Aplikasi Sales Force Automation: 5 Jenis dan Cara Memilihnya

Apa yang dikerjakan aplikasi sales force automation

Setiap aplikasi SFA mengotomatiskan sebagian proses penjualan, supaya salesman lebih sedikit mengurus input data dan lebih banyak bertemu pelanggan. Masing-masing membantu dalam beberapa dari lima pekerjaan berikut. Yang membedakan satu produk dari yang lain adalah pekerjaan mana yang dikerjakan dengan baik, dan untuk jenis salesman yang mana.

• Merencanakan hari kerja. Menentukan pelanggan atau outlet mana yang dikunjungi atau ditelepon setiap salesman, dan dalam urutan apa.
• Mencatat pekerjaan. Mencatat telepon, kunjungan, catatan, foto, dan jawaban survei saat kejadian, bukan mengetiknya ulang belakangan.
• Menjual. Membuat penawaran atau mengambil order dengan harga, diskon, dan stok yang benar tampil di depan salesman.
• Menindaklanjuti. Melacak lead, pelanggan baru, dan deal yang masih berjalan, lengkap dengan pengingat tindak lanjut agar tidak ada yang terlewat.
• Melaporkan. Menunjukkan kepada manajer apa yang terjadi di lapangan atau di pipeline selagi masih ada waktu untuk bertindak.

Lima jenis aplikasi sales force automation

1. SFA di dalam paket CRM

Kebanyakan paket customer relationship management (CRM) menyertakan modul SFA. Modul ini mengelola kontak dan menyimpan akun, lead, dan deal di satu tempat. Ia memindahkan setiap deal melewati tahap-tahap pipeline, mencatat email dan rapat, lalu memperkirakan pendapatan dari pipeline.

Cocok untuk: tim B2B yang bekerja dari meja dan menjual ke sejumlah kecil akun besar selama berminggu-minggu atau berbulan-bulan, misalnya software, jasa bisnis, atau peralatan industri. Kekurangannya: ia mengandaikan salesman duduk di depan laptop dengan koneksi bagus, dan hampir tidak membahas kunjungan outlet, pengecekan rak, atau stok yang dipegang distributor. Panduan kami tentang perbedaan SFA dan CRM membahas celah itu lebih jauh.

2. Tool sales engagement dan dialer

Tool ini berjalan di atas CRM dan membantu salesman menjangkau banyak calon pelanggan dengan cepat. Ia menjalankan urutan email dan telepon, menelepon nomor secara otomatis, merekam dan mentranskripsikan panggilan, serta mengingatkan kapan harus menindaklanjuti.

Cocok untuk: tim inside sales yang mencari calon pelanggan lewat telepon dan email dalam jumlah besar. Kekurangannya: tidak membantu salesman yang mengunjungi pelanggan lama secara langsung.

3. Aplikasi SFA lapangan

Aplikasi SFA lapangan dibuat untuk salesman yang mengunjungi pelanggan secara langsung: pemilik toko, warung, dealer, apotek, bengkel, atau salon. Setiap pagi aplikasi menampilkan rencana rute, yang sering disebut beat: daftar tetap outlet yang dikunjungi hari itu. Di setiap outlet, salesman check-in, mengambil order dengan daftar harga dan promo trade yang berlaku, mencatat penagihan dan retur, serta memotret rak dan menjalankan audit. Aplikasi tetap berjalan tanpa sinyal dan menyinkronkan data setelahnya. Manajer melihat kunjungan dan order saat itu juga.

Aplikasi lapangan yang lebih kuat juga terhubung ke distributor. Salesman bisa melihat stok yang dipegang setiap distributor. Brand bisa melacak secondary sales, yaitu penjualan dari distributor ke toko, bukan hanya apa yang ditagihkan brand ke distributor.

Cocok untuk: brand consumer goods yang salesman-nya menjangkau banyak outlet kecil, sering lewat distributor, di bidang FMCG, farmasi, bahan bangunan, barang tahan lama, dan industri serupa. Kekurangannya: berlebihan untuk tim yang hanya menutup beberapa deal besar per kuartal dari kantor.

4. Tool perencanaan rute dan teritori

Tool ini membagi pasar menjadi teritori, menentukan seberapa sering setiap outlet perlu dikunjungi, dan menyusun rute terpendek yang masuk akal untuk tiap hari. Yang bagus menyeimbangkan beban kerja antar salesman dan mengutamakan outlet dengan potensi lebih besar, sehingga toko ramai tidak terlewat sementara toko sepi dikunjungi tiap minggu hanya karena kebiasaan.

Cocok untuk: tim lapangan yang masalah utamanya adalah cakupan dan waktu tempuh. Kekurangannya: sebagai tool terpisah, ia merencanakan kunjungan yang tidak bisa ia lihat hasilnya. Hasilnya paling baik bila ada di dalam aplikasi SFA lapangan, tempat rencana dan data kunjungan berada bersama. Lihat bagaimana optimasi rute dan perencanaan kunjungan bekerja di dalam satu platform.

