Aplikasi Sales Lapangan: Cara Memilih yang Terbaik untuk Tim Anda

Apa itu aplikasi sales lapangan, dan apa yang dikerjakannya dalam sehari

Pola kerja harian salesman general trade biasanya sama: berangkat dari depo atau gudang distributor, mendatangi belasan sampai puluhan warung, toko kelontong dan grosir, lalu menyetor order dan uang tagihan. Aplikasi sales lapangan yang baik menemani setiap langkah itu:

• Rencana dan rute kunjungan (beat). Daftar toko hari ini sudah ada di ponsel, diurutkan menurut rute kunjungan, dengan toko prioritas di atas.
• Check-in GPS dan foto. Salesman check-in saat tiba di toko, sehingga kunjungan tercatat di lokasi yang benar.
• Cek stok toko. Salesman mencatat sisa stok di rak, dan aplikasi menyarankan jumlah order.
• Taking order atau penjualan kanvas. Order masuk langsung ke distributor, atau salesman kanvas mencetak faktur dari stok di mobil.
• Penagihan dan retur. Salesman melihat piutang toko, mencatat pembayaran, dan mencatat barang retur.
• Foto display. Bukti posisi produk di rak dan materi promosi, untuk dicek oleh tim trade marketing.
• Laporan otomatis. Supervisor memantau kunjungan, order dan tagihan tim sales hari itu juga, tanpa menunggu rekap Excel sore hari.

Semua ini harus tetap berjalan saat sinyal hilang. Di luar kota besar, banyak toko berada di area dengan koneksi lemah, jadi mode offline yang andal adalah syarat dasar. Gambaran lengkap fitur ada di halaman aplikasi sales lapangan BeatRoute.

Jenis aplikasi untuk sales, dan mana yang cocok untuk tim Anda

Sebelum membandingkan produk, tentukan dulu jenis alat yang Anda butuhkan.

Jika barang Anda mengalir dari prinsipal ke distributor lalu ke toko, jenis ketiga atau keempat yang Anda cari. Untuk jenis keempat, lihat juga cara kerja sistem manajemen distributor.

6 hal yang perlu dinilai sebelum memilih aplikasi sales lapangan

1. Target penjualan dan KPI yang ingin digerakkan

Tulis dua atau tiga target tim penjualan sebelum melihat demo. Contohnya: menambah jumlah toko aktif, meningkatkan produktivitas tim sales, menaikkan nilai order per toko, memperluas ke kota baru, atau menekan biaya melayani satu wilayah. Lalu tanyakan untuk setiap fitur: KPI mana yang digerakkan fitur itu? Fitur yang tidak terhubung ke target hanya menambah beban salesman.

2. Kecocokan dengan alur kerja lapangan Anda

Minta vendor memperagakan hari kerja salesman Anda sendiri, dari check-in sampai setor tagihan, dan lihat apakah setiap langkahnya pas dengan proses penjualan tim Anda. Contoh: jika salesman Anda juga menagih, aplikasi harus menampilkan piutang toko sebelum order diambil, supaya order ke toko yang menunggak bisa ditahan saat itu juga.

3. Hitungan ROI dan waktu sampai go-live

Bandingkan biaya total (langganan, setup, integrasi, waktu tim internal) dengan kenaikan yang wajar: lebih banyak kunjungan produktif, order lebih besar per toko, dan lebih sedikit waktu untuk laporan. Masukkan juga waktu. Aplikasi yang memberi sebagian hasil dalam beberapa minggu sering lebih bernilai daripada yang menjanjikan semuanya setelah setahun. Di BeatRoute, sebagian besar tim go live dalam 21 hari. Proyek yang juga memindahkan data dari aplikasi lama biasanya butuh waktu lebih panjang, jadi tanyakan rencana migrasi datanya sejak awal.

4. Bisa diubah tanpa coding

Skema promo, daftar produk dan aturan kunjungan sering berubah, kadang setiap bulan. Aplikasi yang butuh programmer untuk setiap perubahan akan selalu tertinggal dari pasar. Saat demo, minta vendor menambah satu formulir baru, satu peran baru atau satu KPI baru di depan Anda. Jika jawabannya "kami buatkan tiket", Anda akan membayar untuk setiap perubahan.

5. Mudah dipakai salesman, termasuk saat offline

Proyek sering berhenti di adopsi. Salesman yang harus mengisi formulir panjang di depan pemilik toko akan mencari jalan pintas. Tiga uji cepat saat demo:

• Hitung berapa ketukan yang dibutuhkan untuk mengambil satu order.
• Jalankan aplikasi di ponsel Android kelas menengah yang digunakan tim Anda.
• Matikan data seluler di tengah kunjungan, lanjutkan order, lalu nyalakan lagi dan cek apakah data masuk utuh.

6. Ulasan dari pengguna nyata

Baca ulasan di Play Store dan situs ulasan software, lalu cari keluhan yang berulang: sinkronisasi lambat, aplikasi keluar sendiri, formulir yang rumit. Lebih baik lagi, minta vendor menghubungkan Anda dengan pelanggan di industri yang sama, lalu tanyakan dua hal: apakah salesman mereka masih memakai aplikasi setiap hari, dan apa yang mereka ubah sendiri sejak go live. Sebagai gambaran, BeatRoute mendapat nilai 4,3 dari 5 di Capterra dan 4,3 dari 5 di G2.

Ringkasan yang bisa Anda bawa ke rapat demo:

Bawa tabel ini ke setiap demo, termasuk demo BeatRoute.

Kebutuhan berbeda per cara jual dan per industri

Kanvas dan taking order adalah dua cara jual dengan KPI dan risiko yang berbeda. Aplikasi yang hanya cocok untuk salah satunya baru menyelesaikan separuh masalah.

