Sistem Manajemen Distributor untuk Nigeria dan Pasar Afrika Lainnya

Menurut Boston Consulting Group:

• Konsumen Afrika membeli lebih dari 70% makanan, minuman, dan produk perawatan pribadi mereka dari toko-toko ritel tradisional.
• Toko tradisional diperkirakan akan menyumbang 65-75% penjualan di Afrika hingga setidaknya tahun 2030.

Di banyak negara Afrika seperti Nigeria, Kenya, Ghana, Tanzania, Zambia, dan Afrika Selatan, perdagangan tradisional mendominasi lanskap ritel, yang sebagian besar didorong oleh ketergantungan yang signifikan terhadap toko-toko kecil atau lokal, terutama di daerah pedesaan. Preferensi ini sebagian disebabkan oleh tantangan infrastruktur, termasuk kondisi jalan yang buruk dan transportasi yang terbatas, yang membatasi proses distribusi ke daerah-daerah terpencil dan bahkan di kota-kota di negara-negara yang kurang berkembang.

Untuk berkembang di Afrika, merek harus berinvestasi pada perangkat lunak pemberdayaan penjualan yang dapat diskalakan, dapat dikonfigurasi, dan mutakhir yang memenuhi permintaan unik pasar Afrika. Strategi ini memiliki peluang bagus untuk menjembatani kesenjangan distribusi dan juga memberdayakan merek untuk membuka pertumbuhan yang berkelanjutan dan pijakan pasar yang lebih kuat.

Khusus untuk distribusi, Anda memerlukan visibilitas penjualan sekunder (antara distributor-pengecer) untuk memahami situasi di toko-toko ritel dan mengkalibrasi ulang strategi yang ada. Yang tidak kalah penting adalah kemampuan penjualan primer untuk distributor, seperti untuk dapat melakukan pemesanan sendiri segera setelah mereka mengetahui tentang stok yang rendah. Tidak semua DMS melakukan keduanya (hanya sedikit yang menyediakan pemberdayaan utama untuk distributor) dan itu adalah masalah besar di benua yang beragam seperti Afrika. 

Untuk itu, muncul kebutuhan akan organisasi; sistem manajemen distributor yang dapat mengakomodasi kebutuhan yang disebutkan di atas, terutama di pasar Afrika yang berkembang pesat. 

Kami telah menyusun artikel ini untuk membantu Anda memahami mengapa distribusi ritel yang sukses di Afrika tidak dapat berjalan tanpa DMS atau sistem manajemen distributor yang memenuhi kebutuhan unik mereka.

Apa yang dimaksud dengan DMS?

Ketika pasar semakin kompetitif dengan meningkatnya permintaan, perusahaan yang bergantung pada sistem lama beralih ke teknologi yang lebih baik untuk mendukung jaringan distribusi mereka. 

DMS yang ideal harus mencakup banyak hal, mulai dari pemberdayaan utama untuk distributor hingga visibilitas yang jelas pada penjualan sekunder yang penting untuk mengoptimalkan rute ke pasar dan mempertahankan keunggulan kompetitif di pasar. 

Mengatasi Tantangan Distribusi di Pasar Afrika

Kurangnya Visibilitas Penjualan Sekunder - Penjualan sekunder adalah transaksi yang terjadi antara distributor dan pengecer/pelanggan. Karena tidak adanya sistem DMS, merek tidak memiliki visibilitas pada aktivitas antara pengecer dan distributor, sehingga kehilangan kesempatan untuk mengidentifikasi masalah ritel dan menyelesaikannya tepat waktu. 

Kurangnya Proses Klaim yang Dapat Diandalkan - Distributor di Afrika sering kali menemukan produk yang rusak atau kedaluwarsa yang ingin mereka kembalikan atau klaim kembali ketika sebuah merek menawarkan diskon atau promosi khusus kepada pengecer. Tidak adanya saluran yang jelas untuk mengajukan klaim dan kemudian memantau klaim tersebut merupakan penyebab utama ketidakpuasan distributor. 

Tanpa proses yang efisien, pengajuan klaim ini dapat menjadi membosankan atau tertunda secara signifikan, yang berpotensi memengaruhi citra merek yang mengakibatkan hilangnya peluang penjualan untuk merek tersebut. 

Kurangnya Kejelasan tentang Pembayaran - Tanpa DMS atau yang tidak terlalu berfokus pada aspek pembayaran penjualan, distributor cenderung tidak mengetahui status kredit atau pemenuhan pembayaran mereka. Hal ini terjadi karena merek mungkin tidak menyimpan catatan tagihan untuk distributor mereka atau jika ada, mereka mungkin menerimanya dalam bentuk selembar kertas yang bisa saja salah tempat atau tertunda. Sebaliknya, SOA digital dan catatan kredit/debit dapat mencegah atau menghilangkan keraguan/kebingungan tentang transaksi di masa lalu.  