5. Aplikasi pelacakan dan absensi tim lapangan

Aplikasi ini mencatat kapan salesman memulai dan mengakhiri hari kerja, di mana mereka berada, berapa jauh perjalanannya, dan apa yang mereka klaim sebagai biaya.

Cocok untuk: bisnis yang terutama membutuhkan bukti kehadiran dan perjalanan. Kekurangannya: ia memberi tahu di mana salesman berada, tetapi bukan apa yang berhasil dijual atau apa yang seharusnya dijual berikutnya. Kebanyakan aplikasi SFA lapangan sudah menyertakan pelacakan tim sales sebagai salah satu fitur di antara banyak fitur lain.

Lima jenis sekilas

Kalau Anda menjual ke konsumen lewat toko dan warung, sebagian besar kebutuhan Anda ada di jenis ketiga, dengan perencanaan rute dan pelacakan yang sudah menyatu. Membelinya sebagai tiga aplikasi terpisah berarti tiga login untuk salesman dan tiga set data yang harus digabung sendiri oleh manajer.

Fitur yang perlu dicek sebelum membeli

Jenis apa pun yang Anda pilih, uji setiap produk dengan daftar ini. Untuk pembahasan lebih dalam tentang apa yang harus dicapai SFA lapangan, baca panduan software sales force automation kami, dan untuk pembeli FMCG ada daftar periksa evaluasi SFA untuk FMCG yang lebih lengkap.

• Perencanaan: apakah aplikasi memberi tahu setiap salesman ke mana harus pergi atau siapa yang harus ditelepon hari ini, dan mengapa pelanggan itu didahulukan?
• Pencatatan cepat: bisakah salesman check-in, mencatat kunjungan, dan mengisi formulir hanya dengan beberapa ketukan? Untuk tim lapangan, apakah semuanya jalan offline?
• Order: apakah salesman melihat daftar harga, diskon, promo trade, dan stok yang benar saat mengambil order, dan apakah aplikasi menyarankan produk tambahan?
• Lead dan pelanggan baru: bisakah salesman menambah outlet atau lead baru di tempat, dengan persetujuan dan pembagian wilayah yang diurus otomatis?
• Tampilan manajer: bisakah manajer melihat kunjungan, order, dan selisih terhadap target hari ini, tanpa menunggu laporan?
• Integrasi: apakah data mengalir dua arah dengan ERP, sistem akuntansi, CRM Anda, dan, bila memakai distributor, sistem penagihan mereka?
• Konfigurasi tanpa kode: bisakah tim Anda sendiri mengubah formulir, alur persetujuan, dan workflow saat rencana penjualan berubah?
• Adopsi: apakah aplikasi cepat di ponsel yang benar-benar dibawa salesman, dalam bahasa yang mereka pakai, dengan kuota dan sinyal yang tidak stabil?
• Arahan: apakah aplikasi merekomendasikan outlet, telepon, atau item order berikutnya, atau hanya menampilkan apa yang sudah terjadi?
• Struktur harga: apakah dihitung per pengguna, per modul, atau keduanya, dengan kontrak bulanan atau tahunan? Berapa biaya setup, integrasi, dan dukungan di luar itu?

Nilai setiap fitur dengan satu pertanyaan: apakah salesman akan memakainya setiap hari kerja? Fitur yang tidak pernah dibuka hanya menambah biaya.

Pilihan berubah sesuai cara tim Anda menjual

Dari meja atau dari lapangan

Penjual yang menjual lewat telepon, email, dan video bekerja di dalam CRM dan butuh pipeline, urutan follow-up, dan forecast. Salesman yang menjual langsung bekerja dari ponsel di depan pintu toko dan butuh rencana rute, pengambilan order offline, dan formulir cepat di outlet. Kebanyakan tim jelas masuk salah satunya. Kalau Anda punya keduanya, pilih aplikasi untuk tim yang lebih besar, lalu hubungkan dengan tim yang lain. Banyak brand consumer goods menjalankan pembagian ini: tim key account yang menjual ke jaringan ritel modern bekerja di CRM, sedangkan tim lapangan yang menjangkau toko kelontong dan warung bekerja di aplikasi SFA lapangan.

Sedikit akun besar atau banyak outlet kecil

Dengan sedikit akun besar, setiap deal adalah proyek: panjang, bernilai tinggi, dan dipantau tahap demi tahap. Dengan banyak outlet kecil, pekerjaannya berulang dan hasilnya datang dari cakupan, frekuensi kunjungan, dan nilai order per kunjungan. Salesman yang mengunjungi toko kelontong yang sama setiap minggu lebih terbantu oleh saran order yang bagus daripada oleh tahap-tahap pipeline.

Langsung atau lewat distributor

Kalau Anda menjual lewat distributor, order salesman sering masuk ke distributor, bukan ke Anda. Aplikasi SFA Anda lalu perlu melihat stok distributor, meneruskan order ke distributor yang tepat, dan mencatat secondary sales. Biasanya ini berarti SFA lapangan yang terhubung ke sistem manajemen distributor. Modul SFA di dalam CRM jarang menjangkau hal ini tanpa kustomisasi besar.

