Distributor Management System (DMS) FMCG: Panduan untuk Pemimpin Sales

Fungsi distributor management system untuk FMCG

DMS berada di antara ERP principal dan toko, dan memegang tujuh pekerjaan:

• PO ke principal. Sistem menyarankan jumlah pesanan dari norma stok yang disepakati, sehingga barang datang sebelum rak kosong.
• Faktur ke toko. Setiap faktur ke retailer langsung memuat harga, skema, dan diskon yang benar.
• Batch dan kedaluwarsa. Stok dicatat per batch dan tanggal expired, termasuk retur, barang rusak, dan mutasi antargudang.
• Skema dan klaim. Sistem mencatat berapa biaya skema promosi yang ditalangi distributor, lalu membawa klaimnya sampai dibayar.
• Order dari pasar. Order dari salesman taking order dan dari aplikasi pemesanan untuk toko masuk ke distributor tanpa perlu telepon atau pesan WhatsApp.
• Kredit dan piutang. Limit kredit, tagihan yang belum lunas, dan rekening koran distributor tersimpan di tempat yang bisa dibaca kedua pihak.
• Integrasi. Daftar harga dan skema selalu sama dengan ERP principal, dan data tersinkron dua arah dengan software akuntansi distributor.

Tanpa data sekunder, rencana stok, ketersediaan produk di toko, dan skema hanya berdasarkan perkiraan. Kalau Anda juga ingin mengikuti barang setelah toko sampai ke pembeli akhir, itu wilayah manajemen distributor dan konsumen, yang mulai tepat di titik DMS berhenti.

Mengapa mengelola distributor FMCG itu sulit

Manajemen distributor FMCG adalah cara principal mengatur distributor yang membeli barangnya lalu menjualnya lagi ke toko: apa yang dipesan, disimpan, dijual, diklaim, dan masih terutang oleh masing-masing. Dalam rantai pasok, distributor menjadi penghubung antara pabrik dan outlet. Ia menyimpan stok Anda, memberi tempo ke toko, mengirim barang, dan menagih uangnya, dengan imbalan margin. Karena modalnya sendiri tertanam di stok Anda, arus kas selalu ia dahulukan, dan pangsa pasar Anda baru menyusul.

Barang yang cepat berputar menambah beban di kedua sisi. Satu distributor bisa melayani ratusan warung, dan setiap warung hanya mengambil beberapa karton, beberapa kali dalam sebulan. Banyak distributor juga menjalankan mobil kanvas, yang stok dan setoran tunainya harus cocok setiap sore (lihat otomatisasi van sales). Ketegangannya muncul di empat titik:

• Data pasar. Tanpa faktur bersama, Anda hanya tahu berapa yang terkirim, bukan berapa stok yang tersisa di setiap distributor dan sub-distributor.
• Klaim. Distributor menalangi potongan skema di faktur, lalu menunggu diganti. Klaim yang terlambat cepat merusak kepercayaan.
• Kredit. Anda ingin distributor menyetok lebih banyak, sedangkan ia ingin stok tipis dan pembayaran yang lebih cepat.
• Prioritas. Anda ingin outlet baru dan produk baru masuk, sedangkan ia memilih produk yang paling cepat laku.

DMS membuat kedua pihak membaca angka yang sama soal data pasar, klaim, dan kredit, sehingga tidak ada lagi debat angka siapa yang benar. Yang tidak bisa ia perbaiki adalah margin yang terlalu tipis atau target yang sejak awal tidak disetujui distributor. Kebutuhan tiap kategori produk berbeda; bahasannya ada di halaman software distribusi FMCG.

Cara menilai DMS sebelum membeli

Minta setiap vendor memperagakan jawaban untuk pertanyaan di kolom terakhir, bukan sekadar menjelaskannya. Daftar periksa yang lebih lengkap ada di panduan cara memilih sistem manajemen distributor terbaik.

Uji sesuai jenis distributor yang paling banyak Anda punya

Kebanyakan jaringan di Indonesia berisi tiga jenis distributor, dan masing-masing menguji bagian sistem yang berbeda. Mulailah dari jenis yang jumlahnya paling besar.

