El software de ventas y distribución es el sistema que registra el camino de tu producto: del fabricante a la distribuidora, y de ahí al tendero. Ahí queda cómo se pidió, dónde se guardó, cómo se facturó y a quién se vendió. Hay dos tipos, y los separa una sola cosa: de quién son los libros que lleva.
Uno lo usa la distribuidora para llevar su negocio. El otro lo usa el fabricante para ver todas sus distribuidoras. Los dos se venden como "software de distribución", así que empieza por otra pregunta: ¿qué negocio va a correr el sistema, el de la distribuidora o el tuyo?
Software de ventas y distribución: el de la distribuidora y el del fabricante
Tu distribuidora ya tiene su ERP o su sistema de facturación. Ahí lleva lo que compra a cada marca, lo que tiene en bodega, lo que factura a cada tienda y lo que le deben. Ese sistema le muestra todo sobre su negocio. A ti no te muestra nada, salvo el reporte que te mande.
El sistema del fabricante mira tu producto en todas las distribuidoras a la vez. Su centro es un sistema de gestión de distribuidores (DMS). Ahí ves qué pide cada una y cuánto tiene de tu producto. También ves qué factura a cada tienda, con tu precio y tu promoción, y qué te reclama después. A su lado van una app para tus vendedores y una app para tenderos, para que la tienda pida sola.
Para un fabricante, ese conjunto es el software de ventas y distribución. El detalle del DMS está en nuestra guía de software para distribuidoras.
Tu producto vive en tres bodegas que no son tuyas
Cuando vendes por distribuidoras, tu inventario no está en tu almacén. Está en tres lugares que no controlas:
- La bodega de la distribuidora. La registra ella, en su sistema.
- El camión. En autoventa, el producto sale cargado, en un camión tuyo o de la distribuidora, y se vende en la ruta. Lo registra el vendedor.
- El anaquel del tendero. Nadie lo registra, salvo tu vendedor cuando lo cuenta en la visita.
La regla es simple: el sistema tiene que llegar a los tres lugares. Si solo ve uno, planeas el surtido a ciegas y te enteras del faltante cuando la tienda ya le compró a otro.
Preventa o autoventa: dónde nace cada registro
Preventa: el pedido y la factura quedan ligados
En preventa, el vendedor visita la tienda hoy y la distribuidora entrega mañana. Así se ve un pedido cuando el sistema está bien armado:
- El vendedor revisa el anaquel y cuenta lo que queda. Levanta el pedido en la app de ventas en campo, con tu lista de precios y la promoción del mes en pantalla.
- El pedido llega a la distribuidora que atiende esa tienda, sin llamada y sin que nadie lo vuelva a capturar.
- La distribuidora surte desde su bodega y factura con tu promoción ya aplicada.
- El reclamo de esa promoción queda ligado a la factura, y se sigue hasta la nota de crédito.
- Tú ves la venta a esa tienda y el inventario que quedó en la bodega.
Donde se rompe es en el paso 2. Si el pedido viaja por WhatsApp o en una libreta, alguien en la distribuidora lo vuelve a escribir. A partir de ahí, el pedido del vendedor y la factura son dos cosas distintas. La promoción se aplica a mano y el reclamo se discute a fin de mes. Por eso pide que la factura de la distribuidora quede ligada al pedido de tu vendedor, sin captura doble.
Autoventa: la bodega va en el camión
En autoventa, el vendedor lleva el producto en el camión. Vende, factura y cobra en cada tienda, y al final del día liquida inventario y efectivo. Aquí el registro nace en el celular del vendedor: lo que cargó, lo que vendió, lo que regresa y lo que cobró. Lo que importa medir es cada ruta: cuánto vendió contra cuánto llevó. Para eso sirve un software de autoventa que cuadre la carga y el cobro en cada venta, aunque no haya señal.
Muchas redes hacen las dos cosas: preventa en la ciudad y autoventa en las rutas lejanas. Si es tu caso, pide un solo sistema para las dos y que te muestren ambas en la misma demo. Con dos sistemas tendrás dos versiones de la misma tienda.
Cuatro preguntas para saber qué necesitas
Antes de comparar proveedores, contesta esto:
- ¿Dónde está el producto antes de llegar a la tienda?
