Manajemen pengeluaran sebenarnya selalu bisa dilakukan di BeatRoute melalui Custom Workflow. Pada rilis ini kami memperkenalkan template Manajemen Pengeluaran khusus — pengalaman yang dibuat khusus untuk admin, manajer, dan tim lapangan, didukung oleh AI yang dirancang untuk pengeluaran. Kini satu alur kerja mencakup pengajuan terstruktur, validasi kebijakan, penggantian biaya perjalanan otomatis, deteksi penipuan, dan visibilitas pembayaran.

Tim lapangan mengajukan klaim hanya dalam beberapa ketukan, dengan batas kebijakan diterapkan secara real-time.

Apa yang baru dalam alur kerja Manajemen Pengeluaran

1. Jenis pengeluaran & batas kebijakan per tingkat jabatan

Batas klaim dapat dikonfigurasi untuk setiap jenis pengeluaran di tingkat jabatan, sehingga seorang Sales Officer dan Regional Manager dapat memiliki hak yang berbeda untuk kategori yang sama. Batas diterapkan saat pengajuan, menghilangkan proses bolak-balik pemeriksaan kebijakan manual.

2. Penggantian biaya perjalanan otomatis

Untuk klaim perjalanan lokal berdasarkan jarak tempuh aktual, penggantian biaya dibuat secara otomatis menggunakan jarak yang sudah dilacak BeatRoute. Tidak ada langkah pencatatan terpisah — data perjalanan yang terekam sepanjang hari menjadi klaimnya.

3. Deteksi penipuan berbasis AI

Jika diaktifkan, sistem menandai pengajuan yang mencurigakan sebelum sampai ke tim keuangan — ketidakcocokan lokasi antara kota pada tagihan dan kota aktivitas pengguna yang terekam, tagihan duplikat antar pengguna, dan pelanggaran batas kebijakan — lalu menampilkannya kepada pemberi persetujuan untuk ditindaklanjuti.

4. Pelacakan persetujuan & pembayaran

Setiap tagihan dapat disetujui penuh, disetujui sebagian, atau ditolak melalui alur persetujuan yang dapat dikonfigurasi. Dengan Pelacakan Pembayaran aktif, setiap entri memiliki status Tertunda atau Dibayar, sehingga tim lapangan selalu tahu kapan penggantian biaya telah diproses.

Admin mengonfigurasi jenis pengeluaran, batas per jabatan, dan alur persetujuan dari satu tempat.

Mengapa ini penting

Penanganan pengeluaran adalah salah satu bagian yang paling banyak menimbulkan gesekan dan rawan kesalahan dalam menjalankan tim lapangan. Dengan memindahkan pengajuan, penerapan kebijakan, penggantian biaya perjalanan, pemeriksaan penipuan, dan status pembayaran ke dalam satu alur kerja Goal-Driven, BeatRoute mengurangi upaya manual bagi tim lapangan dan manajer, memberi tim keuangan jejak yang lebih bersih dan dapat diaudit, serta membiarkan AI menangkap kebocoran yang terlewat oleh peninjauan manual.

Sudah menjadi pelanggan BeatRoute? Hubungi customer success manager Anda untuk mempelajari lebih lanjut tentang alur kerja Manajemen Pengeluaran. Baru mengenal BeatRoute? Minta demo gratis untuk melihatnya beraksi.