En corto La ruptura de existencias, también llamada quiebre de stock, rotura de stock o falta de stock, es la situación en que un cliente quiere comprar un producto y no hay unidades para vendérselas. Puede pasar en la fábrica, en la bodega del distribuidor o en la tienda, y en cada lugar tiene una causa distinta.
Esta guía es para equipos de ventas y distribución de fabricantes que llegan a la tienda a través de distribuidores, tanto en el canal tradicional como en las cadenas.
¿Qué es una ruptura de existencias?
Según el país se le dice ruptura, rotura o quiebre de stock. Puede ser temporal, mientras llega el siguiente pedido, o definitiva si el producto se descontinuó.
Conviene separar dos palabras que se usan como sinónimos. Agotado (en inglés, out of stock) es lo que ve el comprador en una tienda: el hueco en el anaquel o la góndola, o el "no hay" del tendero. Ruptura es el mismo hueco visto desde toda la cadena de suministro, con su causa: un pronóstico, un pedido, una entrega o una visita que falló. El agotado es el síntoma, y la causa es lo que un equipo de ventas puede corregir.
Primero ubica dónde se rompió: fábrica, distribuidor o tienda
Un anaquel vacío no dice dónde estuvo la falla. Antes de buscar una solución, ubica en qué eslabón está el producto en cero.
| Dónde está en cero | Cómo se ve | Qué lo corrige |
|---|---|---|
| Fábrica o centro de distribución | Todos los distribuidores piden el producto y nadie lo recibe completo. | Pronóstico, producción y abasto. |
| Bodega del distribuidor | Unas zonas tienen el producto y otras no, según quién lo compró. | Ver el inventario del distribuidor y reponer antes de que se vacíe. |
| Tienda | El distribuidor tiene el producto, pero el anaquel está vacío. | La frecuencia de visita, el pedido y la revisión del anaquel. |
La regla que más ayuda: si el distribuidor tiene el producto y la tienda no, la falla está en la visita y en el pedido. Mandar más mercancía a la bodega del distribuidor no la arregla.
En el canal tradicional este caso es el más común. La tienda de barrio o la tienda de abarrotes compra poco y seguido, al preventista que toma el pedido o al vendedor de autoventa que surte desde el camión. El tendero pide lo que recuerda que se vendió. Si nadie le sugiere el producto que se le acabó, o la visita se salta esa semana, la tienda se queda sin él aunque la bodega del distribuidor esté llena.
En las cadenas la falla toma otra forma. El producto puede estar en la bodega de la tienda y no en el anaquel, o el sistema de la cadena puede mostrar unidades que ya no existen. Por eso, en cadenas, la visita revisa el anaquel y también la bodega de la tienda antes de levantar el pedido.
Las causas más comunes del quiebre de stock
Casi nunca hay una sola causa. Una ruptura real suele juntar dos o tres de estas:
- Un pronóstico que no ve la temporada. El calor, el regreso a clases o una promoción mueven la demanda, y el pedido sigue igual que el mes pasado.
- El distribuidor compra según su caja o su crédito. Cuando le falta efectivo, recorta primero los productos que rotan menos o los más caros, y esos son los que se agotan.
- Visitas más espaciadas que la rotación. Si una tienda vende un producto en una semana y la visitan cada dos, pasa días sin él.
- Pedidos sin sugerencia. El vendedor anota lo que pide el tendero y no revisa qué falta.
- Datos desfasados. El sistema del fabricante, el del distribuidor y el anaquel muestran tres cifras distintas. Cuando el sistema dice que hay producto y en la tienda no hay, se habla de inventario fantasma.
- Promociones lanzadas sin abasto. La publicidad crea demanda en tiendas a las que el producto todavía no llega.
Lo que cuesta, para la tienda y para el fabricante
Para la tienda, una ruptura es la venta de ese día. Para el fabricante, puede costar mucho más. El comprador que no encuentra su marca se lleva otra, y algunos ya no regresan. En el canal tradicional hay un costo menos visible: el tendero llena el hueco con la marca que sí llegó, y ese espacio cuesta recuperarlo.
