Perangkat lunak manajemen distribusi mencatat perjalanan barang dari prinsipal sampai ke warung dan toko kelontong. Di sepanjang jalan itu, barang dipesan, disimpan, ditagih, dan dijual lagi oleh distributor dan sub-distributor. Untuk prinsipal, jenis yang tepat adalah sistem milik Anda yang dipakai bersama semua distributor, dan berjalan di atas software yang sudah mereka pakai.
Jadi, pertanyaan pertama saat memilih adalah bagaimana sistem itu masuk ke software setiap distributor Anda.
Dua jenis perangkat lunak manajemen distribusi
Software distributor dipakai distributor atau grosir untuk menjalankan usahanya: purchase order ke setiap prinsipal, stok gudang, faktur ke toko, piutang, dan pembukuan. Distributor melihat seluruh bisnisnya di sana. Anda, sebagai prinsipal, tidak melihat apa pun kecuali distributor mengirim laporan.
Sistem milik prinsipal dibeli oleh Anda dan dipakai di semua distributor. Di sini Anda melihat order primer dari tiap distributor, penjualan sekunder ke tiap toko, dan stok produk Anda di gudang setiap distributor. Program promo dan klaimnya juga tercatat, sampai nota kredit terbit. Sistem ini biasa disebut DMS (distributor management system), dan inilah yang dimaksud kebanyakan prinsipal saat mencari perangkat lunak manajemen distribusi.
Vendor kedua jenis memakai nama yang mirip: aplikasi distributor, software distribusi, atau perangkat lunak manajemen saluran. Jadi namanya tidak memberi tahu Anda jenis mana yang ditawarkan. Tanyakan saja siapa yang login setiap hari. Kalau istilahnya masih membingungkan, baca beda distributor management system dan distribution management system. Untuk rincian order primer dan sekunder, lihat sistem manajemen distribusi untuk prinsipal di Indonesia.
Apakah distributor Anda harus mengganti software-nya?
Tidak, dan sistem yang memaksanya akan sulit berjalan. Distributor yang memegang banyak brand tidak akan mengganti software akuntansinya demi satu prinsipal. Ia juga tidak akan mengetik setiap faktur dua kali. Dalam rollout BeatRoute, distributor seperti ini tetap memakai software-nya, dan sebuah plugin menyinkronkan penjualan, klaim, dan nota kreditnya ke brand tanpa input ganda.
Distributor lain punya kondisi lain. Jadi putuskan cara terhubungnya per distributor, berdasarkan software yang sudah ia pakai hari ini.
| Tipe mitra | Yang dipakai sekarang | Cara terhubung | Yang Anda lihat |
|---|---|---|---|
| Distributor multi-brand | Software akuntansi atau ERP sendiri | Plugin ke software itu | Penjualan, klaim, dan nota kredit untuk produk Anda |
| Distributor yang hampir hanya memegang brand Anda | Software billing sederhana atau spreadsheet | DMS penuh sebagai sistem billing | Order, stok, faktur ke toko, klaim, dan piutang |
| Sub-distributor, grosir, atau agen tanpa staf administrasi | Nota tulis tangan dan WhatsApp | Aplikasi mobile ringan yang tetap jalan offline | Order dan penjualan yang ia catat di aplikasi |
Kalau jaringan Anda punya ketiga tipe ini, mulailah dari distributor yang melayani paling banyak toko, karena faktur ke toko paling banyak lahir di sana.
Kanvas dan taking order: dua alur, satu catatan
Banyak prinsipal menjalankan dua cara jual sekaligus. Keduanya meninggalkan jejak yang berbeda di catatan distributor.
- Taking order. Salesman mencatat order di toko, lalu distributor mengirim dan menagihnya. Order salesman dan faktur distributor harus menjadi satu catatan. Kalau tidak, angka sekunder di laporan distributor tidak akan cocok dengan laporan salesman, dan selisihnya harus dicocokkan manual.