Aturan sederhana: kalau salesman Anda menjual dari meja ke sejumlah kecil akun besar, mulailah dari modul SFA di CRM Anda. Kalau salesman Anda mengunjungi banyak toko dan Anda menjual lewat distributor, belilah aplikasi SFA lapangan yang bisa melihat stok distributor dan secondary sales. Kalau itu tim Anda, lihat cara BeatRoute menanganinya lewat demo.

Menurut industri

SFA lapangan diatur berbeda untuk tiap industri. Hal yang perlu dicari di industri utama:

• FMCG dan makanan: banyak outlet, kunjungan sering, promo trade diterapkan saat order dibuat, dan stok distributor terlihat.
• Farmasi: kunjungan ke dokter dan apotek, pelacakan sampel, dan catatan yang tahan pemeriksaan kepatuhan.
• Bahan bangunan dan cat: toko bangunan dan dealer, ditambah kontraktor, tukang, dan tukang cat yang memengaruhi pilihan mereka, sering dengan program loyalitas.
• Barang tahan lama: konter dealer, pengecekan display, demo produk, dan promotor di toko. Cari aplikasi yang melacak apa yang terjual oleh tiap dealer, bukan hanya apa yang mereka pesan, karena stok bisa menumpuk di lantai dealer berbulan-bulan.
• Input pertanian: musim jual yang pendek, penempatan stok di dealer, dan pelacakan seberapa banyak stok yang benar-benar terjual dealer ke petani. Aplikasi yang baru melapor di akhir bulan terlalu lambat bila musimnya hanya beberapa minggu.
• Bir, wine, dan minuman keras: kunjungan outlet dan promo yang terikat aturan yang berbeda di tiap pasar, ditambah pengecekan rak dan visibilitas. Cari aplikasi yang mengelompokkan outlet menurut jenis izin dan hanya menawarkan promo yang boleh diterima tiap outlet.
• Kosmetik: merchandising, beauty advisor di toko, dan kunjungan ke salon selain toko. Aplikasi harus mengurus absensi dan penjualan promotor di samping kunjungan salesman.
• Suku cadang dan pelumas: toko suku cadang dan bengkel yang merekomendasikan suku cadang dan pelumas kepada pemilik kendaraan.

Uji aplikasi dengan pilot sebelum tanda tangan

Pilot menunjukkan apakah salesman Anda mau memakai aplikasi pada hari kerja biasa, sesuatu yang tidak bisa dijawab oleh demo mana pun. Jalankan satu pilot sebelum Anda berkomitmen pada rollout penuh.

• Buat kecil dan nyata. Pilih satu teritori dan sekelompok kecil salesman, lalu jalankan minimal satu bulan penuh, termasuk penutupan akhir bulan. Sertakan salesman rata-rata, bukan hanya yang terbaik. Salesman terbaik Anda membuat aplikasi apa pun tampak bagus.
• Sediakan teritori pembanding. Pantau teritori serupa yang tetap bekerja dengan cara lama pada minggu yang sama, supaya bulan yang kebetulan bagus atau promo baru tidak dianggap sebagai hasil aplikasi.
• Pakai data Anda sendiri. Masukkan outlet atau akun yang sebenarnya, daftar harga, promo trade, dan, bila ada, stok distributor. Pilot dengan data contoh tidak membuktikan apa pun.
• Sepakati ukurannya lebih dulu. Tuliskan apa yang akan dibandingkan sebelum pilot dimulai: jumlah kunjungan atau telepon per hari, persentase kunjungan yang menghasilkan order, jumlah item per order, waktu untuk urusan administrasi, dan seberapa sering manajer membuka dashboard.
• Ajukan pertanyaan sulit selama pilot. Apa yang terjadi saat tidak ada sinyal? Siapa yang membangun dan memelihara integrasi? Apa yang bisa diubah tim Anda tanpa vendor? Berapa lama rollout penuh, dan berapa biaya pilot serta rollout?

Kalau salesman berhenti memakai aplikasi selama pilot, mereka tidak akan memakainya dalam skala besar. Itu pelajaran termurah yang akan Anda dapat.

Di mana BeatRoute cocok

BeatRoute adalah software sales force automation untuk lapangan bagi brand consumer goods yang menjual lewat distributor dan toko. Aplikasi SFA, sistem manajemen distributor, dan aplikasi pemesanan untuk toko berjalan di satu platform, dengan agen AI yang merencanakan kunjungan dan menyarankan order. Lebih dari 200 brand enterprise di 20+ negara memakainya, dan kebanyakan tim go live dalam 21 hari.

Perfetti Van Melle Indonesia meningkatkan cakupan outletnya tiga kali lipat dengan BeatRoute SFA dan optimasi rute (baca studi kasus Perfetti Indonesia).

BeatRoute bukan pilihan yang tepat bila salesman Anda menjual dari meja ke sejumlah kecil akun besar. Modul SFA di dalam CRM akan melayani tim itu lebih baik. Kalau Anda hanya butuh pelacakan absensi, aplikasi yang lebih ringan sudah cukup.

Kalau salesman Anda mengunjungi outlet dan Anda menjual lewat distributor, minta demo dan kami akan menunjukkannya memakai rencana rute dan alur order Anda sendiri.

Pertanyaan yang sering diajukan