También se pierde dinero de promoción. Una campaña que lleva compradores a tiendas sin producto paga por la demanda y le regala la venta a otra marca. Y si se repite, el distribuidor y el comprador de la cadena confían menos en tus entregas.
Para poner la pérdida en dinero, toma las tiendas que encontraste en cero en una semana y multiplícalas por lo que cada una suele comprar de ese producto en una semana. Es una cifra aproximada, pero alcanza para decidir qué rutas atender primero.
Cómo medirla en el punto de venta
La medida más útil para un equipo de ventas es el índice de ruptura: el número de puntos de venta donde un producto que debería estar estaba en cero, dividido entre los puntos de venta visitados, por cien.
Se calcula por producto, ruta y distribuidor, cada semana.
Este dato se toma en la tienda. Las ventas del distribuidor miden lo que salió de su bodega; solo la visita mide lo que hay en el anaquel. En cada visita, el vendedor o el mercaderista revisa la lista de productos y anota cuáles están en cero. Con una app de auditoría en tienda, esa lista se llena en el teléfono y el gerente la ve sin esperar el reporte en papel.
Cómo evitar el quiebre de stock sin llenar la bodega
Llenar la bodega no es la salida: el producto de más caduca, se daña y amarra el efectivo del distribuidor. Lo que funciona son cambios en la visita y en el pedido.
- Define los productos obligatorios por tipo de tienda. Una tienda de barrio no necesita todo el catálogo, pero sí los productos que más vende. El vendedor los revisa en cada visita.
- Toma el pedido con una sugerencia. El vendedor llega sabiendo qué compró la tienda la vez pasada. Mira el anaquel y propone el pedido, en lugar de solo anotar lo que le dictan.
- Ajusta la frecuencia de visita a la rotación. Las tiendas que se vacían rápido se visitan más seguido. La planificación de visitas pone a cada tienda en la ruta del día que le toca.
- Ten a la vista el inventario del distribuidor. Con un sistema de gestión de distribuidores ves qué tiene en bodega y qué vendió, y repones antes de que llegue a cero.
- Guarda stock de seguridad solo donde la demanda varía. Un colchón en todos los productos y en todas partes puede costar más que la ruptura que evita.
En BeatRoute, el vendedor registra en la auditoría de la visita el producto que está en cero y levanta un aviso para el equipo que debe resolverlo. El pedido que toma en esa misma visita, desde la app de ventas en campo, le llega al distribuidor. Para cada distribuidor defines un stock mínimo y máximo, y la orden de compra se genera sola. Más sobre el trabajo en tienda en la guía de ejecución en punto de venta.
BeatRoute es para marcas cuyos vendedores atienden a muchos comercios a través de distribuidores y quieren la gestión de distribuidores en la misma plataforma. Agenda una demo y te mostramos cómo se ve el índice de ruptura de tus rutas.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa "sin stock" o "sin existencias"?
Significa que la tienda no tiene unidades de ese producto para vender en este momento. "No hay en existencia", "no hay existencias" y "agotado" quieren decir lo mismo. Para el fabricante, cada uno de esos avisos es una venta que se pospuso o que se llevó otra marca.
¿Qué significa "hasta agotar existencias"?
Es una condición de las promociones: el precio o el regalo vale mientras queden unidades, y cuando se acaban, la oferta termina aunque no haya llegado la fecha. Para el fabricante, es una venta que termina por diseño. El riesgo es que la promoción se anuncie en tiendas que nunca recibieron el producto.
¿Qué riesgos tiene el sobrestock?
Además del producto vencido y el efectivo atado, hay un efecto que se ve tarde. Un distribuidor con la bodega llena de un producto compra menos en el siguiente ciclo, y recorta en otros productos. Así, el sobrestock de hoy puede causar la próxima ruptura.
¿Cómo se dice quiebre de stock en inglés?
Se dice stockout. El producto agotado en el anaquel se llama out of stock, que muchas veces se abrevia OOS en los reportes de ventas.
