El software para distribuidoras es de dos tipos. El primero es el ERP o sistema administrativo de la distribuidora: ahí lleva su contabilidad, sus compras, su almacén y la facturación a sus clientes. El segundo es el sistema de gestión de distribuidores (DMS), y ese casi siempre lo pone el fabricante.
Un DMS es el software que conecta a cada distribuidora con la marca. Con él, la distribuidora pide, ve su inventario, reporta lo que vende a las tiendas, aplica promociones y cobra sus reclamos.
Esta guía es para el fabricante que busca software para sus distribuidoras y quiere que ellas lo usen.
Software para distribuidoras: ¿no basta con su ERP?
El ERP y el DMS responden preguntas distintas. El ERP de la distribuidora responde cómo va su negocio: cuánto vendió, cuánto debe y cuánto tiene en bodega. El DMS responde lo que tú necesitas saber como fabricante: qué salió de esa bodega, a qué tienda, a qué precio y con qué promoción.
Casi todo el software para empresas de distribución es un ERP: factura, lleva inventarios y controla el almacén. Tú le vendes a la distribuidora (la venta primaria), pero tu marca se gana o se pierde en lo que ella vende a las tiendas (la venta secundaria). Sin un DMS, esa venta secundaria llega tarde, en hojas de cálculo que no cuadran entre sí, o no llega.
Si eres una distribuidora y buscas un sistema para tu propia contabilidad y facturación, lo que necesitas es un ERP, y el DMS de tu marca se conecta a él. Un sistema de gestión de la distribución es otra cosa: se ocupa de almacenes, transporte y rutas de entrega. Lo explicamos en sistema de gestión de distribuidores frente a sistema de gestión de la distribución.
Cómo conectar a cada distribuidora según el sistema que ya usa
Pocas redes tienen distribuidoras iguales. Una trabaja con diez marcas y tiene su propio ERP. Otra vive solo de tu marca. Otra es un negocio pequeño en un pueblo, atendido por dos personas. Si les pides a las tres que usen la misma pantalla, lo más probable es que ninguna la use.
La regla: decide distribuidora por distribuidora, y empieza con una pregunta. ¿Dónde captura hoy sus facturas? El sistema tiene que llegar a ese lugar, porque una distribuidora que debe capturar todo dos veces pronto deja de hacerlo.
| Tipo de distribuidora | Cómo conectarla y por qué | Lo que ves tú |
|---|---|---|
| Multimarca con sistema propio | Por integración. Ya factura en su ERP o en su programa contable y no lo va a cambiar por una sola marca, así que no captura nada extra. | La venta de tus productos, tomada de su sistema |
| Exclusiva de tu marca | Con el DMS completo. Pide, factura a las tiendas y maneja promociones y reclamos en el mismo lugar, así que es la que más ahorra. | Venta por tienda, inventario, promociones y reclamos |
| Pequeña o lejana | Con una app ligera en el celular o pedidos por WhatsApp. No tiene a nadie que administre un sistema, así que solo recibe lo esencial. | Sus pedidos, su inventario y su saldo |
BeatRoute maneja los tres caminos en la misma plataforma. Puedes conectar una distribuidora por integración y otra por WhatsApp, y ver a las dos en el mismo tablero.
Qué recibe la distribuidora y qué ves tú
Una distribuidora usa el sistema cuando le ahorra trabajo o le aclara su dinero. Esto es lo que recibe:
- Pide a la marca desde el celular, la computadora o WhatsApp, sin llamadas ni correos que se pierden.
- Ve sus promociones y descuentos al momento de pedir, y su factura a la tienda ya los aplica.
- Consulta facturas, notas de crédito, notas de débito y pagos en un solo lugar, lo que evita discusiones de saldo.
- Registra reclamos por devolución, caducidad o daño con fotos, y ve en qué paso va cada uno.
Del otro lado, tú como fabricante ves:
- La venta secundaria por tienda y por producto, no solo lo que le embarcaste a la distribuidora.
- El inventario de cada distribuidora contra los mínimos y máximos que tú defines. Cuando baja del mínimo, el sistema dispara el resurtido.
