Herramientas de automatización de la fuerza de ventas: 5 tipos

Qué hacen las herramientas de automatización de la fuerza de ventas

Toda herramienta de SFA automatiza partes del proceso de venta para que el vendedor capture menos datos y atienda más a sus clientes. Cada una ayuda con alguna mezcla de cinco tareas. Lo que cambia entre productos es cuáles hacen bien y para qué tipo de vendedor.

• Planear el día. Decidir a qué clientes o puntos de venta llama o visita cada vendedor, y en qué orden.
• Registrar el trabajo. Anotar llamadas, visitas, notas, fotos y respuestas de encuestas en el momento, en lugar de pasarlas en limpio después.
• Vender. Armar cotizaciones o tomar pedidos con los precios, descuentos e inventario correctos a la vista.
• Dar seguimiento. Controlar prospectos, clientes nuevos y negociaciones abiertas, con recordatorios para que nada se pierda.
• Reportar. Mostrar a los gerentes qué pasa en la calle o en el pipeline cuando todavía hay tiempo de reaccionar.

Los cinco tipos de herramientas de automatización de la fuerza de ventas

1. SFA dentro de una suite de CRM

La mayoría de las suites de gestión de relaciones con clientes (CRM) incluyen un módulo de SFA. Maneja los contactos y reúne cuentas, prospectos y negociaciones en un solo lugar. Mueve cada negociación por las etapas del pipeline, registra correos y reuniones, y proyecta los ingresos a partir del pipeline.

Para quién sirve: equipos B2B de escritorio que venden a pocas cuentas grandes durante semanas o meses, como software, servicios a empresas o equipo industrial. Dónde se queda corto: da por hecho un vendedor frente a una laptop con buena conexión, y dice poco sobre visitas a puntos de venta, revisión de anaqueles o lo que tiene un distribuidor en bodega. Nuestra guía de SFA vs CRM explica esa diferencia con más detalle.

2. Herramientas de ventas internas y marcadores automáticos

Se montan sobre un CRM y ayudan a contactar rápido a muchos prospectos. Corren secuencias de correos y llamadas, marcan los números automáticamente, graban y transcriben llamadas, y avisan al vendedor cuándo dar seguimiento.

Para quién sirve: equipos de ventas internas que prospectan por teléfono y correo en volumen. Dónde se queda corto: no hace nada por los vendedores que visitan en persona a clientes que ya tienen.

3. Apps de automatización de ventas en campo

Una app de SFA de campo está hecha para vendedores que visitan clientes en persona: tiendas de abarrotes, tienditas de barrio, farmacias, ferreterías, refaccionarias o salones de belleza. Cada mañana la app le muestra al vendedor su ruta del día: la lista fija de puntos de venta que le toca cubrir. En cada punto el vendedor registra su llegada, toma el pedido con la lista de precios y las promociones comerciales correctas, registra cobranza y devoluciones, y captura fotos de anaquel y auditorías. La app sigue funcionando sin señal y sincroniza después. Los gerentes ven las visitas y los pedidos conforme ocurren.

Las mejores apps de campo también se conectan con los distribuidores. El vendedor puede ver qué inventario tiene cada distribuidor. La marca puede dar seguimiento a las ventas secundarias, es decir, las del distribuidor al detallista, además de lo que ella le facturó al distribuidor.

Para quién sirve: marcas de consumo cuyos vendedores cubren muchos puntos de venta pequeños, casi siempre a través de distribuidores, en consumo masivo, farmacéutica, materiales de construcción, bienes de consumo duraderos y giros parecidos. Dónde se queda corto: es demasiado para un equipo que cierra pocas ventas grandes al trimestre desde la oficina.

4. Herramientas de planeación de rutas y territorios

Dividen el mercado en territorios, definen cada cuánto debe visitarse cada punto de venta y arman la ruta más corta razonable para cada día. Las buenas equilibran la carga entre vendedores y dan prioridad a los puntos con más potencial, para que no se salten las tiendas que más venden mientras las que casi no compran reciben visita semanal por costumbre.

Para quién sirve: equipos de campo cuyo mayor problema es la cobertura y el tiempo de traslado. Dónde se queda corto: como herramienta aparte, planea visitas que no puede ver. Funciona mejor dentro de una app de SFA de campo, donde el plan y los datos de la visita viven juntos. Conoce cómo funcionan la optimización de rutas y la planificación de visitas dentro de una sola plataforma.

5. Apps de seguimiento y asistencia de la fuerza de campo

Registran a qué hora empieza y termina el día cada vendedor, dónde estuvo, cuánto recorrió y qué gastos reclama.

