Para evaluar un software SFA, pide verlo funcionar con uno de tus distribuidores durante un cierre de mes completo, antes de llevarlo a toda tu red. Una demo suele mostrar una tienda con buena señal, precios limpios y un pedido que sale en segundos. Tu operación es otra. Tienes distribuidores que también cargan otras marcas, tiendas de barrio sin cobertura y promociones por escala que cambian cada mes. La regla que decide es sencilla: si al cierre las ventas que registró la app no cuadran con lo que facturó el distribuidor, lo demás no importa.
Un software SFA (automatización de la fuerza de ventas) es la app con la que tus vendedores planean visitas, levantan pedidos y cobran. Con ella, tus gerentes ven lo que pasa en la calle. Esta guía es para el director comercial o el gerente de distribución de un fabricante que vende por distribuidores. Si todavía no sabes qué tipo de herramienta necesitas, empieza por la guía de herramientas de automatización de la fuerza de ventas.
Qué exigirle al software SFA según cómo llega tu producto a la tienda
Antes de ver demos, anota qué parte de tu volumen pasa por cada una de estas rutas. Ese peso te dice qué probar primero. Un fabricante de snacks que vende casi todo en preventa a tiendas de barrio necesita otra cosa que uno de cuidado personal que vende sobre todo en supermercados. En nuestra página de consumo masivo verás cómo se arma cada ruta en BeatRoute.
En cualquier ruta, una promoción por escala como "lleva 10 cajas y paga 9" debe calcularse cuando el vendedor captura el pedido. No debe esperar a una nota de crédito un mes después. Así la tienda ve el beneficio y el distribuidor factura lo correcto.
Preventa con distribuidor exclusivo
Tu vendedor levanta el pedido y el distribuidor lo surte después. Aquí hay dos riesgos. El vendedor puede prometer lo que no hay en la bodega. O alguien del distribuidor tiene que capturar otra vez el pedido para facturarlo. Exige que el pedido entre directo a su facturación.
Distribuidor multimarca
Un distribuidor no exclusivo carga tus productos junto a los de otras marcas. Su vendedor decide qué ofrecer en cada tienda. Lo difícil aquí es ver tu sell-out, es decir, lo que el distribuidor le vendió a cada tienda. No quieres depender del Excel que te manda cuando puede.
Pregunta cómo llegan esos datos. Hay tres caminos: un conector a su sistema de facturación, un sistema de gestión de distribuidores que él mismo use, o una app sencilla si es pequeño y no tiene sistema. Un buen software SFA cubre los tres, porque tu red casi nunca es pareja. Además, lo que le facturas al distribuidor (sell-in) y lo que él vende a las tiendas (sell-out) deben verse juntos con tu ERP. Más detalle en la guía de seguimiento de ventas secundarias.
Autoventa
En la autoventa, el vendedor vende y entrega desde el mismo camión. El software tiene que llevar la carga de la mañana, cada venta y cobro del día y la liquidación al regreso. Así el inventario del camión cuadra con el dinero que entrega. Si tienes preventa y autoventa en el mismo territorio, pide verlas en una sola app, con un solo registro de cada tienda.
Mayoristas
Un mayorista compra por volumen y revende a tiendas que tu equipo nunca visita. Tiene su propia lista de precios, su crédito y otra frecuencia de visita. Pide ver una cuenta de mayorista con su lista de precios y su límite de crédito. Confirma que sus compras no se mezclan con las de las tiendas.
Cadenas y supermercados
En una cadena, el pedido casi siempre se negocia en la central. La visita a la tienda sirve para revisar anaquel o góndola, exhibiciones, precio y agotados. Pide ver en el mismo celular el formulario de una cadena, con sus fotos y preguntas, junto al de una tienda de barrio.
La prueba que decide: un distribuidor y un cierre de mes
Una demo muestra lo que el software puede hacer. Una prueba con un distribuidor muestra si funciona con tus datos, con tus vendedores y con la facturación de otra empresa. Elige un distribuidor que tenga su propio sistema de facturación, porque ahí se ve si la conexión aguanta. Antes de firmar, pide a cada proveedor que te diga cómo correría la prueba:
- Con qué datos: tus tiendas, tus precios y una promoción que tengas activa, no datos de ejemplo.
