Apa Itu SFA? Panduan Tools SFA untuk Tim Sales Lapangan
Gunanya tiap tools bagi salesman dan manajernya, dan cara membedakan kumpulan aplikasi dari satu platform.
Oleh Nikhil Chaudhary, VP Marketing
Apa itu tools SFA?
SFA adalah singkatan dari sales force automation. Tools SFA adalah bagian dari software ini yang mengambil alih pekerjaan berulang dalam hari kerja salesman lapangan, mulai dari rencana kunjungan, order, sampai laporan yang dibaca manajer.
Tools ini bisa Anda beli sebagai aplikasi terpisah, atau sebagai satu aplikasi SFA di satu platform. Apa pun pilihannya, ada dua hal yang perlu dicek: apa kerja tiap tools, dan apakah tools itu saling meneruskan pekerjaan.
Tools di dalam SFA dan fungsinya masing-masing
Hampir semua software SFA untuk tim lapangan memuat tools berikut, yang bersama-sama menutup proses penjualan dari rencana sampai laporan. Salesman memakainya di ponsel saat kunjungan, sedangkan manajer melihat hasilnya di web.
| Tools | Gunanya bagi salesman | Yang didapat manajer |
|---|---|---|
| Perencanaan beat dan kunjungan | Memulai hari dengan daftar outlet yang harus dikunjungi, sudah berurutan | Menentukan seberapa sering tiap outlet dikunjungi dan melihat kunjungan yang terlewat |
| Optimasi rute | Mendapat rute terpendek di antara outlet hari ini | Menjangkau lebih banyak outlet dengan tim yang sama |
| Absensi, check-in GPS, dan pelacakan aktivitas | Memulai hari dan tiap kunjungan dengan satu ketukan | Tahu siapa yang sedang di lapangan, dan bahwa kunjungan benar terjadi di outlet |
| Taking order | Mencatat order dengan harga dan program promo khusus outlet itu yang sudah terpasang | Memantau order per salesman, outlet, dan SKU begitu order masuk |
| Stok, retur, dan penagihan | Menghitung stok outlet, menerima retur, dan menagih piutang dalam kunjungan yang sama | Memantau piutang dan stok di setiap outlet |
| Cek rak dan merchandising | Memotret rak serta mencatat display dan harga kompetitor | Menemukan outlet yang tidak sesuai planogram |
| Registrasi outlet baru | Mendaftarkan toko baru lengkap dengan lokasi, foto, dan dokumennya saat kunjungan | Menyetujui outlet baru dan melihat cakupan bertambah |
| Mode offline | Tetap bekerja tanpa sinyal, data tersinkron belakangan | Menerima data kunjungan begitu ponsel tersambung lagi |
| Dasbor dan notifikasi | Melihat target pribadi dan progresnya sepanjang hari | Memantau effective call, lines per order, dan penagihan terhadap target, dengan peringatan saat sebuah teritori melemah |
| Integrasi ERP dan distributor | Mengecek stok di distributor sebelum menjanjikan pengiriman | Melihat penjualan primer dan sekunder dalam satu tampilan, tanpa input ulang |
Tools mana yang paling penting bergantung pada siapa yang dikunjungi salesman Anda. SFA farmasi berpusat pada daftar dokter, detailing, dan catatan sampel. Tim FMCG justru hidup dari rencana beat dan taking order di warung, toko kelontong, dan grosir. Jenis-jenis SFA, beserta siapa yang cocok dengan masing-masing, kami bahas di halaman software SFA.
Kumpulan tools SFA atau satu platform SFA? Ikuti satu kunjungan
Sebagian produk SFA memang satu platform. Sebagian lagi sebenarnya beberapa aplikasi yang dijual dengan satu nama. Bedanya bisa Anda lihat saat demo: ikuti satu kunjungan dari rencana hari ini sampai rencana besok, lalu hitung berapa kali seseorang harus mengekspor, mengetik ulang, atau mencocokkan data secara manual.
Rencana kunjungan memilih outletnya. Outlet itu masuk daftar hari ini karena riwayatnya: jadwal kunjungannya sudah tiba, ada tagihan yang belum dibayar, atau ordernya bulan lalu turun.
Salesman check-in dan langsung melihat riwayat outlet. Piutang dan SKU yang sudah tidak dibeli outlet itu muncul tanpa perlu membuka aplikasi kedua.
Order membawa syarat yang benar. Harga khusus outlet dan program promo yang berlaku untuknya langsung diterapkan saat salesman mencatat order.
Order sampai ke distributor. Order langsung masuk ke proses faktur distributor yang memegang stok, lewat sistem manajemen distributor, bukan lewat email atau pesan WhatsApp.
Manajer melihatnya di hari yang sama. Kunjungan, order, dan pembayaran yang tertagih tampil di dasbor tanpa menunggu laporan dari salesman.
