Jawaban singkat Aplikasi sales force automation (SFA) adalah software yang membantu tim sales mengerjakan tugas hariannya di ponsel: merencanakan kunjungan, mengambil order, mencatat apa yang terjadi di toko, dan melapor ke manajer. Untuk memilih aplikasi SFA, lihat dulu di mana salesman Anda bekerja dan siapa yang mengirim order mereka, lalu uji satu aplikasi di satu teritori nyata sebelum tanda tangan.
Begini kerjanya di tim yang mengunjungi warung dan toko kelontong. Pagi hari, salesman membuka aplikasi dan melihat beat-nya, yaitu daftar toko yang harus dikunjungi hari itu. Di tiap toko ia check-in, melihat harga dan promo yang berlaku, mengambil order, dan memotret rak. Order langsung terkirim ke distributor, dan manajer bisa memantau aktivitas sales lapangan selagi hari masih berjalan. Manfaatnya terasa di dua tempat: salesman tidak lagi menulis order di nota lalu mengetiknya ulang di kantor, dan manajer tidak perlu menelepon satu per satu untuk tahu toko mana yang terlewat.
Lima jenis aplikasi sales force automation
Semua aplikasi di bawah ini dijual sebagai sales force automation. Namun aplikasi untuk penjual yang menelepon dari meja hampir tidak berguna bagi salesman yang keluar-masuk warung dan toko kelontong sepanjang hari. Kalau Anda menjual ke konsumen lewat toko, tiga baris terakhir tabel di bawah biasanya berada dalam satu aplikasi lapangan, lengkap dengan optimasi rute dan pelacakan tim sales. Membelinya sebagai tiga aplikasi berarti tiga login untuk salesman dan tiga set data yang harus digabung sendiri oleh manajer.
| Jenis aplikasi | Fungsinya | Cocok untuk | Tidak dibuat untuk |
|---|---|---|---|
| SFA di dalam paket CRM | Mengelola kontak, menyimpan akun, lead, dan deal di satu tempat, memindahkan deal melewati tahap pipeline, dan memperkirakan pendapatan | Tim yang bekerja dari meja dan menjual ke sejumlah kecil akun besar selama berminggu-minggu atau berbulan-bulan | Kunjungan outlet, kerja offline, dan stok distributor |
| Tool sales engagement dan dialer | Menjalankan urutan email dan telepon, auto-dial, merekam panggilan, serta menilai atau membagikan lead masuk | Tim inside sales yang mencari prospek lewat telepon dan email dalam jumlah besar | Melayani pelanggan lama secara langsung |
| Aplikasi SFA lapangan | Memberi tiap salesman beat harian, yaitu daftar outlet yang dikunjungi hari itu, lalu mengurus check-in, order, penagihan, retur, dan foto rak, dengan atau tanpa sinyal | Brand yang salesman-nya mengunjungi banyak warung, toko kelontong, dealer, atau apotek, sering lewat distributor | Beberapa deal besar yang dijual dari kantor |
| Tool perencanaan rute dan teritori | Membagi pasar menjadi teritori, menentukan frekuensi kunjungan tiap outlet, dan menyusun rute harian | Tim lapangan yang banyak kehilangan waktu di jalan dan melewatkan outlet | Mengambil order atau mencatat apa yang terjadi di toko |
| Aplikasi pelacakan tim sales | Mencatat absensi, lokasi, jarak tempuh, dan klaim biaya | Tim yang terutama butuh bukti kehadiran | Memberi tahu salesman apa yang harus dijual atau ke mana berikutnya |
Untuk nama produk di tiap kategori, lihat daftar software sales force automation terbaik.
Pertanyaan yang menyaring sebagian besar tim: order masuk ke mana?
Daftar fitur membuat semua aplikasi tampak sama. Satu pertanyaan memisahkannya lebih cepat: ketika salesman Anda mengambil order, siapa yang memenuhinya? Jawabannya sekaligus menunjukkan beda SFA dan CRM. CRM menyimpan hubungan dengan pelanggan dan memantau deal sampai closing. SFA lapangan mengatur kunjungan, order, dan stok dalam kerja harian salesman.
Kalau Anda sendiri yang memenuhinya dan salesman menjual dari meja ke sejumlah kecil akun besar, setiap deal adalah proyek yang dipantau tahap demi tahap. Modul SFA di CRM Anda biasanya sudah cukup, dan mungkin Anda tidak butuh aplikasi terpisah.
Kalau distributor yang memenuhinya, pekerjaannya berubah. Salesman perlu melihat stok distributor sebelum menjanjikan pengiriman. Order harus sampai ke distributor yang tepat. Dan Anda perlu melihat secondary sales, yaitu apa yang dijual distributor ke tiap warung, toko, atau grosir. Modul SFA di CRM jarang menjangkau hal ini tanpa kustomisasi besar, jadi Anda butuh aplikasi SFA lapangan yang terhubung ke sistem manajemen distributor. Panduan kami tentang SFA vs CRM membahas celah itu lebih jauh.
Banyak brand yang menjual lewat toko menjalankan dua cara menjual sekaligus. Tim key account yang melayani modern trade bekerja di CRM, sedangkan tim lapangan general trade yang menjangkau warung dan toko kelontong bekerja di aplikasi SFA lapangan. Keduanya saling terhubung, jadi tidak ada tim yang mengetik ulang data tim lain. Sepakati sejak awal sistem mana yang memegang data induk outlet, supaya toko baru yang ditambahkan salesman tidak tercatat dua kali sebagai dua pelanggan. Kalau harus memilih satu aplikasi dulu, pilih untuk tim yang memegang volume penjualan lebih besar.