• Distributor multi-brand tidak mau mengetik setiap faktur dua kali, jadi uji sinkronnya dengan software akuntansi mereka.
• Distributor kecil atau di luar Jawa yang tidak punya sistem back-office butuh faktur, order, dan klaim yang bisa dikerjakan dari ponsel.
• Distributor eksklusif yang hanya membawa brand Anda bisa menjalankan DMS penuh, jadi uji kedalamannya: stok, kanvas, kredit, dan klaim di satu tempat.

Kalau Anda berjualan lewat kanvas, ikutlah satu rute sungguhan bersama sistemnya sebelum tanda tangan kontrak. Sehari di jalan memperlihatkan lebih banyak daripada seminggu demo.

Enam KPI distributor yang perlu dipantau

Enam angka ini mengukur kinerja distributor. Bahas bersama setiap distributor sebulan sekali, dalam satu halaman. Kalau yang dipantau jauh lebih banyak, tidak ada yang ditindaklanjuti.

• Fill rate: karton yang terkirim dibagi karton yang dipesan toko.
• Stock cover: stok di gudang dibagi rata-rata penjualan harian. Terlalu sedikit berisiko kosong di toko, terlalu banyak mengikat kas dan berisiko expired.
• Pertumbuhan penjualan sekunder: per produk dan per area, dibandingkan target.
• Cakupan outlet: jumlah outlet aktif yang dilayani, plus outlet baru bulan ini.
• Waktu penyelesaian klaim: rata-rata jumlah hari dari klaim diajukan sampai dibayar.
• Imbal hasil distributor: laba tahunan distributor dari brand Anda dibagi modal yang tertanam di stok dan kredit Anda. DMS menunjukkan sisi stok dan kreditnya, sedangkan angka labanya datang dari pembukuan distributor sendiri.

Langkah menerapkan DMS di seluruh distributor

Penerapan paling sering gagal di sisi distributor, jadi siapkan adopsinya sejak hari pertama.

1. Masukkan kewajiban berbagi data ke perjanjian. Sepakati sebelum penunjukan bahwa distributor menagih lewat DMS atau menyinkronkan software miliknya. Hal ini gampang terlewat dan sulit dibereskan belakangan.
2. Mulai pilot di satu area dengan setiap jenis distributor yang Anda punya, termasuk minimal satu distributor yang sulit diyakinkan. Pilot yang terlalu mudah tidak membuktikan apa-apa.
3. Tentukan syarat lulus lebih dulu: faktur sekunder dibuat di sistem setiap hari, klaim diajukan dan diselesaikan di sistem, dan order salesman masuk tanpa telepon.
4. Latih admin faktur. Pemilik yang tanda tangan, tetapi admin faktur yang memakai sistem seharian. Latih mereka dengan faktur mereka sendiri.
5. Perluas area demi area, sambil mengecek pemakaian setiap minggu.

Begitu faktur sekunder harian berhenti masuk, berarti distributor sudah kembali ke cara lama, dan data penjualan Anda berlubang.

Cara BeatRoute menangani manajemen distributor FMCG

Sistem manajemen distributor BeatRoute menyiapkan setiap jenis distributor dengan cara berbeda. Distributor yang sudah punya software akuntansi tetap memakainya, dan BeatRoute menyinkronkan order, faktur, pengiriman, dan penagihan dengannya. Distributor tanpa sistem back-office memakai DMS mobile BeatRoute. Distributor eksklusif bisa menjalankan DMS penuh, dari stok per batch sampai klaim dan kanvas.

DMS ini satu platform dengan aplikasi sales lapangan BeatRoute, jadi order salesman langsung sampai ke distributor, dan salesman bisa melihat stok distributor sebelum menawarkan barang.

Di Indonesia, Perfetti Van Melle Indonesia meningkatkan cakupan outlet 3x dengan optimasi rute dan SFA BeatRoute. PT Combiphar go live di BeatRoute SFA hanya dalam dua bulan. Kedua studi kasus itu menunjukkan bagaimana tim sales lapangan mereka disiapkan di platform yang sama dengan DMS.

BeatRoute cocok untuk brand yang menjual lewat banyak distributor dan ingin melihat stok, penjualan, dan piutang mereka di satu tempat; distributor yang membeli software untuk gudangnya sendiri akan lebih terlayani oleh tool penagihan yang lebih ringan. Jadwalkan demo untuk melihat DMS berjalan dengan susunan distributor Anda sendiri.

Pertanyaan yang sering diajukan