Sistem Manajemen Distribusi (DMS) di Filipina untuk Brand Ritel

Software distribusi grosir atau DMS: mana yang Anda butuhkan?

Mulailah dari siapa pembelinya, karena ada dua produk berbeda dengan nama yang mirip. Pedagang grosir yang mengelola gudangnya sendiri butuh software distribusi grosir, biasanya berupa ERP. Brand yang menjual lewat banyak distributor butuh DMS.

BeatRoute cocok untuk brand yang menjual lewat banyak distributor dan ingin melihat stok, penjualan, dan piutang mereka di satu tempat; distributor yang mencari software untuk gudangnya sendiri lebih cocok memakai aplikasi billing yang lebih ringan.

Jika Anda pihak brand, DMS terbaik adalah yang benar-benar dibuka setiap hari oleh distributor terkecil Anda. Sistem yang hanya dipakai distributor di Metro Manila membuat Anda buta terhadap pulau-pulau lain. Padahal di sanalah stok kosong dan sengketa klaim paling sulit terlihat dari kantor pusat.

Tantangan DMS di pasar Filipina

Barang di Filipina berpindah melintasi ribuan pulau, lewat rute laut dan darat yang panjang. Supermarket dan jaringan apotek menyerap sebagian volume Anda. Namun sebagian besar barang berakhir di sari-sari store, lapak pasar basah, dan toko kelontong kecil. Di titik itulah retur, barang kedaluwarsa, dan klaim barang rusak menumpuk.

Karena itu, DMS untuk pasar ini punya empat tugas. Order harus masuk dari setiap distributor sesuai cara kerja distributor itu. Secondary sales harus terlihat sampai level toko. Skema promo harus berlaku tanpa pengecekan manual. Klaim juga harus cair cukup cepat agar distributor percaya pada sistemnya. Panduan software manajemen distribusi kami membahas gambaran yang lebih luas, termasuk sales lapangan dan pemesanan oleh retailer.

Primary sales: dari brand ke distributor

Primary sales adalah barang yang dibeli distributor dari Anda. Di sistem manajemen distributor BeatRoute:

• Order lewat aplikasi atau Viber. Distributor memesan sendiri saat stok mulai habis, tanpa menunggu telepon dari salesman Anda.
• Skema dan target tampil saat memesan. Ketika membuat order, distributor melihat skema, target, dan insentif yang berlaku. Diskon bertingkat, Buy X Get Y, dan target kumulatif langsung diterapkan untuk mereka.
• Rekap tagihan kapan saja. Distributor bisa mengecek berapa yang harus dibayar dan berapa yang menjadi haknya, di aplikasi atau lewat chat Viber. Telepon ke kantor pusat jadi lebih jarang, begitu pula sengketa pembayaran.

Secondary sales: dari distributor ke sari-sari store

Secondary sales adalah penjualan distributor ke retailer. Datanya biasanya tersimpan di faktur kertas dan spreadsheet, sehingga kantor pusat melihatnya terlambat atau tidak sama sekali. Di BeatRoute:

• Faktur untuk setiap retailer. Distributor menagih retailer langsung di BeatRoute, atau di sistem billing mereka sendiri yang terhubung dengannya. Anda melihat sell-out toko demi toko.
• Promo dagang menurut tipe toko. Setiap penawaran masuk ke faktur yang tepat berdasarkan kelas atau tipe retailer, sehingga sari-sari store yang berhak benar-benar menerimanya.
• Satu alur untuk retur dan klaim. Barang kedaluwarsa, rusak, dan retur mengikuti alur kerja yang baku. Setiap klaim punya ID dan status yang bisa dilacak kedua pihak, jadi distributor dan tim Anda berpegang pada catatan yang sama saat ada perbedaan.

Satu DMS untuk tiga tipe distributor

Kebanyakan brand di Filipina bekerja dengan tiga jenis distributor, dan DMS harus cocok untuk ketiganya dalam satu platform. Distributor mau memakainya kalau sistem itu menguntungkan mereka, bukan karena kantor pusat mengirim surat edaran.

Distributor dengan back office

Distributor besar di kota pusat seperti Metro Manila dan Cebu bekerja di komputer desktop. Mereka mendapat DMS lengkap: skema, target, penyelesaian klaim dari satu catatan, dan laporan mereka sendiri.

Distributor yang sudah memakai ERP

Distributor multi-brand biasanya sudah punya sistem billing atau ERP sendiri dan tidak mau pindah. BeatRoute terhubung ke sistem yang sudah mereka pakai. Mereka tetap memakai sistemnya, dan Anda tetap mendapat data secondary sales yang bersih.

Distributor yang hanya memakai ponsel

Distributor kecil di provinsi seperti Palawan, Samar, dan Bukidnon sering menjalankan usahanya dari smartphone. Mereka memesan, mengecek skema, melacak klaim, dan menerima rekap tagihan lewat chat Viber, tanpa komputer sama sekali. Yang membuat mereka kembali membukanya setiap hari adalah rekap tagihan yang jelas dan klaim yang dibayar tepat waktu.

Cara menguji DMS sebelum tanda tangan kontrak

Demo dengan data contoh yang rapi tidak membuktikan banyak. Mintalah vendor menjalankan uji berikut dengan data Anda sendiri:

• Pilih satu distributor dari setiap tipe. Sertakan distributor Anda yang paling terpencil. Jika distributor yang hanya memakai Viber tidak bisa memesan dan melihat rekap tagihannya, rollout akan macet di sana.
• Jalankan satu skema sungguhan dari awal sampai akhir. Pasang salah satu skema dagang yang sedang berjalan, lalu pastikan skema itu masuk ke faktur retailer yang tepat tanpa ada yang membetulkannya secara manual.
• Ajukan dan selesaikan satu klaim. Buat klaim barang rusak dari distributor di provinsi. Perhatikan berapa lama persetujuannya dan bukti apa yang diminta.
• Minta laporan yang Anda pakai sekarang. Biarkan tim sales Anda menyusun sendiri laporan distributor mingguan mereka. Jika mereka harus minta tolong vendor atau tim IT, mereka akan kembali ke spreadsheet.

Laporan yang dipakai brand dan distributor

Bagi brand yang distribusinya menjangkau banyak pulau, dua laporan ini paling penting:

• Fill rate per wilayah. Wilayah yang permintaan retailer-nya belum terpenuhi, misalnya pengiriman yang terlambat di Palawan atau stok berlebih di Metro Cebu.
• Scorecard distributor. Posisi setiap distributor terhadap targetnya, sehingga tim Anda tahu siapa yang perlu ditelepon lebih dulu.

Dashboard lain bisa dibuat sendiri oleh tim brand per wilayah, tipe distributor, channel, atau kelas retailer dengan report builder tanpa kode. Distributor pun bisa membuat laporan untuk usahanya sendiri. Untuk melihat cara DMS bekerja bersama tim lapangan Anda, pelajari sales force automation BeatRoute, atau jadwalkan demo dengan daftar distributor Anda sendiri.

Pertanyaan yang sering diajukan