Pertanyaan untuk setiap vendor SFA
Minta setiap vendor menunjukkan jawabannya di ponsel, dengan beberapa outlet dan daftar harga Anda sendiri sudah dimasukkan. Untuk daftar yang lebih panjang bagi pembeli FMCG, lihat daftar periksa evaluasi SFA untuk FMCG.
- Bagaimana aplikasi menentukan ke mana salesman pergi hari ini, dan bisakah ia menjelaskan mengapa satu outlet didahulukan?
- Berapa ketukan yang dibutuhkan satu kunjungan, dari check-in sampai order terkirim? Apa yang terjadi saat tidak ada sinyal, dan kapan data tersinkron?
- Apakah salesman melihat harga, promo trade, dan stok milik outlet itu saat mengambil order, dan apakah aplikasi menyarankan tambahan item?
- Bisakah manajer melihat kunjungan, order, dan selisih terhadap target sebelum jam makan siang, tanpa menunggu laporan?
- Apakah data mengalir dua arah dengan ERP, CRM, dan sistem penagihan distributor kami? Siapa yang membangun tautan itu, dan siapa yang memperbaikinya saat putus?
- Apa yang bisa diubah tim kami sendiri, seperti formulir, alur persetujuan, dan beat, tanpa meminta vendor menulis kode?
- Berapa biaya pilot, rollout penuh, dan dukungan tahun pertama?
Cara menguji aplikasi sales force automation lewat pilot sebelum tanda tangan
Demo menunjukkan apa yang bisa dilakukan sebuah aplikasi. Pilot menunjukkan apakah salesman Anda mau memakainya pada hari kerja biasa.
- Buat kecil dan nyata. Pilih satu teritori dan sekelompok kecil salesman, lalu jalankan paling sedikit sebulan, termasuk penutupan akhir bulan. Sertakan salesman rata-rata, karena salesman terbaik membuat aplikasi apa pun tampak bagus.
- Sediakan teritori pembanding. Pantau teritori serupa yang tetap bekerja dengan cara lama pada minggu yang sama, supaya bulan yang kebetulan bagus atau promo baru tidak dianggap hasil aplikasi.
- Pakai data Anda sendiri. Pilot dengan data contoh tidak membuktikan apa pun. FAQ di bawah memuat apa yang perlu disiapkan.
- Sepakati ukurannya lebih dulu. Tuliskan sebelum mulai apa yang akan dibandingkan: kunjungan per hari, persentase kunjungan yang menghasilkan order, jumlah item per order, waktu untuk urusan administrasi, dan seberapa sering manajer membuka dashboard.
Di mana BeatRoute cocok
BeatRoute adalah software sales force automation lapangan. BeatRoute cocok untuk brand yang salesman-nya menjual ke banyak toko lewat distributor dan ingin manajemen distributor di platform yang sama. Aplikasi SFA, sistem manajemen distributor, dan aplikasi pemesanan untuk toko berjalan di satu platform, dengan agen AI yang merencanakan kunjungan dan menyarankan order. Lebih dari 200 brand enterprise di 20+ negara memakainya.
Perfetti Van Melle Indonesia meningkatkan cakupan outletnya tiga kali lipat dengan BeatRoute SFA dan optimasi rute (baca studi kasus Perfetti Indonesia).
Kalau Anda hanya butuh catatan absensi, aplikasi pelacakan lebih murah. Kalau salesman Anda mengunjungi outlet dan Anda menjual lewat distributor, minta demo dan kami akan menunjukkannya memakai beat dan alur order Anda sendiri.
Pertanyaan yang sering diajukan
Berapa biaya aplikasi sales force automation?
Kebanyakan dihargai per pengguna, per bulan atau per tahun, dan banyak yang menambah biaya untuk modul, setup, integrasi, dan dukungan. BeatRoute adalah software berlangganan, dengan harga per pengguna dan modul pada kontrak tahunan, tanpa uji coba gratis.
Berapa lama implementasi aplikasi SFA?
Tergantung ukuran tim, jumlah sistem yang dihubungkan, dan seberapa banyak yang dikonfigurasi. Kebanyakan tim BeatRoute go live dalam 21 hari. Sebagian proyek butuh waktu lebih lama: PT Combiphar go live di BeatRoute SFA dalam dua bulan (baca studi kasus PT Combiphar).
Apa yang harus siap sebelum pilot atau go-live?
Empat daftar menentukan sebagian besar hasilnya: outlet atau akun beserta alamatnya, daftar harga dan promo trade, distributor mana yang melayani outlet mana, dan salesman mana yang memegang teritori mana. Rapikan dulu keempatnya. Aplikasi yang diisi outlet ganda dan harga lama akan kehilangan kepercayaan salesman di minggu pertama.
Apakah tim sales kecil butuh software SFA?
Beberapa salesman dengan order sederhana sering cukup memakai CRM atau aplikasi ringan. Ujian yang baik: kalau manajer tidak bisa menyebut outlet mana yang sudah dikunjungi minggu ini tanpa menelepon salesman satu per satu, tim itu sudah melewati batasnya.
