Un sistema de gestión de distribuidores (DMS) para consumo masivo es el software que lleva el trabajo diario entre una marca y los distribuidores que venden su producto a las tiendas: facturación, inventario, promociones, reclamos, crédito y pedidos. Las ventas primarias son lo que tú le despachas a cada distribuidor. Las secundarias son lo que cada distribuidor le vende después a las tiendas y minoristas. Las facturas del distribuidor son el registro de lo que de verdad llegó al punto de venta, así que el DMS es la forma en que una marca ve su propio mercado.
Evalúa cualquier sistema primero con una pregunta: ¿tus distribuidores lo van a usar todos los días? Un DMS que no abren no te entrega ni un dato de venta secundaria. Para ver la idea en otras industrias, lee nuestra guía de sistemas de gestión de la distribución, o conoce el sistema de gestión de distribuidores de BeatRoute.
Qué hace un sistema de gestión de distribuidores en consumo masivo
Un DMS se ubica entre el ERP de la marca y las tiendas, y se encarga de siete tareas:
- Pedidos primarios. Sugiere cuánto pedir según los niveles de inventario acordados, para que el producto llegue antes de que se vacíe el anaquel.
- Facturación secundaria. Pone el precio, la promoción y el descuento correctos en cada factura al minorista.
- Inventario y vencimientos. Controla el inventario por lote y fecha de vencimiento, con devoluciones, mermas y traslados.
- Promociones y reclamos. Registra cuánto le costó al distribuidor cada promoción comercial y lleva el reclamo hasta su liquidación.
- Pedidos del mercado. Hace llegar al distribuidor los pedidos de los preventistas y de una app de pedidos para minoristas, sin llamadas de por medio.
- Crédito y cartera. Guarda los límites de crédito, los saldos pendientes y el estado de cuenta donde ambas partes los pueden consultar.
- Integración. Mantiene las listas de precios y promociones alineadas con el ERP de la marca y se sincroniza en ambos sentidos con el software contable del distribuidor.
Sin ventas secundarias, planeas niveles de inventario, disponibilidad en el punto de venta y promociones a ciegas. La gestión de distribuidores y consumidores, que sigue el rastro más allá de la tienda hasta el comprador final, empieza justo donde termina un sistema de gestión de distribuidores; es un trabajo más amplio que este.
Por qué es difícil gestionar distribuidores de consumo masivo
Gestionar distribuidores en consumo masivo es la forma en que una marca maneja a los distribuidores que le compran producto y lo revenden a las tiendas: lo que cada uno pide, tiene en inventario, vende, reclama y debe. En la cadena de abastecimiento, el distribuidor es el eslabón entre el fabricante y los puntos de venta. Guarda tu producto, le da crédito a las tiendas, entrega y cobra, a cambio de un margen. Su propio dinero está metido en tu inventario, así que primero cuida su flujo de caja y después tu participación de mercado.
La alta rotación les pesa tanto a las marcas como a sus distribuidores. Un solo distribuidor puede atender cientos de tiendas de barrio y abarrotes, y cada una compra unas pocas cajas varias veces al mes. Muchos trabajan en autoventa, facturando desde el camión, y al cierre del día el inventario y el efectivo tienen que cuadrar (mira la automatización de la venta en ruta). La tensión aparece en cuatro frentes:
- Visibilidad. Sin facturación compartida, solo ves lo que despachaste, no el inventario en toda tu red de distribución.
- Reclamos. El distribuidor pone de su bolsillo la promoción en la factura y luego espera que se la reembolsen. Cuando los reclamos tardan, la confianza se pierde rápido.
- Crédito. Tú quieres que tenga más inventario; él quiere tener menos y cobrar más rápido.
- Objetivos. Tú quieres abrir puntos de venta y colocar productos nuevos; él prefiere lo que rota rápido.
Con un DMS, ambas partes ven las mismas cifras de visibilidad, reclamos y crédito, y nadie discute de quién es el número correcto. Lo que no puede arreglar es un margen demasiado delgado o una meta que el distribuidor nunca aceptó. Para ver cómo cambian las necesidades por categoría, revisa el software de distribución para consumo masivo.
Con qué criterios evaluar un DMS para consumo masivo
Pídele a cada proveedor que te muestre la respuesta de la última columna. Para una lista más completa, mira cómo seleccionar el mejor sistema de gestión de distribuidores.
| Qué evaluar | Cómo se ve lo bueno | Qué preguntar |
|---|---|---|
| Adopción del distribuidor | Facturación más ágil, reclamos claros y pedidos que llegan solos | ¿Qué gana mi distribuidor al usarlo todos los días? |
| Facturación secundaria y promociones | Las promociones y descuentos se aplican en la factura sin trabajo manual | ¿Me puedes mostrar una factura a un minorista con dos promociones aplicadas? |
| Sincronización contable | Sincronización en ambos sentidos con el software propio del distribuidor | ¿Qué pasa con un distribuidor que no quiere cambiar su sistema? |
| Inventario y vencimientos | Inventario y devoluciones por lote y vencimiento | ¿Cómo veo el producto por vencer en todos mis distribuidores? |
| Reclamos | Cada reclamo tiene un número, un estado y un responsable | ¿Cómo sabe un distribuidor en qué va su reclamo? |
| Conexión con la fuerza de ventas | Los pedidos de los vendedores llegan al distribuidor, y los vendedores ven su inventario | ¿La app de ventas está en la misma plataforma o es otra? |
| Niveles de la red | Todos los niveles de la red de distribución, hasta los subdistribuidores | ¿Puedo ver el inventario de un subdistribuidor? |
Ajusta el sistema a los distribuidores que tienes
Casi todas las redes combinan tres tipos de distribuidor, y cada uno pone a prueba una parte distinta del sistema. Empieza por el tipo que más tienes.
