda harus mempertimbangkan dengan baik sebelum menentukan perangkat lunak yang tepat untuk tujuan Anda. 

Sebagai contoh, Anda dapat mempertimbangkan alat perencanaan rute yang memungkinkan Anda untuk memilih hari kunjungan (kami akan menyebutnya Skenario 1) atau yang memungkinkan Anda untuk memilih perwakilan penjualan yang paling sesuai dengan tugas tersebut (kami akan menyebutnya Skenario 2). Kedua hal ini cukup baik dalam mengurangi perjalanan atau kilometer yang tidak perlu di jalan.

Tetapi jika Anda dapat memiliki satu alat yang melakukan keduanya secara bersamaan (kami akan menyebutnya Skenario 3), ini akan memberikan Anda manfaat kolektif dari kedua skenario sebelumnya, sekaligus meningkatkan keuntungan dan rute ke pasar. Daripada mengurangi waktu tempuh secara marginal dengan Skenario 1 atau Skenario 2, Anda dapat menggabungkan manfaat keduanya dalam Skenario 3 dan melihat penurunan waktu tempuh atau kilometer yang sangat besar.

Keberlanjutan Lingkungan:

Perencanaan rute yang efisien berkontribusi terhadap kelestarian lingkungan. Dengan meminimalkan jarak tempuh dan mengurangi konsumsi bahan bakar, Anda dapat mengurangi jejak karbon dan berkontribusi pada masa depan yang lebih hijau. Hal ini sejalan dengan meningkatnya permintaan konsumen akan produk dan praktik yang lebih ramah lingkungan. 

Jenis-jenis Perencanaan Rute

• Dinamis

Seperti namanya, perencanaan rute dinamis adalah tentang kesiapan untuk memodifikasi rute dengan situasi dunia nyata yang terus berubah. Hal ini mempertimbangkan faktor-faktor seperti lalu lintas dan cuaca, dan bahkan dapat membantu merek menetapkan jumlah kendaraan pengiriman yang optimal untuk pengiriman yang sukses. 

• Beberapa pemberhentian

Jenis perencanaan rute ini adalah tentang menciptakan rute yang sempurna yang menggabungkan jumlah pemberhentian atau kunjungan maksimum yang dapat dilakukan oleh perwakilan penjualan Anda dalam satu hari atau putaran. Perencanaan ini menentukan rute yang paling efisien dan juga menghitung ETA untuk setiap pemberhentian. 

• Jalur terbuka 

Meskipun sempurna untuk merek yang ingin mencakup jumlah pemberhentian maksimum dalam durasi yang singkat, perencanaan rute jalur terbuka tidak mempertimbangkan waktu atau jarak saat kembali ke titik awal atau depot.

• Jalur tertutup

Kebalikan dari perutean jalur terbuka, perutean jalur tertutup memastikan bahwa pemberhentian akhir dekat dengan titik awal dan oleh karena itu, biaya yang dikeluarkan lebih sedikit dari keseluruhan perjalanan. Namun, rute ini membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan karena rute ini dirancang untuk mempertimbangkan perjalanan pulang dan pemberhentian. 

• Membalikkan jalur terbuka

Perutean jalur terbuka terbalik melibatkan rute yang dimulai terjauh dari depot dan menghasilkan rute kembali ke depot. Hal ini untuk meningkatkan efisiensi bahan bakar untuk rute yang melibatkan pengangkutan barang atau muatan yang berat.

• Depot ke depot

Seperti namanya, ini adalah tentang membuat rute yang dioptimalkan untuk pengemudi/kendaraan dari satu depot ke depot lainnya.

• Berdasarkan kebutuhan

Perencanaan rute juga dapat diarahkan oleh AI yang kami di BeatRoute sebut sebagai CuesBot. CuesBot melihat kinerja toko, mengidentifikasi kebutuhan, menginformasikan kepada perwakilan penjualan atau manajer yang relevan, dan membantu merumuskan rute berdasarkan prioritas. Ini sangat efektif dan sekaligus menghemat waktu. 

Seperti Apa Perangkat Lunak Perencanaan Rute yang Ideal?

Perencana rute biasa mungkin menawarkan opsi untuk membuat rute berdasarkan kondisi dan faktor yang telah ditentukan sebelumnya, namun ini bukanlah solusi terbaik untuk kebutuhan perencanaan rute Anda. Anda harus memiliki wilayah yang jelas, sumber daya yang dikelola dengan baik, melakukan analisis biaya untuk berbagai skenario, dll.  

