Cara memilih software SFA untuk FMCG, kalau Anda prinsipal yang menjual lewat distributor: nilai aplikasi dari apa yang terlihat setelah salesman keluar dari toko. Yang terpenting adalah penjualan distributor ke toko, stok yang ia pegang, dan klaim promo yang ia ajukan. Pencatatan kunjungan dan dashboard paling mudah dibandingkan, tetapi hampir semua aplikasi SFA memilikinya, jadi keduanya jarang menentukan pilihan.
Kalau Anda masih mencari tahu apa itu SFA dan jenis-jenisnya, mulai dari panduan kami tentang aplikasi sales force automation. Panduan ini untuk tahap sesudahnya: Anda sudah punya dua atau tiga calon dan harus memilih satu.
Aturan tutup bulan: angka di aplikasi harus sama dengan faktur distributor
Di general trade, order yang dicatat salesman taking order baru sebuah permintaan. Penjualan terjadi saat distributor menagihnya dan barang sampai di rak toko kelontong. Aplikasi SFA yang berhenti di ponsel salesman membuat Anda menebak langkah kedua itu, dan di situlah stok kosong dan sengketa klaim promo bermula.
Karena itu satu aturan menentukan sebagian besar penilaian: kalau secondary sales di platform tidak cocok dengan faktur distributor di akhir bulan, hal lain di daftar penilaian tidak berarti.
Secondary sales adalah penjualan distributor ke toko dan grosir. Target salesman, insentif, dan klaim promo semuanya dihitung dari angka itu.
Angka ini mudah meleset di distributor yang membawa beberapa prinsipal. Admin mereka sudah mengetik faktur merek lain di software akuntansi mereka sendiri, dan tidak akan mengetik ulang order Anda di sistem kedua. Jadi tanyakan sejak awal bagaimana data distributor seperti itu sampai ke Anda tanpa kerja tambahan bagi mereka.
Lima hal yang menentukan pilihan aplikasi SFA untuk FMCG
1. Data dari setiap distributor, apa pun sistemnya
Minta lihat penjualan distributor per toko, per SKU, dan per hari, sesuai faktur yang ia terbitkan. Unggahan di akhir bulan datang terlambat untuk ditindaklanjuti.
Lalu tanyakan bagaimana distributor terkecil Anda terhubung. Ada yang memakai software akuntansi di komputer kantor, ada yang mencatat di Excel, ada yang tidak memakai apa pun. Platform yang hanya cocok untuk kelompok pertama meninggalkan lubang data di wilayah yang cakupannya paling tipis, misalnya di pulau-pulau luar Jawa.
2. Stok distributor saat order diambil
Salesman yang mencatat order untuk barang yang tidak ada di gudang distributor sedang membuat janji yang akan dilanggar orang lain. Ia perlu melihat stok distributor per SKU di layar selagi order diambil.
Untuk tim kanvas dan motoris yang menjual dari stok di mobil atau motor, ceknya berbeda. Muat barang di pagi hari, faktur di tempat, dan hitung sisa stok di sore hari harus ada di aplikasi yang sama, seperti pada aplikasi van sales.
3. Order grosir dan sub-distributor
Grosir dan sub-distributor membeli dengan cara yang berbeda dari toko kelontong. Satu order bisa berisi puluhan baris, mereka sering punya daftar harga sendiri, dan mereka membeli dengan tempo. Salesman harus melihat harga khusus akun itu dan piutangnya sebelum menambah order baru.
4. Promo bertingkat dihitung saat order
Promo dagang lebih tertib kalau terhitung sendiri saat order diketik. Itu termasuk diskon berlapis, potongan per tingkat pembelian, dan promo yang berbeda untuk toko, grosir, dan modern trade. Cek juga apakah daftar harga sudah termasuk PPN. Hitungan aplikasi harus sama persis dengan faktur distributor. Klaim promo distributor lalu dicocokkan dengan order yang sama, bukan dengan spreadsheet terpisah.
5. Pemeriksaan dasar di lapangan
Order, rencana kunjungan, dan laporan manajer tetap penting, dan setiap calon akan menunjukkannya di demo. Tambahkan tiga tes Anda sendiri:
- Coba check-in dari luar radius toko dan dengan aplikasi fake GPS. Aplikasi yang baik menolak atau menandai kunjungan itu.
- Berikan aplikasi ke salah satu salesman Anda, bukan presenter vendor. Minta ia mengambil order di ponsel Android lama, di depan toko, tanpa bantuan.
- Pastikan SPG dan merchandiser bekerja di aplikasi yang sama dengan salesman, supaya pekerjaan di toko modern tidak berakhir di spreadsheet.
Kondisi Anda mengubah urutan prioritas
- Sebagian besar distributor sudah memakai software akuntansi? Dahulukan integrasi. Tanyakan bagaimana data mereka sampai ke Anda, dan seberapa cepat.
- Banyak distributor tanpa sistem? Dahulukan aplikasi distributor. Distributor dengan satu komputer, atau tanpa komputer, harus bisa menagih toko dari ponsel.