DMS yang Kaku dengan Skalabilitas Terbatas - Strategi bisnis terus berkembang. Begitu juga tren, dengan pengenalan konsep dan tujuan baru. Ketidakpastian semacam ini berarti Anda harus memiliki DMS yang mudah diskalakan untuk masa depan dibandingkan dengan arsitektur perangkat lunak yang kaku di mana Anda hanya dapat menambahkan fitur atau aspek baru dengan mengembangkan kembali aplikasi dari awal, membuang waktu, uang, dan sumber daya. 

Tidak Ada Pemberdayaan untuk Distributor - Distributor sering kali berada dalam situasi di mana stok mereka hampir habis dan kunjungan tenaga penjual berikutnya baru akan dilakukan beberapa hari lagi. Tidak dapat melakukan apa pun di sini berarti risiko kehabisan stok dan kehilangan penjualan, dan bahkan kehilangan reputasi di tingkat ritel. 

Sebaliknya, mengaktifkan distributor Anda dengan DMS yang memungkinkan pemesanan mandiri selain memberi mereka visibilitas penuh pada skema dan hadiah akan meningkatkan penjualan utama Anda dan dengan demikian juga penjualan sekunder Anda.

Pasar yang Terfragmentasi - Jaringan distribusi di Afrika sangat terfragmentasi karena dominasi pengecer kecil dan pedagang grosir independen. Terdapat ketergantungan yang kuat pada distributor lokal di wilayah ini, dan banyaknya kasus seperti itu memecah belah rantai pasokan, menyebabkan kebingungan, penundaan penyelesaian masalah, dan bahkan kekurangan stok. 

Selain itu, toko-toko kecil di daerah pedesaan sering kali bergantung pada pedagang grosir yang memiliki rangkaian produk yang terbatas, yang dapat menghambat pertumbuhan merek dan bahkan penetrasi pasar. DMS dapat menyederhanakan proses ini dengan menyediakan data inventaris terkini, penjualan, dan kinerja distributor, serta memastikan pengiriman tepat waktu ke distributor karena pemesanan yang tepat waktu.

Kesenjangan pelatihan - Seperti yang telah disebutkan, adopsi teknologi di Afrika berjalan lambat dan salah satu penyebab utamanya adalah kurangnya pelatihan. Banyak sistem yang hadir dengan navigasi UI atau alur kerja yang rumit yang menyulitkan pengguna non-teknis untuk memahami cara menggunakan DMS, dan bahkan ada kurva yang mengintai. 

Sebuah DMS, jika dirancang dengan baik, dapat mengatasi semua tantangan di atas. Oleh karena itu, merek harus mencari cara untuk mengadopsi DMS yang mudah digunakan tanpa mengorbankan fungsi penting apa pun dan juga menampilkan aksesibilitas yang mudah. 

Manfaat Menggunakan DMS di Pasar Afrika

Sistem Manajemen Distributor (DMS) idealnya merupakan alat yang ampuh yang digunakan oleh merek untuk mengelola promosi, manajemen inventaris, dan pembuatan faktur. Namun, sebagian besar penyedia DMS menawarkan DMS dengan visibilitas penjualan sekunder, tanpa memperhatikan penjualan primer. Hal ini menyebabkan kehabisan stok di mana distributor tidak mengetahui tentang stok yang rendah pada waktunya atau tidak dapat mengambil tindakan. 

Selain itu, kurangnya penghargaan dan visibilitas pencapaian dalam sistem seperti itu juga dapat menurunkan loyalitas. Penundaan apa pun pada tingkat ini sangat memengaruhi kolaborasi merek-distributor, yang secara langsung memengaruhi penjualan sekunder dan pada akhirnya melumpuhkan seluruh rute Anda ke pasar. Kasus serupa dapat dibuat terhadap sistem manajemen distributor tradisional yang tidak memberikan analitik kepada distributor, membuat mereka terbatas pada peran logistik, padahal mereka dapat menjadi pemecah masalah.

Untuk menegaskan kembali, ada dua aspek dalam DMS - penjualan primer dan sekunder - yang satu memungkinkan dan menginspirasi distributor untuk melakukan lebih banyak bisnis dengan Anda dan membantu tujuan Anda, dan yang lainnya untuk memantau apa yang terjadi di tingkat ritel dan merencanakan investasi di tingkat toko, mengelola kinerja tim, dan mengukur efektivitas skema perdagangan. Satu tanpa yang lain, seperti pada kebanyakan DMS, meninggalkan kekosongan dalam upaya RTM Anda. 

