Aplikasi Sales Lapangan: Cara Memilih untuk Manajer Sales

Apa yang dikerjakan aplikasi sales lapangan, dan jenis mana yang Anda butuhkan

Salesman general trade biasanya berangkat dari gudang distributor, mendatangi belasan sampai puluhan warung, toko kelontong dan grosir, lalu menyetor order dan uang tagihan. Aplikasi sales lapangan yang baik menemani setiap langkahnya:

• Daftar toko hari ini sudah diurutkan menurut rute kunjungan, dengan toko prioritas di atas.
• Check-in GPS dan foto membuktikan salesman benar-benar ada di toko.
• Salesman mencatat sisa stok di rak, lalu aplikasi menyarankan jumlah order.
• Order masuk langsung ke distributor, atau salesman kanvas mencetak faktur dari stok di mobil.
• Piutang toko, pembayaran dan barang retur tercatat di kunjungan yang sama.
• Laporan dibuat otomatis, jadi supervisor melihat aktivitas dan kinerja tim tanpa menunggu rekap Excel sore hari.

Tidak semua alat untuk sales dibuat untuk hari seperti itu:

Untuk SFA yang terhubung dengan distributor, lihat juga cara kerja sistem manajemen distributor. Daftar fiturnya ada di halaman aplikasi sales lapangan BeatRoute.

6 hal yang perlu dinilai sebelum memilih aplikasi sales lapangan

1. Target penjualan dan KPI yang ingin digerakkan

Aplikasi sales lapangan terbaik untuk tim Anda adalah yang membantu salesman menaikkan angka yang Anda kejar di toko. Tulis dua atau tiga target sebelum melihat demo, misalnya menambah toko aktif atau menaikkan nilai order per toko. Lalu tanyakan untuk setiap fitur, KPI mana yang digerakkannya.

2. Kecocokan dengan alur kerja lapangan Anda

Minta vendor memperagakan satu hari kerja salesman Anda sendiri, dari check-in hingga setor tagihan, dan lihat apakah setiap langkahnya pas dengan proses penjualan tim Anda. Jika salesman Anda juga menagih, aplikasi harus menampilkan piutang toko sebelum order diambil. Dengan begitu, order ke toko yang menunggak bisa ditahan saat itu juga. Tanyakan juga apa yang terjadi saat order melewati batas kredit toko: ditahan, atau tetap terkirim dan baru ketahuan di gudang.

Cara jual juga menentukan. Kanvas dan taking order butuh hal yang berbeda, dan aplikasi yang hanya cocok untuk salah satunya baru menyelesaikan separuh masalah:

• Salesman kanvas butuh stok mobil yang akurat, faktur yang dicetak di toko, dan setoran uang yang cocok di akhir hari (lihat aplikasi untuk sales kanvas).
• Salesman taking order butuh saran order dari riwayat toko dan order yang langsung masuk ke distributor.

3. Biaya total, integrasi dan waktu sampai go-live

Hitung biaya total: langganan, setup, integrasi dan waktu tim internal. Bandingkan dengan kenaikan yang wajar, seperti lebih banyak kunjungan produktif dan lebih sedikit waktu untuk laporan. Saat demo, ikuti satu order dari ponsel salesman sampai fakturnya muncul di sistem distributor dan di software akuntansi atau ERP Anda. Jika order itu harus diketik ulang di kantor, sebagian besar manfaatnya hilang.

Masukkan juga waktu. Di BeatRoute, sebagian besar tim go live dalam 21 hari. Proyek yang juga memindahkan data dari aplikasi lama biasanya butuh waktu lebih panjang, jadi tanyakan rencana migrasinya sejak awal. Perusahaan farmasi PT Combiphar beralih dari aplikasi buatan sendiri ke BeatRoute dan go live dalam dua bulan, dengan alur obat resep dan OTC dalam satu aplikasi (studi kasus PT Combiphar).