Para quién sirve: negocios que sobre todo quieren comprobar asistencia y recorridos. Dónde se queda corto: te dice dónde estuvo el vendedor, pero no qué vendió ni qué debería vender después. La mayoría de las apps de SFA de campo incluyen el seguimiento de la fuerza de ventas como una función más.

Los cinco tipos de un vistazo

Si vendes productos de consumo a través de tiendas, casi todo lo que necesitas está en el tercer tipo, con planeación de rutas y seguimiento incluidos. Comprarlos como tres herramientas separadas significa tres accesos para el vendedor y tres bases de datos que el gerente tiene que juntar a mano.

Funciones que debes revisar antes de comprar

Sea cual sea el tipo que preseleccionas, pasa cada producto por esta lista. Para ver a fondo qué debe lograr un SFA de campo, lee nuestra guía de software de automatización de la fuerza de ventas, y si compras para consumo masivo hay una lista más larga para evaluar SFA en FMCG.

• Planeación: ¿le dice a cada vendedor adónde ir o a quién llamar hoy, y por qué ese cliente va primero?
• Captura rápida: ¿puede el vendedor registrar su llegada, anotar la visita y llenar un formulario en pocos toques? En campo, ¿todo eso funciona sin conexión?
• Pedidos: ¿ve el vendedor la lista de precios, los descuentos, las promociones comerciales y el inventario correctos al tomar el pedido, y la herramienta le sugiere qué agregar?
• Prospectos y clientes nuevos: ¿pueden dar de alta un punto de venta o un prospecto en el momento, con la aprobación y la asignación resueltas solas?
• Vista del gerente: ¿puede el gerente ver hoy las visitas, los pedidos y las brechas contra la meta, sin esperar un reporte?
• Integraciones: ¿los datos van y vienen entre la herramienta y tu ERP, tu sistema contable, tu CRM y, si trabajas con distribuidores, su sistema de facturación?
• Configuración sin código: ¿puede tu propio equipo cambiar formularios, aprobaciones y flujos cuando cambia el plan de ventas?
• Adopción: ¿la app corre rápido en los celulares que los vendedores realmente traen, en su idioma y con datos móviles irregulares?
• Guía: ¿la herramienta recomienda el siguiente punto de venta, la siguiente llamada o la siguiente línea del pedido, o solo muestra lo que ya pasó?
• Estructura de precios: ¿se cobra por usuario, por módulo o por ambos, con plan mensual o anual? ¿Cuánto cuestan además la implementación, la integración y el soporte?

Juzga cada función con una sola pregunta: ¿la va a usar un vendedor todos los días de trabajo? Una función que nadie abre solo suma costo.

Cómo cambia la elección según la forma en que vende tu equipo

Escritorio o calle

Los vendedores que venden por teléfono, correo y videollamada viven dentro del CRM y necesitan pipeline, secuencias y pronósticos. Los que venden en persona viven con el celular en la puerta de una tienda y necesitan rutas, toma de pedidos sin conexión y formularios rápidos en el punto de venta. La mayoría de los equipos es claramente una cosa o la otra. Si tienes las dos, elige la herramienta del equipo más grande y conéctala con la otra. Muchas marcas de consumo trabajan justo así: el equipo de cuentas clave que vende a cadenas trabaja en el CRM, y el equipo de calle que cubre las tiendas independientes trabaja en una app de SFA de campo.

Pocas cuentas grandes o muchos puntos de venta pequeños

Con pocas cuentas grandes, cada negociación es un proyecto: larga, de alto valor y seguida etapa por etapa. Con muchos puntos de venta pequeños, el trabajo es repetitivo y las ganancias vienen de la cobertura, la frecuencia de visita y el tamaño del pedido por visita. Un vendedor que visita la misma tienda de abarrotes cada semana saca más provecho de una buena sugerencia de pedido que de las etapas de un pipeline.

Venta directa o por distribuidores

Si vendes por distribuidores, el pedido del vendedor muchas veces va al distribuidor y no a ti. Entonces tu herramienta de SFA debe ver el inventario del distribuidor, pasar los pedidos al distribuidor correcto y registrar las ventas secundarias. Eso casi siempre significa un SFA de campo conectado a un sistema de gestión de distribuidores. El módulo de SFA de un CRM rara vez cubre esto sin mucho desarrollo a la medida.

