Software de Planificación de Visitas para Equipos de Ventas en Campo
Para marcas de consumo masivo: define qué tiendas visita cada vendedor cada día y, con la app en campo, mide cada cuánto se visita cada una.
Planificación de Rutas
Scheduling AI Agent
Optimización de Rutas
⊢Elegido por líderes de categoría en todo el mundo⊣
¿Qué es un software de planificación de visitas?
Un software de planificación de visitas, o de planificación de rutas, decide qué tiendas atiende cada vendedor, cada cuánto y en qué día. Luego mide la frecuencia y descuenta cada visita real del plan.
Una ruta es el grupo fijo de tiendas que un vendedor recorre en un día. El plan de rutas repite esas rutas cada semana o cada mes. El calendario fijo de rutas de un vendedor se conoce como plan de ruta permanente, o PJP por sus siglas en inglés.
Si solo les pides un número de visitas, los vendedores lo cumplen con las paradas fáciles y la tienda grande se queda esperando. Por eso BeatRoute asigna las visitas de cada cliente según lo que vale: una tienda grande con pedido pendiente va antes que una pequeña que pidió ayer. La cifra que conviene vigilar es el porcentaje de los clientes de cada vendedor que recibió sus visitas, no el total de visitas.
Tres formas de planificar las visitas de ventas y a quién le conviene cada una:
Rutas fijas en una hoja de cálculo
Los mismos clientes, el mismo día, cada semana
Cuesta poco para empezar, pero nadie contrasta el plan con lo que de verdad se visitó, y queda viejo en cuanto abren o cierran tiendas.
Alcanza para un equipo chico con pocos clientes.
Herramientas solo de rutas
El orden más rápido para las paradas de hoy
Acorta el traslado cuando ya sabes adónde ir, pero no decide qué tiendas importan ni cada cuánto hay que visitarlas.
Conviene cuando los vendedores ya tienen una lista fija.
Planificación de rutas por valor
Qué clientes, con qué frecuencia, qué día
Fija la frecuencia según el valor de cada tienda, arma las rutas y las reajusta cuando el mercado cambia. Esto es lo que hace BeatRoute.
Hecha para marcas que venden por distribuidores y tienen equipos de campo grandes.
1. Arma el plan de rutas
Una buena planificación de visitas de ventas empieza por los puntos de venta. Clasifícalos, define cada cuánto se visita cada uno y dale a cada vendedor un plan que pueda terminar.
Clasifica los puntos de venta por valor
Ordena los puntos de venta en clases A, B y C según sus ventas y su potencial, para que un supermercado grande reciba más visitas que una tienda de barrio.
Define la frecuencia de visita de cada clase
Visita cada semana a tus mejores puntos de venta, cada dos semanas a los intermedios y cada mes al resto. Así el plan sabe cuántas visitas debe cada vendedor.
Arma rutas que caben en una jornada
Agrupa los puntos de venta cercanos según la distancia y lo que dura cada visita, porque una ruta que el vendedor no puede terminar en un día es demasiado larga.
Asigna las rutas como un plan de ruta permanente
Dale a cada vendedor un plan semanal o mensual parejo, con espacio para visitas urgentes. Un punto de venta sin ruta se ve como un hueco de cobertura.
2. Ejecuta el día en campo
Los vendedores abren la app con la lista lista, hacen check-in en la tienda y cumplen la tarea que más importa ahí.
Empieza el día con una lista de visitas lista
Cada vendedor ve la ruta de hoy en orden, con la tarea de cada punto de venta: un pedido, un cobro, una incidencia o una promoción nueva.
Haz check-in con una visita geolocalizada
Cada check-in registra dónde y cuándo estuvo el vendedor. Puedes configurar que una visita cuente solo si coincide con la ubicación guardada del punto de venta.
Mueve las visitas cuando cambian las prioridades
Cuando caen los pedidos de un cliente o se atrasa un pago, el Scheduling AI Agent sube ese punto de venta en la lista del día. Con el agente, las visitas productivas subieron de 45% a 78%.
Reduce el traslado con la optimización de rutas
La optimización de rutas traza el recorrido más corto entre las paradas de cada día, para que los vendedores falten a menos visitas planeadas.
3. Compara visitas planificadas vs realizadas
Mira qué puntos de venta recibieron sus visitas y cuáles no, y corrige el plan antes de que termine el mes.
Mide visitas planificadas vs realizadas
Mira las visitas hechas frente al plan, y cuáles terminaron en un pedido, por vendedor y por ruta, para que un punto de venta sin visita se vea la misma semana.
Mantén cada clase en su frecuencia de visita
Sigue el cumplimiento de ruta (también llamado cumplimiento del PJP), la cobertura de los mejores puntos de venta y los puntos de venta sin visita. Cuando una clase se atrasa, sus puntos de venta suben en la agenda.
Redibuja las rutas conforme cambia el mercado
Rebalancea las rutas cuando abren puntos de venta y rotan los vendedores. Calcula cuántos vendedores necesita un territorio a partir del número de clientes, la frecuencia de visita y el tiempo por visita.
Cómo Valvoline Cummins ve cada visita a un punto de venta
Con BeatRoute, los vendedores de Valvoline Cummins pasaron de atender entre 25 y 30% de sus clientes asignados a más de 70%.
BeatRoute nos dio visibilidad exacta de qué puntos de venta se visitan, cuándo, y qué sucede durante esas visitas. Alineó a nuestro equipo de campo con la filosofía de la alta dirección, con un soporte de help desk y una flexibilidad excepcionales.
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Preguntas frecuentes
¿Qué software permite saber cada cuánto se visita una tienda?
Un software de planificación de visitas, o una app de fuerza de ventas que ya traiga la planificación de rutas. En BeatRoute fijas una frecuencia para cada clase de cliente y cada check-in geolocalizado cuenta contra ella. Un reporte muestra qué tiendas van atrasadas frente al plan, por vendedor y por ruta.
¿Cuántas tiendas debe tener una ruta?
Las que un vendedor pueda atender bien en su jornada, ni una más. Suma lo que dura cada visita y el traslado entre paradas: una tienda grande con pedido y revisión de anaquel toma más tiempo. Si el total rebasa la jornada, divide la ruta. En zonas urbanas densas caben más tiendas por ruta que en recorridos largos, donde la distancia y el tráfico se comen el día. En la guía de planificación de rutas armamos un plan paso a paso.
¿En qué se diferencia la planificación de visitas de la optimización de rutas?
La planificación decide qué tiendas cubre cada vendedor, cada cuánto y en qué día. La optimización toma las paradas de un solo día y encuentra el recorrido más corto entre ellas. Un buen proceso necesita las dos: el plan fija el ciclo y la optimización de rutas recorta el traslado diario.
¿Qué debo buscar en un software de planificación de visitas?
Clases de clientes con su propia frecuencia de visita y rutas armadas según ubicación y tiempo por visita. También check-ins geolocalizados y reportes de visitas planeadas vs realizadas por vendedor, ruta y clase. Y que suba una tienda en la lista del día cuando sus pedidos o sus pagos se atrasan, como hace el Scheduling AI Agent. La app debe funcionar sin conexión, porque muchas tiendas están donde la señal es débil.
¿Se pueden programar las visitas según el horario de cada vendedor?
Sí. Registras las horas de trabajo de cada vendedor por día y BeatRoute acomoda las visitas en el tiempo que tiene. También puedes fijar una visita a un día y una hora cuando una tienda solo recibe pedidos en cierta ventana.