Un sistema de gestión de distribución (DMS) es el software que una marca comparte con todos sus distribuidores: ahí ellos piden mercancía, facturan a las tiendas sari-sari y presentan sus reclamos, y la marca ve en un solo lugar el inventario, las ventas y los saldos de cada uno. En Filipinas lo difícil es que ningún distribuidor se parece a otro. Uno en Cebu tiene oficina administrativa y ERP; otro en Palawan maneja todo el negocio desde un celular y un grupo de Viber.
¿Software para mayoristas o un DMS? Primero define quién compra
Dos productos distintos usan el mismo nombre, así que empieza por quién va a usarlo. Un mayorista que opera su propia bodega necesita software de distribución mayorista, casi siempre un ERP. Una marca que vende a través de muchos distribuidores necesita un DMS.
| Software para mayoristas | Sistema de gestión de distribución (DMS) | |
|---|---|---|
| Quién lo contrata | Un mayorista o una distribuidora | Una marca con muchos distribuidores |
| Qué controla | La bodega, el inventario, las compras y la contabilidad de una sola empresa | Pedidos, promociones, reclamos y sell-out de toda tu red de distribuidores |
| Qué te responde | “¿Qué tengo y cuánto debo?” | “¿Qué se vende, dónde y a través de quién?” |
BeatRoute es para marcas que venden a través de muchos distribuidores y quieren ver su inventario, sus ventas y sus saldos por cobrar en un solo lugar; a una distribuidora que busca software para su propia bodega le conviene más una herramienta de facturación sencilla.
Si eres la marca, el mejor DMS es el que tu distribuidor más chico de verdad abre todos los días. Si solo lo usan tus distribuidores de Metro Manila, te quedas a ciegas en las islas, que es justo donde los quiebres de stock y las disputas por reclamos menos se ven desde la oficina central.
Lo que un DMS tiene que resolver en Filipinas
La distribución aquí cruza miles de islas y rutas largas por mar y por carretera. Los supermercados y las cadenas de farmacias se llevan una parte del volumen, pero mucho termina en el canal tradicional: tiendas sari-sari, puestos de mercado y abarrotes pequeños. Ahí se acumulan las devoluciones, el producto vencido y las mermas.
Por eso un DMS en Filipinas tiene cuatro tareas. Recibir los pedidos de cada distribuidor en la forma en que ese distribuidor trabaja. Mostrar el sell-out hasta el nivel de tienda. Aplicar las promociones sin revisiones manuales. Y liquidar los reclamos lo bastante rápido para que los distribuidores confíen en el sistema. La guía del software de gestión de la distribución cubre el panorama completo, incluidas las ventas en campo y los pedidos de los comercios.
Sell-in: de la marca al distribuidor
El sell-in, o venta primaria, es lo que tus distribuidores te compran a ti. En el sistema de gestión de distribuidores de BeatRoute:
- Pedidos desde la app o por Viber. Cada distribuidor hace su pedido cuando necesita mercancía, sin esperar la llamada de tu vendedor.
- Promociones y metas a la vista al pedir. Mientras arma el pedido, el distribuidor ve las promociones, metas e incentivos que le aplican. Los descuentos escalonados, el Buy X Get Y y las metas acumuladas se aplican solos.
- Estado de cuenta cuando lo pida. El distribuidor consulta lo que debe y lo que se le debe, en la app o en el chat de Viber. Eso significa menos llamadas a la oficina central y menos disputas de pago.
Sell-out: del distribuidor a la tienda sari-sari
El sell-out, o venta secundaria, es lo que tus distribuidores les venden a los comercios. Casi siempre vive en facturas de papel y hojas de cálculo, así que la oficina central lo ve tarde o nunca. En BeatRoute:
- Factura para cada comercio. Los distribuidores facturan a sus clientes en BeatRoute, o en su propio sistema de facturación conectado a BeatRoute. Tú ves el sell-out tienda por tienda.
- Promociones por tipo de tienda. Cada oferta cae en las facturas correctas según la clase o el tipo de comercio, para que la reciban las tiendas sari-sari que deben recibirla.
- Un solo flujo para devoluciones y reclamos. El producto vencido, dañado o devuelto sigue un proceso definido. Cada reclamo tiene un número y un estado que ambas partes pueden seguir, así que el distribuidor y tu equipo discuten sobre el mismo registro.