4. Bisa diubah tanpa coding

Skema promo, daftar produk dan aturan kunjungan sering berubah, kadang setiap bulan. Saat demo, minta vendor menambah satu formulir, satu peran atau satu KPI baru di depan Anda. Jika jawabannya "kami buatkan tiket", Anda akan membayar untuk setiap perubahan dan selalu tertinggal dari pasar.

5. Mudah dipakai salesman, termasuk saat offline

Proyek sering berhenti di adopsi. Salesman yang harus mengisi formulir panjang di depan pemilik toko akan mencari jalan pintas. Di luar kota besar, banyak toko juga berada di area dengan sinyal lemah. Lakukan tiga uji cepat saat demo:

• Hitung berapa ketukan yang dibutuhkan untuk mengambil satu order.
• Jalankan aplikasi di ponsel Android kelas menengah yang digunakan tim Anda.
• Matikan data seluler di tengah kunjungan, lanjutkan order, lalu nyalakan lagi dan cek apakah data masuk utuh.

Sinyal lemah tidak harus menghentikan kunjungan. Perfetti Van Melle Indonesia memakai optimasi rute dan SFA BeatRoute untuk menjangkau toko yang tersebar luas, dan berhasil meningkatkan cakupan outletnya 3x. "Perangkatnya tangguh, bahkan di area terpencil dengan konektivitas yang buruk," kata Sutrisna Tan, GT Sales Director Perfetti Van Melle Indonesia (studi kasus Perfetti Van Melle Indonesia).

6. Tracking lokasi yang adil dan diterima tim

Aplikasi tracking sales mencatat lokasi salesman agar kunjungan bisa dibuktikan dan insentif tidak lagi diperdebatkan. Saat demo, coba check-in dari luar radius toko dan dengan aplikasi fake GPS. Aplikasi yang baik menolak atau menandai kunjungan itu.

Supaya tim menerimanya, pegang tiga aturan:

• Lacak lokasi hanya pada jam kerja dan saat check-in di toko.
• Jelaskan kepada tim data apa yang dicatat dan untuk apa, sebelum aplikasi dipakai.
• Simpan dan kelola data pribadi sesuai Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).

Fiturnya ada di halaman aplikasi pelacakan tim sales dan perencanaan kunjungan sales.

Ringkasan yang bisa Anda bawa ke rapat demo:

Cara menguji aplikasi sales lapangan sebelum membeli: pilot kecil

Sebelum pilot, minta nomor pelanggan di industri yang sama dan tanyakan apakah salesman mereka masih memakai aplikasinya setiap hari. Cari juga keluhan yang berulang di ulasan Play Store, seperti sinkronisasi lambat. BeatRoute sendiri mendapat nilai 4,3 dari 5 di Capterra dan 4,3 dari 5 di G2.

Pilot menunjukkan apa yang benar-benar dilakukan tim Anda dengan aplikasinya:

1. Pilih beberapa salesman di dua wilayah, satu di kota dan satu di area dengan sinyal lemah, beserta distributor yang melayani mereka.
2. Catat angka dasar mereka sebelum aplikasi dipakai.
3. Jalankan pilot selama satu siklus penjualan penuh, termasuk akhir bulan.
4. Bandingkan hasilnya dengan angka dasar, dan tanyakan langsung kepada salesman apa yang memudahkan dan apa yang menghambat.

Angka yang diukur:

• Berapa kunjungan yang terverifikasi dibanding rencana, dan toko mana saja yang terlewat.
• Kunjungan yang menghasilkan order.
• Nilai order dan jumlah jenis produk per toko.
• Waktu dari order masuk sampai diproses distributor.
• Jumlah salesman yang masih memakai aplikasi setiap hari di minggu terakhir.

Angka terakhir paling jujur. Jika pemakaian di minggu terakhir jauh di bawah minggu pertama, masalahnya ada di kemudahan pakai, dan itu tidak akan membaik setelah aplikasi dipakai seluruh tim.

BeatRoute cocok untuk brand yang salesman-nya menjual ke banyak toko lewat distributor dan ingin manajemen distributor di platform yang sama. Bawa tabel di atas ke setiap demo, termasuk demo BeatRoute.

Pertanyaan yang sering diajukan