- Kanvas dan motoris. Salesman membawa barang di mobil atau motor, lalu menjual dan menagih di toko saat itu juga. Faktur yang ia buat di toko adalah penjualan sekunder itu sendiri, jadi stok di kendaraan harus berkurang di setiap penjualan. Di BeatRoute, aplikasi sales kanvas mencetak faktur di toko dengan program promo yang berlaku sudah terpasang, juga saat tidak ada sinyal.
Untuk menutup kedua alur, DMS saja tidak cukup. SFA mencatat sisi toko: kunjungan, order, dan foto rak. DMS mencatat sisi distributor: faktur, stok, dan klaim. Aplikasi retailer membiarkan toko memesan ulang dan melihat program promo sendiri.
Dengan kombinasi inilah Anda mendapat visibilitas full stack: barang bisa Anda ikuti dari order primer sampai faktur di toko. Sistem yang berhenti di distributor hanya tahu apa yang ditagihkan ke toko. Apa yang benar-benar sampai di rak tetap gelap.
Cara menguji vendor sebelum membeli
Demo dengan data contoh biasanya terlihat rapi. Uji dengan jaringan Anda sendiri:
- Bawa daftar distributor Anda beserta software yang dipakai masing-masing. Minta vendor menjelaskan cara terhubung untuk setiap nama di daftar itu.
- Minta bukti sinkron dengan distributor multi-brand yang nyata. Lihat faktur dibuat di software distributor, lalu muncul di sistem prinsipal tanpa diketik ulang.
- Jalankan satu program promo dari awal sampai akhir. Potongannya harus masuk ke faktur toko, klaimnya tercatat, dan nota kreditnya terbit. Kalau rantai ini putus, klaim akan kembali dikejar lewat telepon.
- Uji satu hari kanvas dan satu hari taking order, termasuk di area bersinyal lemah. Cocokkan stok kendaraan dan setoran sore dengan fakturnya.
BeatRoute untuk prinsipal
BeatRoute adalah software distribusi yang dijalankan prinsipal: SFA, distributor management system, dan aplikasi retailer dalam satu platform. BeatRoute dipakai oleh 200+ brand enterprise di 20+ negara, di 10 vertikal industri termasuk material bangunan, agri-input, dan farmasi. BeatRoute cocok untuk brand yang menjual lewat banyak distributor dan ingin melihat stok, penjualan, dan piutang mereka di satu tempat; distributor yang mencari software untuk gudangnya sendiri lebih cocok memakai aplikasi billing yang lebih ringan.
Di sisi lapangan, Perfetti Van Melle Indonesia meningkatkan cakupan outletnya 3x dengan route optimization dan SFA BeatRoute. Baca studi kasus Perfetti Van Melle Indonesia. PT Combiphar sudah go-live di SFA BeatRoute hanya dalam dua bulan. Baca studi kasus PT Combiphar.
Untuk melihat bagaimana setiap distributor Anda akan terhubung, minta demo dan bawa daftar distributor beserta software yang dipakai masing-masing.
Pertanyaan yang sering diajukan
Berapa biaya perangkat lunak manajemen distribusi untuk prinsipal?
Sistem prinsipal harus disiapkan untuk daftar harga, program promo, dan jaringan distributor Anda, jadi biayanya mengikuti ukuran tim dan modul yang dipakai. BeatRoute adalah software berlangganan, dengan harga per pengguna dan modul pada kontrak tahunan, tanpa uji coba gratis.
Bagaimana kalau distributor menolak ikut?
Tunjukkan apa yang distributor dapat. Potongan promo yang ia berikan ke toko tercatat sebagai klaim sejak faktur dibuat, dan dilacak sampai nota kredit terbit. Tim Anda tidak perlu lagi meminta rekap klaim di akhir bulan, dan distributor tidak perlu menyusunnya.
Apakah sub-distributor juga harus masuk sistem?
Tidak harus sejak hari pertama. Tapi kalau sebagian besar toko Anda dilayani sub-distributor, data distributor utama berhenti di penjualan ke sub-distributor, dan Anda tidak melihat toko di bawahnya. Itu tanda untuk menghubungkan sub-distributor terbesar.
