Automatización de la fuerza de ventas: herramientas SFA para equipos de campo
Para qué sirve cada herramienta en la ruta y en la oficina, y cómo distinguir un paquete de apps sueltas de una sola plataforma.
Por Nikhil Chaudhary, VP de Marketing
¿Qué son las herramientas SFA?
Las herramientas SFA son las partes de un software de automatización de la fuerza de ventas que le quitan al vendedor de campo un paso repetitivo: armar la visita, levantar el pedido o pasar el reporte que lee el gerente. SFA son las siglas en inglés de sales force automation, es decir, automatización de la fuerza de ventas.
Puedes comprarlas como apps por separado o como una sola app SFA sobre una misma plataforma. En los dos casos importa lo mismo: qué resuelve cada herramienta y si le entrega el trabajo a la siguiente sin que alguien lo vuelva a capturar.
Qué trae un software SFA, herramienta por herramienta
Casi todo software SFA para ventas en campo reúne estas herramientas, que cubren el ciclo completo, desde el rutero hasta el reporte. El vendedor las usa en el celular durante la visita y el gerente consulta el resultado en la web.
| Herramienta | Qué resuelve en la ruta | Qué ve el gerente |
|---|---|---|
| Plan de visitas y rutero | Arranca el día con los puntos de venta que toca visitar, ya en orden | Define cada cuánto se visita a cada cliente y detecta las visitas que no se hicieron |
| Optimización de rutas | Recorre los clientes del día por el camino más corto | Atiende más puntos de venta con el mismo equipo |
| Asistencia, check-in con GPS y registro de actividad | Marca el inicio de la jornada y de cada visita con un toque | Sabe quién está en la calle y confirma que cada visita ocurrió en la tienda |
| Toma de pedidos | Levanta el pedido con la lista de precios y las promociones de ese cliente ya aplicadas | Sigue los pedidos por vendedor, cliente y SKU a medida que entran |
| Inventario, devoluciones y cobranza | Cuenta el inventario de la tienda, recibe devoluciones y cobra saldos en la misma visita | Controla la cartera y el inventario de cada punto de venta |
| Auditoría de anaquel y exhibición | Toma la foto del anaquel y anota exhibiciones y precios de la competencia | Ubica las tiendas que no cumplen el planograma |
| Alta de clientes | Da de alta una tienda nueva con ubicación, foto y documentos durante la visita | Aprueba los clientes nuevos y ve crecer la cobertura |
| Modo sin conexión | Sigue trabajando aunque no haya señal; la app sincroniza después | Recibe los datos de la visita en cuanto el celular recupera la conexión |
| Tableros y alertas | Consulta sus metas y su avance a lo largo del día | Sigue visitas efectivas, líneas por pedido y cobranza contra la meta, con una alerta cuando un territorio se queda atrás |
| Conexión con el ERP y los distribuidores | Revisa el inventario del distribuidor antes de comprometer una entrega | Ve sell-in y sell-out en una sola vista, sin recapturar nada |
El peso de cada herramienta depende de a quién visitan tus vendedores. En SFA farmacéutico lo central son la lista de médicos, la visita médica y el control de muestras. Un equipo de preventa de consumo masivo en canal tradicional, en cambio, vive del rutero y de la toma de pedidos. Los tipos de SFA, y a quién le conviene cada uno, están en nuestra página de software SFA.
¿Apps sueltas o una sola plataforma? Sigue una visita completa
Algunos productos SFA son una sola plataforma. Otros son varias apps vendidas bajo un mismo nombre. En la demo se nota la diferencia: sigue una visita desde el plan de hoy hasta el de mañana y cuenta cuántas veces alguien tiene que exportar, recapturar o cruzar datos a mano.
El plan elige al cliente. Aparece en la lista de hoy por su historial: le toca visita, tiene un saldo vencido o el mes pasado compró menos.
El vendedor hace check-in y ve la historia del cliente. Su saldo pendiente y los SKU que dejó de comprar aparecen ahí mismo, sin abrir otra app.
El pedido lleva las condiciones correctas. Los precios de ese cliente y la promoción que le corresponde se aplican mientras el vendedor captura el pedido.
El pedido llega al distribuidor. Entra a la facturación del distribuidor que tiene el inventario, por medio de un sistema de gestión de distribuidores, y no por correo ni por un mensaje de WhatsApp.
El gerente lo ve el mismo día. La visita, el pedido y la cobranza aparecen en el tablero sin que el vendedor mande un reporte.