- Anda juga menjual langsung ke jaringan modern trade? Pastikan satu daftar toko melayani keduanya, agar tidak ada toko yang terhitung dua kali.
- Banyak wilayah Anda di pulau dengan sinyal putus-putus? Uji aplikasi setelah salesman bekerja seharian tanpa sinyal, bukan hanya beberapa menit.
Uji satu distributor sampai tutup buku
Demo menunjukkan apa yang bisa dilakukan platform. Uji pada satu distributor menunjukkan apakah angkanya cocok dengan buku distributor. Siapkan seperti ini:
- Pilih satu distributor dan rute yang dilayaninya. Masukkan paling tidak satu grosir dan, bila ada, satu distributor tanpa software.
- Muat data asli: daftar toko, distributor mana yang melayani toko mana, daftar harga, dan tingkat promo. Hapus toko ganda dan perbaiki lokasi saat memuat. Kalau tidak, uji ini hanya menguji daftar Anda.
- Jalankan sampai satu kali tutup buku akhir bulan, supaya klaim dan rekonsiliasi ikut teruji.
| Uji | Cara menjalankan | Lulus jika |
|---|---|---|
| Faktur akhir bulan | Bandingkan angka platform sebulan penuh dengan faktur distributor | Total sama per toko dan per SKU, dan setiap selisih punya alasan yang terlihat |
| Stok menipis | Ambil order untuk SKU yang stoknya menipis di gudang distributor | Salesman melihat kekurangan stok sebelum order terkirim |
| Grosir bertempo | Ambil order panjang untuk grosir yang punya harga khusus dan piutang | Harga grosir muncul sendiri, dan piutangnya terlihat di layar |
| Klaim promo bertingkat | Jalankan satu promo bertingkat selama sebulan, lalu cek klaim distributor | Klaim cocok dengan order yang menghasilkannya, tanpa spreadsheet tambahan |
| Tutup hari kanvas | Muat mobil kanvas pagi hari, jual seharian, lalu hitung sisanya | Sisa stok di aplikasi sama dengan isi mobil |
| Tanpa sinyal | Salesman mengambil order di ponsel lama dengan data seluler mati | Order tersimpan dan tersinkron tanpa ada yang hilang |
Awasi salesman sama ketatnya dengan angka. Kalau mereka berhenti memakai aplikasi selama uji, mereka tidak akan memakainya saat skala penuh. Minta area manager membuka aplikasi bersama tiap salesman di minggu pertama dan membereskan apa yang memperlambat mereka.
Menjalankan uji ini dengan BeatRoute
BeatRoute menjalankan software SFA, sistem manajemen distributor, dan aplikasi pemesanan untuk toko di satu platform. Lihat cara kerjanya untuk brand FMCG di halaman SFA untuk FMCG. Tiap distributor terhubung dengan cara yang cocok baginya: konektor ke software akuntansinya, API, file terjadwal, atau aplikasi distributor BeatRoute bila ia tidak punya sistem. Saat daftar toko dimuat, BeatRoute menandai toko ganda dan mengecek lokasi tiap toko terhadap rutenya. Order AI Agent menyarankan baris order untuk tiap toko.
Perfetti Van Melle Indonesia memakai route optimization dan SFA BeatRoute untuk menjangkau toko yang tersebar luas, termasuk di area dengan sinyal buruk. Di platform BeatRoute, cakupan tokonya naik 3x dalam tiga tahun tanpa menambah tim lapangan (studi kasus Perfetti Van Melle Indonesia).
BeatRoute cocok untuk brand yang salesman-nya menjual ke banyak toko lewat distributor dan ingin manajemen distributor di platform yang sama. Kalau itu Anda, minta demo dan minta kami merencanakan uji di atas pada salah satu distributor Anda.
Pertanyaan yang sering diajukan
Siapa yang perlu masuk tim uji?
Satu orang dari sales operation untuk memegang data, area manager untuk rute yang diuji, pemilik atau admin keuangan distributor, dan orang di bagian keuangan prinsipal yang menyetujui klaim promo.
Bagaimana kalau distributor tidak mau berbagi data?
Jangan langsung dicoret. Mulai dari distributor yang mau, lalu tunjukkan kepada yang lain apa yang mereka dapat: order yang masuk sudah terketik, sehingga admin mereka tidak perlu mengetik ulang. Untuk distributor tanpa sistem, aplikasi di ponsel membuat biaya bergabung tetap rendah.
Bisakah mulai dengan SFA saja, lalu menambah manajemen distributor?
Bisa. BeatRoute menjual SFA sendiri atau bersama manajemen distributor. Kalau mulai dengan SFA saja, tetap cocokkan angka akhir bulan dengan data apa pun yang dikirim distributor hari ini. Dengan begitu Anda tahu besar selisihnya sebelum menambah manajemen distributor.
Berapa biaya software SFA?
BeatRoute adalah software berlangganan, dengan harga per pengguna dan modul pada kontrak tahunan, tanpa uji coba gratis. Minta setiap vendor memberi harga uji satu distributor terpisah dari peluncuran penuh, supaya uji itu tidak mengikat Anda pada seluruh kontrak.