Perencana dan pengoptimal rute Anda perlu memecahkan masalah seperti:

• Jumlah perwakilan yang akan ditugaskan ke toko atau wilayah
• Menugaskan pengecer Anda ke wilayah dan manajer tertentu
• Menentukan hari terbaik untuk mengunjungi toko berdasarkan lokasi, ketersediaan, dan juga frekuensi kunjungan
• Menghasilkan rute yang optimal setiap hari, memastikan setiap kunjungan bermakna dan setiap toko terlayani dengan baik

Perencanaan Rute vs Pengoptimalan Rute

Apa yang Harus Dipertimbangkan Saat Merencanakan Rute Pengiriman Anda

Rute Anda dapat membuat atau menghancurkan operasi rute-ke-pasar Anda. Apakah itu perwakilan penjualan Anda yang mengunjungi toko untuk mempromosikan produk Anda atau untuk melakukan audit VM atau pengiriman Anda yang sampai ke pengecer tepat waktu, rute Anda memastikan kesuksesan Anda. Ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan saat mendapatkan perencana dan pengoptimal rute terbaik untuk bisnis Anda dan poin-poin berikut ini haruslah komprehensif agar Anda dapat membuat pilihan yang tepat.

• Jumlah toko

Semakin banyak jumlah toko, semakin banyak sumber daya yang Anda butuhkan di lapangan dan semakin bervariasi rute Anda. Menentukan hal ini akan memastikan tenaga penjualan Anda dapat menghabiskan waktu yang cukup di setiap toko dan membentuk hubungan yang berarti dengan pelanggan, sekaligus mengurangi kelelahan dan kejenuhan.

• Lokasi toko

Mengetahui lokasi toko yang tepat melalui GPS memastikan adanya prioritas kunjungan yang efisien dan tidak ada kebingungan, sehingga menghasilkan produktivitas yang lebih besar dengan rute yang sangat terorganisir.

• Klasifikasi toko

Toko diklasifikasikan berdasarkan skala kepentingan, dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti lokasi, kinerja, sejarah, dan ukuran. Anda harus mempertimbangkan hal ini untuk membuat rute dengan prioritas yang sesuai untuk dikunjungi oleh staf penjualan Anda secara berurutan. 

• Jumlah perwakilan penjualan dan van pengiriman 

Jumlah staf penjualan dan van pengiriman yang Anda miliki akan mempengaruhi rute Anda karena alokasi sumber daya Anda merupakan aspek penting dalam perencanaan rute. Lebih sedikit perwakilan penjualan berarti lebih banyak cakupan area oleh individu sementara lebih banyak berarti sebaliknya dan berpotensi lebih banyak waktu tatap muka dengan pelanggan. Sekali lagi, rute Anda juga harus mempertimbangkan jumlah van pengiriman yang tersedia agar pengiriman selalu tepat waktu dan konsumsi bahan bakar dapat diminimalkan. Mengoptimalkan rute Anda dengan mempertimbangkan kebutuhan pelanggan dan sumber daya yang ada sangat penting untuk kelancaran operasional bisnis.

• Jam kerja, hari kerja, dan hari istirahat

Anda perlu melihat berapa lama staf penjualan Anda bekerja pada hari tertentu untuk memastikan tidak ada rute Anda yang memaksa mereka bekerja melebihi jam kerja mereka. Hal ini akan meningkatkan kepuasan karyawan dan juga hasil yang lebih baik dari interaksi dengan pelanggan. Kewaspadaan yang sama harus dilakukan untuk jumlah hari kerja dan hari libur bagi staf penjualan dalam membuat rute yang dioptimalkan dengan sempurna tanpa ada peluang yang terlewatkan. 

• Ambang batas lembur

Meskipun bukan merupakan hal yang biasa, lembur mungkin diperbolehkan atau dalam praktiknya dalam situasi atau perusahaan tertentu. Dengan demikian, hal ini juga harus diperhitungkan saat perencanaan rute sehingga pemanfaatan sumber daya yang maksimal seperti tenaga penjualan dapat terjamin. 