- Los distribuidores multimarca no van a capturar cada factura dos veces, así que prueba la sincronización con su software contable.
- Los distribuidores pequeños o alejados, sin sistema administrativo, necesitan facturar, pedir y reclamar desde el celular.
- Los distribuidores exclusivos de tu marca pueden usar el DMS completo, así que prueba su profundidad: inventario, autoventa, crédito y reclamos en un solo lugar.
Si vendes en autoventa, sal a una ruta real con el sistema antes de firmar. Un día en la calle te enseña más que una semana de demos.
Seis KPI de distribuidores que debes seguir
Estos indicadores miden el desempeño del distribuidor. Revísalos cada mes con cada distribuidor, en una sola página; si sigues muchos más, nadie actúa sobre ellos.
- Nivel de servicio (fill rate): cajas entregadas divididas entre las cajas que pidieron los minoristas.
- Días de inventario: inventario disponible dividido entre la venta diaria promedio. Muy pocos días arriesgan quiebres de stock; demasiados inmovilizan efectivo y arriesgan vencimientos.
- Crecimiento de la venta secundaria: por producto y zona, contra la meta.
- Cobertura de puntos de venta: puntos de venta activos atendidos, y los nuevos del mes.
- Tiempo de liquidación de reclamos: días promedio desde que se levanta un reclamo hasta que se paga.
- Retorno del distribuidor: la utilidad anual del distribuidor con tu marca dividida entre el dinero que tiene inmovilizado en tu inventario y tu crédito. El DMS te da el lado del inventario y el crédito; la utilidad sale de la contabilidad del propio distribuidor.
Cómo implementar un DMS en tu red de distribuidores
La mayoría de las implementaciones fallan del lado del distribuidor, así que planea la adopción desde el primer día.
- Pon el intercambio de datos en el contrato. Antes de nombrar a un distribuidor, acuerda que facturará en el DMS o que sincronizará su propio software. Es fácil saltarse este paso y difícil arreglarlo después.
- Haz un piloto en una sola zona, con cada tipo de distribuidor que tienes y al menos uno al que va a costar convencer. Un piloto fácil prueba poco.
- Define antes los criterios de aprobación: facturas secundarias emitidas en el sistema todos los días, reclamos presentados y liquidados por ahí, y pedidos de los vendedores que llegan sin una llamada.
- Capacita a quien factura. El dueño firma el acuerdo, pero el facturista usa el sistema todo el día. Capacítalo con sus propias facturas.
- Crece zona por zona, revisando el uso cada semana.
Si dejan de entrar facturas secundarias cada día, el distribuidor volvió a su forma anterior de trabajar y tus datos de venta tienen un hueco.
Cómo resuelve BeatRoute la gestión de distribuidores de consumo masivo
El sistema de gestión de distribuidores de BeatRoute configura cada tipo de distribuidor de forma distinta. Los que ya tienen software contable lo conservan, y BeatRoute sincroniza con él pedidos, facturas, despachos y cobranzas. Los que no tienen sistema administrativo usan el DMS móvil de BeatRoute. Los distribuidores exclusivos pueden usar el DMS completo, desde el inventario por lote hasta los reclamos y la autoventa.
El DMS corre en la misma plataforma que la app de ventas en campo de BeatRoute, así que los pedidos de los vendedores llegan directo al distribuidor y el vendedor ve el inventario del distribuidor antes de vender.
BeatRoute le sirve a las marcas que venden a través de muchos distribuidores y quieren ver su inventario, sus ventas y su cartera en un solo lugar; a un distribuidor que busca software para su propio almacén le servirá mejor una herramienta de facturación más sencilla. Agenda una demo para ver el DMS funcionando con la estructura de tus propios distribuidores.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un sistema de gestión de distribuidores y un sistema de gestión de la distribución?
Un sistema de gestión de distribuidores maneja la relación entre una marca y sus distribuidores: pedidos, facturación, inventario, promociones y reclamos. Un sistema de gestión de la distribución es más amplio y puede incluir almacenamiento, transporte y entrega. Mira nuestra comparación entre los dos.
¿Un DMS es lo mismo que el software de facturación de un distribuidor?
No. El software de facturación lo compra un distribuidor para llevar su propio negocio. El DMS lo elige la marca y lo usa con todos sus distribuidores, así que cada factura sigue los precios y las promociones de la marca, y la marca ve las ventas. Muchos distribuidores conservan su software de facturación y lo sincronizan con el DMS de la marca.
¿Qué es un distribuidor maestro (super stockist)?
Un distribuidor maestro, también llamado super stockist o distribuidor principal, le compra a la marca y abastece a distribuidores más pequeños en una región. En un DMS ocupa el nivel de arriba: sus clientes son otros distribuidores, no tiendas.
¿Qué hace que un DMS sea de nivel empresarial en consumo masivo?
La escala y el control. Un DMS empresarial para consumo masivo opera cientos de distribuidores de distintos tipos bajo un mismo conjunto de reglas de precios y promociones, que la marca define de forma central. También controla quién ve qué según la región y el rol. Un gerente regional ve a sus propios distribuidores, y cada distribuidor ve solo sus propios datos.