Una regla sencilla: si tus vendedores venden desde un escritorio a pocas cuentas grandes, empieza por el módulo de SFA de tu CRM. Si tus vendedores visitan muchas tiendas y vendes por distribuidores, compra un SFA de campo que vea el inventario del distribuidor y las ventas secundarias. Si ese es tu equipo, mira en una demo cómo lo resuelve BeatRoute.

Por industria

El SFA de campo se configura distinto en cada giro. Esto es lo que conviene buscar en los principales:

• Consumo masivo y alimentos: muchos puntos de venta, visitas frecuentes, promociones comerciales aplicadas al levantar el pedido y el inventario del distribuidor a la vista.
• Farmacéutica: visitas a médicos y farmacias, control de muestras médicas y registros que resistan una auditoría de cumplimiento.
• Materiales de construcción y pinturas: distribuidores y ferreterías, más los contratistas, maestros de obra y pintores que influyen en su compra, a menudo con un programa de lealtad.
• Bienes de consumo duraderos: mostradores de los distribuidores, revisión de exhibiciones, demostraciones de producto y promotores en tienda. Busca una herramienta que registre lo que cada distribuidor vende al cliente final y no solo lo que pidió, porque el producto puede quedarse meses en su piso de venta.
• Insumos agrícolas: temporadas de venta cortas, colocación de inventario en los distribuidores y seguimiento de cuánto venden realmente al agricultor. Una herramienta que reporta solo al cierre de mes llega tarde cuando la temporada dura unas cuantas semanas.
• Cerveza, vino y licores: visitas a puntos de venta y promociones sujetas a reglas que cambian de un mercado a otro, además de revisiones de anaquel y visibilidad. Busca una herramienta que clasifique los puntos de venta por tipo de licencia y solo ofrezca a cada uno las promociones que le permiten recibir.
• Cosméticos: merchandising, asesoras de belleza en tienda y visitas a salones además de tiendas. La herramienta debe manejar la asistencia y las ventas de los promotores junto con las visitas del vendedor.
• Autopartes y lubricantes: refaccionarias y los mecánicos que recomiendan refacciones y lubricantes. Aquí conviene medir qué porcentaje de los clientes asignados el vendedor realmente alcanza.

Prueba la herramienta con un piloto antes de firmar

Un piloto muestra si tus vendedores usarán la herramienta en un día normal de trabajo, algo que ninguna demo te puede decir. Haz uno antes de comprometerte con la implementación completa.

• Que sea pequeño y real. Elige un territorio y un grupo chico de vendedores, y córrelo al menos un mes completo, con el cierre de mes incluido. Incluye vendedores promedio, no solo a tus mejores. Tus mejores vendedores hacen lucir bien a cualquier herramienta.
• Deja un territorio de comparación. Da seguimiento a un territorio parecido que siga trabajando como antes durante las mismas semanas, para que un buen mes o una promoción nueva no se lleve el mérito.
• Usa tus propios datos. Carga tus puntos de venta o cuentas reales, listas de precios, promociones comerciales y, si los tienes, el inventario de los distribuidores. Un piloto con datos de muestra no prueba nada.
• Acuerda primero las métricas. Anota qué vas a comparar antes de que empiece el piloto: visitas o llamadas por día, el porcentaje de visitas que terminan en pedido, líneas por pedido, tiempo dedicado a tareas administrativas y qué tan seguido abren el tablero los gerentes.
• Haz las preguntas difíciles durante el piloto. ¿Qué pasa cuando no hay señal? ¿Quién construye y mantiene las integraciones? ¿Qué puede cambiar tu equipo sin el proveedor? ¿Cuánto tardará la implementación completa y cuánto costarán el piloto y la implementación?

Si los vendedores dejan de usar la herramienta durante el piloto, tampoco la usarán a escala. Es la lección más barata que vas a recibir.

Dónde encaja BeatRoute

BeatRoute es un software de automatización de ventas en campo para marcas de consumo que venden a través de distribuidores y detallistas. La app de SFA, el sistema de gestión de distribuidores y una app de pedidos para el detallista funcionan en una sola plataforma, con agentes de IA que planean visitas y sugieren pedidos. Más de 200 marcas empresariales en más de 20 países la usan, y la mayoría de los equipos entra en operación en 21 días.

BeatRoute no es la mejor opción si tus vendedores venden desde un escritorio a pocas cuentas grandes. El módulo de SFA de un CRM atenderá mejor a ese equipo. Si solo necesitas controlar la asistencia, una app más ligera es suficiente.

Si tus vendedores visitan puntos de venta y vendes por distribuidores, solicita una demo y la recorremos con tus propias rutas y tu flujo de pedidos.

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