Un DMS para cada tipo de distribuidor
La mayoría de las marcas en Filipinas trabaja con tres tipos de distribuidor, y el DMS tiene que servirles a los tres en una sola plataforma. Cada uno lo adopta cuando le conviene a su negocio, nunca porque la oficina central mandó un memo.
Distribuidores con oficina administrativa
Los distribuidores grandes de plazas como Metro Manila y Cebu trabajan en computadora. Usan el DMS completo: promociones, metas, reclamos liquidados desde un solo registro y sus propios reportes.
Distribuidores que trabajan con su propio ERP
Los distribuidores multimarca suelen tener su propio sistema de facturación o ERP y no lo van a cambiar. BeatRoute se conecta al sistema que ya usan, así que ellos lo conservan y tú recibes datos de sell-out limpios.
Distribuidores que solo usan el celular
Los distribuidores pequeños de provincias como Palawan, Samar y Bukidnon muchas veces operan solo con un smartphone. Piden, revisan promociones, dan seguimiento a reclamos y reciben su estado de cuenta por el chat de Viber, sin computadora. Un estado de cuenta claro y un reclamo pagado a tiempo es lo que los hace volver cada día.
Cómo probar un sistema de gestión de distribución antes de firmar
Una demo con datos de ejemplo bien ordenados demuestra poco. Pide hacer estas pruebas con tus propios datos:
- Elige un distribuidor de cada tipo. Incluye al más remoto. Si el que solo usa Viber no puede pedir ni ver su estado de cuenta, la implementación se va a frenar ahí.
- Corre una promoción real de principio a fin. Configura una de tus promociones comerciales vigentes y revisa que caiga en las facturas correctas de los comercios sin que nadie la corrija a mano.
- Presenta y liquida un reclamo. Levanta un reclamo por mercancía dañada desde un distribuidor de provincia y mide cuánto tarda la aprobación y qué evidencia pide.
- Pide el reporte que hoy usas. Que tu equipo comercial arme él mismo su reporte semanal de distribuidores. Si necesita al proveedor o a TI para hacerlo, va a volver a las hojas de cálculo.
Los reportes que usan marcas y distribuidores
Para una marca que distribuye en todo el archipiélago, dos reportes pesan más que el resto:
- Fill rate por región. Dónde no se está cubriendo la demanda de los comercios, por ejemplo entregas atrasadas en Palawan o exceso de inventario en Metro Cebu.
- Scorecard por distribuidor. Cómo va cada distribuidor contra su meta, para que tu equipo sepa a quién llamar primero.
Cualquier otro tablero lo arma tu equipo con un generador de reportes sin código, por región, tipo de distribuidor, canal o clase de comercio, y los distribuidores pueden crear reportes para su propio negocio. Para ver cómo funciona el DMS junto a tu fuerza de ventas, revisa el software de automatización de la fuerza de ventas de BeatRoute, o agenda una demo con tu propia lista de distribuidores.
Preguntas frecuentes
¿Y si un distribuidor no tiene ningún sistema de facturación?
Puede facturar a sus clientes directamente en BeatRoute. Las distribuidoras que todavía trabajan con factura en papel o con un talonario pasan directo al DMS, y tú recibes su sell-out igual que el del resto.
¿Sistema de gestión de distribución y software de gestión de distribución son lo mismo?
Sí, son dos nombres para la misma herramienta. Sistema de gestión de distribuidores es un término más acotado; nuestra guía del software de gestión de la distribución explica la diferencia.
¿Hay soporte local y las apps están en tagalo?
Sí. La app del distribuidor y la app de ventas en campo funcionan en tagalo. La implementación, la capacitación y el soporte diario los da nuestro socio en Filipinas, Redstar Asia Solutions, desde Metro Manila, en horario local por teléfono, chat y correo.
¿Cuánto cuesta BeatRoute?
BeatRoute es software por suscripción, con precio por usuario y módulo en contratos anuales, sin prueba gratuita.
¿Qué marcas usan BeatRoute en Filipinas?
San Miguel, Unilab y Monde Nissin están entre las marcas filipinas que trabajan con BeatRoute. Nurturemed Pharma, también de Filipinas, aumentó 20% la productividad de sus representantes médicos con BeatRoute: lee el caso de Nurturemed. Hay más resultados en nuestros casos de éxito.