Puede salir de tu propia bodega, y tú le facturas a la tienda sin distribuidora en medio. Entonces necesitas un sistema de facturación o un ERP, no un DMS. Si está en la bodega de una distribuidora, el sistema tiene que ser tuyo. - ¿Tus vendedores toman pedidos que entrega una distribuidora?
Entonces la factura tiene que quedar ligada al pedido, como en la preventa de arriba. - ¿Tus promociones o tus metas dependen de lo que la distribuidora vende a las tiendas?
Un sistema del fabricante te da esa venta en cuanto la distribuidora la registra o la sincroniza, no cuando llega el reporte de fin de mes. - ¿Te llegan a tiempo los reportes de tus distribuidoras?
Si tienes pocas distribuidoras y cada mes te mandan un reporte limpio, quizá todavía no necesitas un sistema. Si llegan tarde, en formatos distintos y tienes que perseguirlos, sí.
Si el producto está en la bodega de una distribuidora y contestaste que sí a cualquiera de las otras tres, el sistema que buscas es del fabricante. El ERP de tu distribuidora no te lo va a dar.
Cuando tu sistema se encuentra con el ERP de la distribuidora
En una red que funciona, los dos tipos conviven: la distribuidora sigue con su ERP y tu sistema va encima, solo para tus productos. Tus precios y promociones bajan a la distribuidora. Las ventas a tiendas, el inventario y los reclamos suben a ti.
Lo que decide si esto funciona es la distribuidora multimarca. No va a cambiar su sistema por una sola marca, y no va a capturar cada factura dos veces. En BeatRoute, esa distribuidora se queda con su sistema y un plugin sincroniza sus ventas, reclamos y notas de crédito con la marca, sin doble captura. La distribuidora que vive casi solo de tu marca puede usar el DMS completo como su sistema de facturación. La que no tiene oficina ni sistema usa una app ligera en el celular que funciona sin conexión.
De ahí sale lo que conviene pedirle a cualquier proveedor: que te muestre su sistema sincronizando con los libros de una distribuidora multimarca real, no con datos de prueba. ¿Y si tú eres la distribuidora y tu marca te pide usar su DMS? Pregunta primero cómo se conecta con el sistema que ya usas.
Lo que BeatRoute lleva para el fabricante
BeatRoute pone ese conjunto en una sola plataforma, con la app de ventas lista para preventa y autoventa. Lo usan más de 200 marcas en más de 20 países, en 10 industrias, entre ellas consumo masivo, materiales de construcción e insumos agrícolas. El Order AI Agent sugiere qué debe resurtir cada tienda o distribuidora según lo que ha comprado antes.
BeatRoute es para marcas que venden a través de muchos distribuidores y quieren ver su inventario, sus ventas y sus saldos por cobrar en un solo lugar; a una distribuidora que busca software para su propia bodega le conviene más una herramienta de facturación sencilla.
¿Quieres ver cómo se conectaría cada una de tus distribuidoras? Agenda una demo y lleva la lista de tus distribuidoras con el sistema que usa cada una hoy.
Preguntas frecuentes
¿Hay software de ventas y distribución gratis?
Para el lado del fabricante, casi nunca: un sistema que usas con muchas distribuidoras se configura con tus precios, tus promociones y tu red, y eso no viene en una herramienta gratis. BeatRoute es software por suscripción, con precio por usuario y módulo en contratos anuales, sin prueba gratuita.
¿Quién paga el sistema, el fabricante o la distribuidora?
El fabricante, en el modelo que describe esta guía, porque el sistema es suyo. La distribuidora sigue pagando su propio ERP o sistema de facturación. La distribuidora sigue pagando su propio ERP o sistema de facturación.
¿Reemplaza el ERP de mi empresa?
No. Tu ERP sigue con las finanzas, la producción y las facturas que emites a tus distribuidoras. El sistema de gestión de distribuidores trabaja al lado, con lo que pasa después de que tu producto sale hacia la distribuidora.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
La mayoría de los equipos sale en vivo con la app de ventas en 21 días. Las distribuidoras se conectan una por una, según el sistema que usa cada una.