Rencana besok sudah tahu hasil hari ini. Order, piutang yang tertagih, dan penolakan dari outlet sudah tercatat di data outlet sebelum rencana berikutnya disusun.
Di satu platform, setiap langkah membaca data dari langkah sebelumnya. Dengan tools terpisah, setiap serah terima berarti ada file yang harus diekspor seseorang, dan di situlah data bisa hilang atau datang terlambat. Minta vendor menjalankan uji ini di ponsel, dengan beberapa outlet Anda sendiri yang sudah dimuat. Untuk daftar pertanyaan dan cara menjalankan pilot, baca panduan memilih aplikasi SFA kami.
Dari mencatat hari kerja ke mengarahkannya
Tools SFA dasar mencatat kunjungan lalu meneruskan datanya. Tools itu tidak memberi tahu salesman apa yang harus dilakukan dengan data tersebut, sehingga outlet dan produk masih dipilih berdasarkan kebiasaan. Cakupan pasar lebih banyak dibatasi oleh kendali atas outlet mana yang dikunjungi dan kapan, bukan oleh jumlah orang. BeatRoute menambahkan AI agent yang bekerja sebelum kunjungan dimulai:
- Scheduling AI Agent Mengurutkan outlet setiap hari menurut potensi, riwayat order, piutang, dan target, lalu Route Optimization AI menyusun rutenya. Kunjungan produktif naik dari 45% menjadi 78% dengan Scheduling AI Agent.
- Order AI Agent Menyarankan produk yang sebaiknya ditambah tiap outlet, berdasarkan pola belanjanya dan stok yang tersedia. Satu brand FMCG terkemuka menaikkan nilai order dan ragam produk per outlet sebesar 12% dengan Order AI Agent.
- VM Audit AI Agent Membaca satu foto rak, lalu menandai celah planogram dan produk yang tidak ada, dengan biaya audit rak 80% lebih rendah daripada audit manual. Agent ini bagian dari software visual merchandising BeatRoute.
- BeatRoute Copilot Menjawab pertanyaan manajer dalam bahasa sehari-hari, misalnya outlet mana yang penjualannya menurun. Copilot bekerja dari data yang sama dengan dasbor.
Perfetti Van Melle Indonesia melipatgandakan cakupan outlet hingga 3x dengan optimasi rute dan SFA BeatRoute (baca studi kasus Perfetti Indonesia).
Untuk siapa BeatRoute
BeatRoute menjalankan aplikasi SFA, sistem manajemen distributor, dan aplikasi order untuk retailer dalam satu platform, dipakai oleh 200+ brand enterprise di 20+ negara. BeatRoute cocok untuk brand yang salesman-nya menjual ke banyak toko lewat distributor dan ingin manajemen distributor di platform yang sama.
Coba demo instan, tur terpandu platform kami, lalu terapkan uji satu kunjungan tadi pada apa yang Anda lihat.
Keep reading
View all →
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa bedanya SFA dengan CRM?+
CRM adalah sistem yang luas untuk mengelola hubungan pelanggan di marketing, sales, dan layanan. SFA berfokus pada otomatisasi eksekusi penjualan di lapangan: perencanaan beat, checklist di toko, taking order, dan manajemen teritori. Di bisnis barang konsumsi, tools SFA biasanya berjalan berdampingan dengan CRM, bukan menggantikannya.
Apakah SFA sama dengan field force automation?+
Tidak persis. Field force automation (FFA) mencakup tim apa pun yang bekerja berpindah-pindah, seperti teknisi servis atau kurir, dan berpusat pada absensi, lokasi, dan tugas. SFA adalah sisi penjualannya: rencana kunjungan, order, program promo, dan penagihan. Pelacakan saja hanya memberi tahu posisi salesman; SFA juga menunjukkan apa yang ia jual.
Berapa lama sampai tools SFA bisa go-live?+
Sebagian besar tim go-live dalam 21 hari di BeatRoute. Waktunya terpakai untuk memuat data outlet, harga, program promo, dan beat, serta menghubungkan ERP Anda lewat BeatRoute Matrix. Rollout yang lebih besar butuh waktu lebih lama: PT Combiphar go-live di BeatRoute SFA dalam dua bulan (baca studi kasus Combiphar).
Berapa biaya software SFA?+
BeatRoute adalah software berlangganan, dengan harga per pengguna dan modul pada kontrak tahunan, tanpa uji coba gratis. Harganya bergantung pada jumlah salesman yang memakainya dan modul yang Anda pilih.
Bagaimana brand mengukur keberhasilan SFA?+
Mulailah dari adopsi: berapa banyak salesman yang check-in dan mencatat order di aplikasi setiap hari kerja. Setelah itu, pantau kepatuhan kunjungan, kunjungan produktif, lines per order, dan pendapatan per salesman. Jika salesman melewatkan aplikasinya, angka-angka lain itu tidak nyata. Karena itu, aplikasi SFA yang dipakai salesman setiap hari lebih menentukan daripada daftar fitur di baliknya.