- Por cuánto tiempo: hasta después del cierre de mes, para que el cuadre entre en la prueba.
- Quién del equipo del proveedor acompaña al distribuidor durante el cierre.
- Cuánto cuesta y si ese costo se descuenta del contrato si sigues adelante.
Anota de antemano qué cuenta como aprobar. Esta tabla sirve de punto de partida.
| Prueba | Cómo hacerla | Qué es aprobar |
|---|---|---|
| Cuadre de sell-out | Al cierre, compara las ventas que registró la app con las facturas del distribuidor, tienda por tienda | Cada diferencia tiene una explicación, como una devolución o un pedido que no se surtió |
| Pedido sin señal | Levanta un pedido en una tienda de barrio sin cobertura y vuelve a una zona con señal | El pedido llega una sola vez, con sus precios y su promoción |
| Promoción por escala | Carga una promoción que tengas activa y captura un pedido que la alcance | El descuento aparece en el pedido y en la factura del distribuidor sin que nadie lo capture a mano |
| Inventario y liquidación | Pide más de lo que hay en la bodega del distribuidor. En autoventa, liquida un camión al final del día | El vendedor ve la existencia antes de enviar. En autoventa, la carga, lo vendido y el dinero entregado cuadran |
| Alta de tienda nueva | Da de alta, desde el celular de un vendedor, una tienda que ya existe con otro nombre | El sistema avisa del posible duplicado y el supervisor aprueba antes de activarla |
| Un cambio de tu equipo | Que alguien de administración de ventas agregue una pregunta al formulario de visita | Lo hace por su cuenta, sin pedirle nada al proveedor |
La primera fila pesa más que las otras cinco. Los incentivos de tus vendedores, los reclamos de promociones del distribuidor y tus metas por territorio se calculan sobre las ventas secundarias. Si esas cifras no coinciden con las facturas, alguien en administración de ventas las va a cuadrar a mano cada mes. Y el distribuidor va a seguir confiando más en su Excel que en tu plataforma.
Por eso conviene que el pedido del vendedor y la factura del distribuidor vivan en la misma plataforma. En BeatRoute, el pedido que levanta el vendedor llega al sistema de gestión de distribuidores. Ahí el distribuidor lo surte y lo factura.
AAVA Brands es una empresa de consumo masivo de Nigeria. Conectó el SFA y el DMS de BeatRoute con su ERP para ver sus ventas primarias y secundarias en una sola vista. En la plataforma de BeatRoute, su sell-out por tienda creció entre 25% y 30%, y la productividad de su fuerza de campo, entre 18% y 20%. Lee el caso de éxito de AAVA Brands.
BeatRoute es para marcas cuyos vendedores atienden a muchos comercios a través de distribuidores y quieren la gestión de distribuidores en la misma plataforma. Si ese es tu caso, pide una demo y la recorremos con tus rutas, tus precios y una de tus promociones.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un software SFA?
Pide que cada cotización separe licencias, implementación, integraciones y soporte, para comparar a los proveedores sobre la misma base. BeatRoute es software por suscripción, con precio por usuario y módulo en contratos anuales, sin prueba gratuita.
¿Quién debe participar en la evaluación?
Cuatro personas: alguien de ventas que conozca las rutas, alguien de administración de ventas (quien hoy cuadra las cifras con los distribuidores), alguien de TI para la conexión con el ERP y el propio distribuidor de la prueba.
¿Qué le pido al distribuidor durante la prueba?
Que comparta sus facturas del mes de tus productos, que nombre a una persona de su administración para revisar el cuadre contigo y que su bodega surta desde el sistema los pedidos de la prueba. Explícale lo que gana: pedidos que llegan completos y promociones que ya vienen calculadas.
¿Qué diferencia hay entre un software SFA y un sistema de gestión de distribuidores?
El software SFA organiza el día del vendedor: rutas, visitas, pedidos y cobranza. El sistema de gestión de distribuidores (DMS) lleva la operación del distribuidor: inventario, facturación y saldos. BeatRoute tiene los dos en la misma plataforma.