• Lalu Lintas

Lalu lintas adalah hambatan terbesar untuk setiap rute yang sukses. Lalu lintas selalu berubah-ubah dan oleh karena itu rute Anda perlu diperbarui secara otomatis dan tepat waktu. Perangkat lunak pengoptimalan rute Anda harus mempertimbangkan kemacetan dan pola lalu lintas untuk menghindari penundaan kunjungan atau pengiriman. Pelacakan GPS dan peta yang efektif dapat menciptakan rute yang efektif jika dikombinasikan dengan kemampuan untuk memodifikasi secara real time.

Siapa yang Dapat Menggunakan Perangkat Lunak Perencanaan & Pengoptimalan Rute?

Pengoptimalan rute dapat digunakan oleh perusahaan mana pun yang memiliki kehadiran di jalan raya. Hal ini berpotensi untuk sebagian besar, jika tidak semua bisnis, namun berikut ini adalah beberapa contoh perusahaan yang sangat diuntungkan dari rute yang dioptimalkan.

• Perwakilan penjualan menemukan alat pengoptimalan rute sangat membantu ketika mereka berada di lapangan. Rute penjualan yang dioptimalkan untuk mereka berarti setiap kunjungan pelanggan tepat waktu yang pada gilirannya menghasilkan hasil yang maksimal tanpa upaya yang sia-sia. Mereka dapat mengunjungi semua toko sesuai rencana mereka, menghabiskan waktu yang cukup di setiap toko, dan menyelesaikan jadwal harian mereka tanpa kelelahan. 

• Distributor menggunakan pengoptimalan rute untuk merampingkan pergerakan barang di antara gudang atau ke toko ritel. Mengikuti rute yang dioptimalkan berarti mengurangi biaya transportasi, pengiriman tepat waktu, dan mengurangi waktu tunggu.  

• Perusahaan logistik dan perusahaan transportasi mendapatkan manfaat dari perencanaan rute dalam hal rute pengiriman yang lebih baik, penurunan konsumsi bahan bakar, dan peningkatan operasi yang efisien. 

BeatRoute Untuk Merencanakan dan Mengoptimalkan Rute Anda

BeatRoute memungkinkan Anda mengumpulkan dan mendokumentasikan informasi mengenai pelanggan dalam hal potensi bisnis, jenis toko, dan lokasi untuk menentukan rencana beat bagi perwakilan penjualan Anda. Setelah Anda mengetahui segala sesuatu tentang toko-toko di sepanjang rute potensial, akan lebih mudah untuk menilai kelayakan ekonomi wilayah dan mengetahui dengan tepat toko mana yang harus ditargetkan. Algoritme kami menyarankan rute yang efisien dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti lalu lintas, jam buka toko, kekuatan tim lapangan, dan waktu rata-rata yang dihabiskan oleh perwakilan penjualan di setiap toko.

BeatRoute juga membantu Anda dengan konfigurasi tingkat lanjut seperti preferensi perwakilan penjualan, jumlah, dan frekuensi kunjungan. Selain itu, Anda dapat membuat daftar pelanggan berdasarkan kode geografis, kelas, dll. dan tenaga penjualan atau kendaraan berdasarkan lokasi, kelas, jam aktif, dll., sehingga menghasilkan catatan yang jelas dan terperinci. 

Dengan bantuan BeatRoute, Anda juga dapat menghitung jumlah sumber daya yang Anda perlukan untuk menjangkau wilayah Anda sehingga rencana beat Anda tetap efisien dan Anda tidak akan mempekerjakan lebih banyak atau lebih sedikit dari yang dibutuhkan. Kami memberi tahu Anda jumlah tenaga penjualan yang tepat untuk ditugaskan ke wilayah, berapa hari kunjungan optimal Anda berdasarkan lokasi dan ketersediaan pelanggan Anda, dan juga memungkinkan untuk sejumlah kunjungan toko dalam satu siklus. 

Bersama kami, Anda akan berakhir: 

• Menghemat bahan bakar
• Menghemat biaya perjalanan
• Meningkatkan hubungan dengan pengecer
• Mencegah kelelahan tenaga penjualan
• Memprioritaskan toko dengan benar untuk memaksimalkan hasil
• Menghilangkan sumber daya yang berlebihan dari area dengan ROI rendah
• Menambahkan sumber daya yang diperlukan di area yang memiliki peluang yang terlewatkan

Ingin tahu lebih banyak? Coba saja demo gratis!