El plan de mañana ya conoce el resultado de hoy. El pedido, lo cobrado y cualquier rechazo quedan en el registro del cliente antes de armar la siguiente ruta.
En una plataforma, cada paso toma los datos del anterior. Con herramientas separadas, cada entrega es un archivo que alguien exporta, y ahí es donde la información se pierde o llega tarde. Pide al proveedor que haga la prueba en un celular con algunos de tus propios clientes cargados. Las preguntas para el proveedor y cómo armar un piloto están en nuestra guía para elegir herramientas SFA.
De registrar la jornada a dirigirla
Las herramientas SFA básicas registran la visita y pasan los datos. No le dicen al vendedor qué hacer con ellos, así que la ruta y los productos se siguen eligiendo por costumbre. Lo que frena la cobertura no suele ser el número de vendedores, sino el poco control sobre a qué tiendas van y cuándo. BeatRoute suma agentes de AI que trabajan antes de la visita:
- Scheduling AI Agent Ordena los clientes de cada día según su potencial, su historial de pedidos, sus saldos y las metas, y Route Optimization AI arma la ruta. Con el Scheduling AI Agent, las visitas efectivas subieron de 45% a 78%.
- Order AI Agent Sugiere qué debería agregar cada cliente a su pedido, según lo que compra y lo que hay en inventario. Una marca líder de consumo masivo aumentó 12% el valor del pedido y el surtido por punto de venta con el Order AI Agent.
- VM Audit AI Agent Lee una sola foto del anaquel y marca huecos de planograma y productos faltantes, con un costo de auditoría 80% menor que el de una auditoría manual. Es parte del software de merchandising visual de BeatRoute.
- BeatRoute Copilot Responde en lenguaje natural las preguntas del gerente, por ejemplo qué clientes vienen comprando menos. Copilot trabaja con los mismos datos que los tableros.
Los resultados de marcas que ya trabajan con BeatRoute en rutas, cobertura y productividad por vendedor están en nuestros casos de éxito.
Dónde encaja BeatRoute
BeatRoute reúne la app SFA, el sistema de gestión de distribuidores y una app de pedidos para tiendas en una sola plataforma, que usan 200+ marcas enterprise en 20+ países. BeatRoute es para marcas cuyos vendedores atienden a muchos comercios por medio de distribuidores y quieren la gestión de distribuidores en la misma plataforma.
Haz el demo instantáneo, un recorrido guiado por la plataforma, y aplícale la prueba de la visita completa a lo que veas.
Keep reading
View all →
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia el SFA del CRM?+
El CRM es un sistema amplio para manejar la relación con los clientes en marketing, ventas y servicio. El SFA se concentra en la ejecución de la venta en campo: plan de visitas, checklists en tienda, toma de pedidos y gestión de territorios. En consumo masivo, las herramientas SFA suelen funcionar junto al CRM, no en su lugar.
¿SFA es lo mismo que automatización de la fuerza de campo?+
No del todo. La automatización de la fuerza de campo (FFA) abarca a cualquier equipo que trabaja en la calle, como técnicos de servicio o repartidores, y gira en torno a asistencia, ubicación y tareas. El SFA es el lado comercial: plan de visitas, pedidos, promociones y cobranza. El rastreo solo te dice dónde estuvo el vendedor; el SFA también te dice qué vendió.
¿Cuánto tarda la puesta en marcha de las herramientas SFA?+
La mayoría de los equipos sale a producción en 21 días con BeatRoute. Ese tiempo se va en cargar clientes, listas de precios, promociones y rutas, y en conectar tu ERP por medio de BeatRoute Matrix. Un despliegue más grande, con muchos distribuidores o varios países, toma más tiempo.
¿Cuánto cuestan las herramientas SFA?+
BeatRoute es software por suscripción, con precio por usuario y módulo en contratos anuales, sin prueba gratuita. El precio depende de cuántos vendedores lo usan y qué módulos eliges.
¿Cómo miden las marcas el éxito del SFA?+
Empieza por la adopción: cuántos vendedores hacen check-in y levantan pedidos en la app cada día hábil. Después sigue el cumplimiento de visitas, las visitas efectivas, las líneas por pedido y la venta por vendedor. Si el equipo no usa la app, los demás números no son reales; por eso pesa más la app SFA que tus vendedores usan todos los días que la lista de funciones que hay detrás.