- Sugerencias de pedido del Order AI Agent. Revisa cómo se mueve el inventario y qué se ha vendido antes, y propone cuánto pedir.
- El crédito de cada distribuidora: su límite, su saldo vencido y los pedidos que esperan aprobación.
- Avisos de BeatRoute Copilot cuando una distribuidora se atrasa en sus pedidos o casi no participa en una promoción.
Todo esto vive en el sistema de gestión de distribuidores de BeatRoute, que además se conecta con tus vendedores en campo y con las tiendas.
Qué revisar al elegir un software de gestión de distribuidores
Pide a cada proveedor que te muestre estas seis cosas con un caso tuyo, no con los datos de su demo:
- ¿La distribuidora captura dos veces?
Pide ver cómo entra la venta de una distribuidora que factura en su propio sistema. Si la respuesta es que la vuelve a capturar en un portal, cuenta con que la distribuidora dejará de usar el portal. - ¿Ves la venta por tienda o solo por distribuidora?
Saber que una distribuidora vendió mucho no te dice qué tiendas dejaron de comprar tu producto. - ¿La promoción se aplica en la factura o se concilia después?
Si se concilia después, cada promoción termina en un reclamo y en una discusión de saldos. - ¿Cómo se cierra un reclamo?
Pide ver el camino completo: la foto o el documento, quién lo aprueba y cuándo se paga. - ¿Qué pasa cuando una distribuidora pasa su límite de crédito?
Pide ver si el pedido se detiene, quién lo aprueba y si la distribuidora ve por qué quedó detenido. Si nadie se lo explica, te va a llamar a ti. - ¿Funciona para tu distribuidora más pequeña?
Prueba el pedido en un celular sencillo y por WhatsApp, no solo en la computadora de tu oficina.
El peso de cada punto cambia según lo que vendes. En consumo masivo pesan el volumen de pedidos y las promociones. En farmacéutica, las devoluciones y las caducidades. En materiales de construcción y autopartes, los precios distintos por tipo de cliente. En insumos agrícolas, el inventario por temporada.
Cómo probarlo antes de llevarlo a toda tu red
No lo lances con todas tus distribuidoras a la vez. Escoge tres, una de cada tipo, y haz un piloto con ellas. Durante el piloto, mira tres cosas:
- ¿Piden por el sistema sin que nadie se los recuerde?
- ¿La venta secundaria que ves cuadra con las facturas de la distribuidora?
- ¿Los reclamos se cierran más rápido que antes?
Si la integración con la distribuidora multimarca no funciona, lo sabrás en el piloto y no después de firmar por toda la red.
BeatRoute trabaja con más de 200 marcas en más de 20 países. BeatRoute es software por suscripción, con precio por usuario y módulo en contratos anuales, sin prueba gratuita. Para ver cómo se conectarían tus distribuidoras, agenda una demo.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si una distribuidora no quiere usar el sistema?
Conéctala por el camino que menos trabajo le pide y enséñale primero su estado de cuenta y sus reclamos abiertos, no tus reportes. Ver claro lo que le deben es una razón para volver al sistema. Tus reportes no lo son.
¿Funciona en zonas sin buena señal?
Sí. La app móvil de BeatRoute trabaja sin conexión y sincroniza cuando vuelve la señal, así que sirve en zonas rurales y en rutas donde la señal va y viene.
¿Puedo usar el mismo sistema con mis vendedores en campo?
Sí. En BeatRoute, el DMS y la app de ventas en campo comparten la misma plataforma. El pedido que tu vendedor toma en una tienda llega directo a la distribuidora que la atiende. Tú ves en un solo lugar la visita, el pedido y lo que se entregó.
¿El software de gestión de distribuidores de BeatRoute es solo para grandes empresas?
No. BeatRoute trabaja con grandes marcas multinacionales y con marcas regionales medianas. Los módulos se configuran, así que una red pequeña puede empezar con pedidos e inventario, y sumar reclamos, promociones y recomendaciones de IA cuando crezca.