• Salesman kanvas (van sales) menjual dari stok di mobil. Yang penting: stok mobil yang akurat, faktur yang dicetak di toko, penerimaan tunai, dan rekonsiliasi stok serta uang di akhir hari. Lihat aplikasi untuk sales kanvas.
• Salesman taking order mengambil order untuk dikirim distributor esok hari. Kuncinya: saran order dari riwayat toko, info promo, dan order yang langsung masuk ke distributor.
• Di gang sempit dan pasar tradisional, motoris melayani toko kecil dengan sepeda motor, jadi aplikasinya harus ringan dan cepat.
• Tugas merchandiser adalah menjaga rak: daftar cek display, foto sebelum dan sesudah, serta catatan harga dan stok kosong.

Industri juga mengubah kebutuhan:

• FMCG. Toko sangat banyak dan order per toko kecil. Toko besar dan grosir perlu dikunjungi lebih sering daripada warung, jadi rute kunjungan harus bisa diatur per kelas toko. Panduannya ada di halaman optimasi rute kunjungan.
• Farmasi. Tim melayani dokter, klinik, rumah sakit dan apotek, dengan alur berbeda untuk obat resep dan OTC dalam satu aplikasi. Lihat solusi untuk farmasi.
• Bahan bangunan. Penjualan lewat dealer dan toko bangunan, dengan order besar, kredit panjang, dan pengaruh tukang serta kontraktor. Batas kredit dan penagihan jadi kunci. Baca manajemen dealer bahan bangunan.

Tracking kunjungan sales yang adil dan diterima tim

Aplikasi tracking sales mencatat lokasi salesman agar kunjungan bisa dibuktikan dan manajer bisa memantau tim sales tanpa menebak. Tujuannya membuat setiap kunjungan tercatat dengan benar, sehingga insentif tidak lagi diperdebatkan. Salesman yang bekerja keras mendapat bukti atas kerjanya.

Supaya tracking diterima tim, pegang beberapa aturan:

• Lacak lokasi hanya pada jam kerja dan saat check-in di toko.
• Jelaskan kepada tim data apa yang dicatat dan untuk apa, sebelum aplikasi dipakai.
• Pakai data untuk membenahi rute dan beban kerja, dan beri pujian saat angkanya bagus.
• Simpan dan kelola data pribadi sesuai Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).

Dengan aturan itu, check-in GPS menutup celah yang paling sering: kunjungan yang dilaporkan tetapi tidak terjadi, toko yang terdaftar dua kali, dan rute yang tumpang tindih. Fitur lengkapnya ada di halaman aplikasi pelacakan tim sales dan perencanaan kunjungan sales.

Cara menguji aplikasi sales lapangan sebelum membeli: pilot kecil

Demo menunjukkan apa yang bisa dilakukan aplikasi sales lapangan. Pilot menunjukkan apa yang benar-benar dilakukan tim Anda dengannya. Langkahnya:

1. Pilih beberapa salesman di dua wilayah, satu di kota dan satu di area dengan sinyal lemah, beserta distributor yang melayani mereka.
2. Catat angka dasar mereka sebelum aplikasi dipakai.
3. Jalankan pilot selama satu siklus penjualan penuh, termasuk akhir bulan.
4. Bandingkan angka pilot dengan angka dasar, dan tanyakan langsung kepada salesman apa yang memudahkan dan apa yang menghambat.

Angka yang diukur:

• Kunjungan terverifikasi dibanding rencana kunjungan.
• Kunjungan produktif, yaitu kunjungan yang menghasilkan order.
• Nilai order dan jumlah jenis produk per toko.
• Waktu dari order masuk sampai diproses distributor.
• Berapa salesman yang masih memakai aplikasi setiap hari di minggu terakhir.

Angka terakhir paling jujur. Jika pemakaian turun setelah minggu pertama, masalahnya ada di kemudahan pakai, dan itu tidak akan membaik setelah aplikasi dipakai seluruh tim.

Bukti dari Indonesia

Perfetti Van Melle Indonesia memakai optimasi rute dan SFA BeatRoute untuk menjangkau toko yang tersebar luas, dan cakupan tokonya naik 3x dalam tiga tahun tanpa menambah tim lapangan. "Perangkatnya tangguh, bahkan di area terpencil dengan konektivitas yang buruk," kata Sutrisna Tan, GT Sales Director Perfetti Van Melle Indonesia (studi kasus Perfetti Van Melle Indonesia).

Perusahaan farmasi PT Combiphar beralih dari aplikasi buatan sendiri dan go live dalam dua bulan, dengan alur resep dan OTC dalam satu aplikasi (studi kasus PT Combiphar).

Kapan alat yang lebih sederhana sudah cukup, dan kapan BeatRoute cocok

Alat yang lebih sederhana sudah cukup dan jauh lebih murah jika:

• Anda hanya perlu mencatat absensi dan lokasi kunjungan untuk tim kecil.
• Salesman Anda tidak mengambil order atau menagih di toko.
• Bisnis Anda menjual ke sedikit pelanggan besar lewat proyek B2B. Untuk itu, CRM lebih pas.

BeatRoute cocok untuk brand dan prinsipal yang menjual ke ribuan toko lewat salesman dan distributor, dan ingin aplikasi sales lapangan serta sistem distributor dalam satu platform. Antarmukanya tersedia penuh dalam bahasa Indonesia, mendukung kanvas dan taking order, dan bisa diubah tanpa coding. BeatRoute tidak menyediakan uji coba gratis: harganya berlangganan per pengguna dan per modul dengan kontrak tahunan. Minta demo untuk melihat aplikasinya dengan alur kerja tim Anda.

Pertanyaan yang sering diajukan