DMS juga menyimpan informasi distributor dan peritel utama, sehingga memungkinkan merek untuk memantau rantai pasokan mereka, mengambil keputusan yang tepat, dan meningkatkan efisiensi.

DMS harus memberikan banyak keuntungan strategis bagi bisnis:

• Pemberdayaan utama - Hal ini memungkinkan distributor Anda untuk mengendalikan situasi seperti stok rendah dan melakukan pemesanan tanpa bergantung pada tim penjualan Anda untuk melakukannya. Dengan akses yang mudah ke DMS melalui platform seperti WhatsApp atau Viber, distributor dapat dengan mudah melihat produk dan skema, serta melakukan pemesanan secara mandiri. Hal ini juga mencakup kemampuan distributor untuk dapat mengajukan dan memantau klaim pada DMS, seperti klaim tolak bayar.
• Visibilitas sekunder - DMS juga seharusnya menawarkan visibilitas sekunder yang lengkap kepada merek, yang tanpanya mereka tidak akan dapat memahami apa yang terjadi di tingkat ritel, SKU mana yang memiliki permintaan, serta kapan dan di mana harus mengkalibrasi ulang strategi yang ada. 
• Integrasi dengan SFA dan Aplikasi Pengecer untuk penjualan sekunder yang mulus - Ketika DMS terintegrasi dengan SFA dan mungkin aplikasi pelanggan/pengecer, hal ini memungkinkan kolaborasi yang konstan antara distributor, tim penjualan, dan pengecer. Setiap pesanan yang dilakukan di tingkat ritel akan mengalir dengan lancar ke dalam DMS untuk ditindaklanjuti oleh distributor tanpa penundaan. Hal ini menghilangkan kebutuhan untuk proses tersebut hanya bergantung pada panggilan telepon atau kunjungan fisik.
• Transparansi pembayaran/SOA - DMS memungkinkan transparansi pembayaran secara keseluruhan dengan menyediakan laporan rekening dan catatan kredit/debit untuk memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama tentang semua transaksi. Hal ini memungkinkan operasi rute-ke-pasar yang efisien dan penggunaan kredit yang tersedia secara memadai. 
• Analisis/Laporan untuk distributor - Data tidak berguna kecuali Anda memiliki cara untuk menyimpulkannya dan distributor yang tidak dapat menginterpretasikan data hanya terbatas pada logistik. Sistem akuntansi yang sederhana atau tidak adanya sistem sama sekali berarti mereka tidak dapat berkontribusi pada tujuan penjualan Anda dan hanya melakukan manajemen akun, pengiriman, dan faktur. 

Misalnya, dengan laporan atau analitik tentang data penjualan, distributor dapat membantu Anda dalam hal pengecer dan SKU yang berkinerja buruk - baik dalam hal identifikasi maupun resolusi.

• Manajemen klaim yang efektif - DMS yang mendaftarkan klaim dan memberi tahu distributor tentang statusnya memastikan transparansi dan kepercayaan terhadap merek Anda. Menangani klaim seperti pengembalian produk dengan segera sangat penting untuk menghindari kerugian penjualan, sementara klaim seperti pengembalian dana dari promosi peritel, membutuhkan manajemen yang efisien untuk menghindari kerugian pada merek Anda. 

Mengapa BeatRoute?

Menerapkan solusi digital seperti BeatRoute di pusat distribusi dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi jaringan distribusi Anda. Dengan DMS kami, Anda akan menyaksikan peningkatan seperti penyimpanan stok yang lebih baik, pemesanan tepat waktu, kesadaran produk, optimalisasi rute, manajemen keluhan yang efektif, dan banyak lagi. Semua ini berkontribusi pada pergerakan produk yang lebih cepat di seluruh rantai pasokan ke konsumen, yaitu offtake. 

Dengan menempatkan distributor dan pemangku kepentingan lainnya dalam satu platform, BeatRoute menyederhanakan proses rute ke pasar, mengurangi inefisiensi dengan mendorong kolaborasi. Platform ini memberikan wawasan berharga tentang penjualan, tingkat stok, dan permintaan, sehingga memungkinkan merek untuk menyesuaikan strategi dengan cepat. 

Sebagai hasilnya, Anda menyaksikan pergerakan produk yang dipercepat secara keseluruhan, meningkatkan kecepatan distribusi dan pada akhirnya meningkatkan kehadiran merek di pasar dan keuntungan.

Jika ini menarik bagi Anda, silakan coba demo gratis!