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

1. Mengapa perencanaan rute sangat penting bagi bisnis?

Jawab: Perencanaan rute memungkinkan staf penjualan untuk mengawasi jumlah toko yang harus mereka kunjungi pada hari itu dan rute terbaik atau yang dioptimalkan untuk melaluinya. Tanpa perencanaan rute, kunjungan toko akan sepenuhnya diserahkan pada pemahaman manusia, yang lambat dan rentan terhadap keputusan yang keliru, yang menyebabkan potensi kehilangan penjualan dan peluang yang terlewatkan.

2. Dapatkah saya hanya mengandalkan GPS untuk perencanaan rute?

Jawab: Tidak. GPS adalah aspek utama dalam menentukan jalur yang akan Anda lalui, namun perencanaan rute juga melibatkan identifikasi toko, memprioritaskan toko, alokasi sumber daya, dan juga intuisi manusia, misalnya berapa banyak toko yang dapat dijangkau oleh seorang staf penjualan dalam sehari. 

3. Seberapa sering saya harus memperbarui rencana rute saya?

Jawab: Perencanaan dan pengoptimalan rute otomatis akan memperbarui rute Anda dengan sendirinya setelah mempertimbangkan semua faktor seperti jumlah toko, lalu lintas, dll.

4. Apa saja kesalahan perencanaan rute yang umum terjadi dan harus dihindari?

Jawab: Beberapa kesalahan umum perencanaan rute yang harus dihindari adalah:

• Kegagalan untuk memeriksa kondisi lalu lintas secara real-time
• Kegagalan memprioritaskan pemberhentian berdasarkan jendela pengiriman, jarak, dan jenis toko
• Kegagalan untuk mengelompokkan toko secara geografis secara memadai
• Kegagalan untuk beradaptasi dengan perkembangan baru seperti pembatalan, pemberhentian mendadak, dll.
• Kegagalan untuk memperhitungkan waktu layanan secara akurat di setiap lokasi
• Kegagalan untuk menggunakan Perangkat Lunak Pengoptimalan Rute yang efisien

5. Apakah mungkin untuk mengoptimalkan rute untuk beberapa pemberhentian?

Jawab: Tentu saja. Ini adalah salah satu tujuan utama pengoptimalan rute. 

6. Apa peran teknologi dalam perencanaan rute modern?

Jawab: Teknologi memungkinkan keuntungan berikut ini dan lebih banyak lagi dalam perencanaan rute modern:

• Optimalisasi rute
• Pelacakan GPS
• Analisis data
• Integrasi multi-sistem
• Ketersediaan aplikasi seluler

7. Bagaimana cara melacak kemajuan kendaraan saya selama perjalanan?

Jawab: Anda dapat menggunakan GPS untuk ini. 

8. Apa saja manfaat menggunakan platform perencanaan rute online?

Jawab: Manfaatnya adalah:

• Lalu lintas waktu nyata dan pembaruan lainnya
• Perencanaan sumber daya yang lebih baik dan penghematan biaya
• Pelacakan kendaraan waktu nyata
• Efisiensi yang mengarah pada kepuasan pelanggan
• Tindakan kolaboratif

9. Bagaimana cuaca memengaruhi keputusan perencanaan rute?

Jawab: Cuaca tidak dapat diprediksi dan hal ini harus diperhitungkan karena perubahan yang tiba-tiba dapat memengaruhi jalan raya atau kesehatan staf penjualan atau bahkan tindakan konsumen. Penting untuk menyusun rute yang akan menuai keuntungan di setiap pemberhentian sambil memastikan keselamatan di jalan.

10. Apakah ada pertimbangan hukum saat merencanakan rute?

Jawab: Ya, dan ini mungkin saja:

• Hukum lalu lintas
• Keamanan publik
• Privasi data perwakilan penjualan
• Biaya tol
• Pedoman berat kendaraan
• Surat Izin Mengemudi (SIM) dan Surat Izin Mengemudi (SIM)

11. Bagaimana cara memastikan keselamatan pengemudi saat mengikuti rencana rute?

Jawab: Anda dapat memastikan keselamatan pengemudi dengan mempertimbangkan:

• Kondisi lalu lintas di jalan raya
• Kualitas jalan
• Pelatihan pengemudi dan juga umpan balik
• Memantau pengemudi Anda
• Kondisi cuaca
• Memberikan penghargaan dan insentif untuk mengemudi dengan aman