Canvassing Adalah: Arti Sales Kanvas bagi Tim Distribusi

Apa itu canvassing? Dua arti yang sering tertukar

Canvassing punya dua arti. Dalam arti umum, seorang canvasser mendatangi calon pelanggan satu per satu, door to door, lewat telepon, atau lewat WhatsApp, untuk mencari prospek dan memperkenalkan produk. Bank dan asuransi sering memakai cara ini: canvassing di bank, misalnya, berarti petugas menawarkan tabungan atau kredit ke calon nasabah. Hasilnya biasanya data prospek atau janji temu, belum transaksi.

Di distribusi, sales canvassing adalah penjualan dengan barang ikut di kendaraan. Sales kanvas adalah sebutan lapangan untuk canvasser yang bekerja dengan cara ini; kendaraannya disebut mobil kanvas, dan kalau ia memakai sepeda motor, ia disebut motoris. Ukuran keberhasilannya adalah barang yang turun di toko, uang yang tertagih, dan sisa stok yang kembali utuh ke gudang. Sisa tulisan ini membahas arti yang kedua.

Canvassing vs taking order: bedanya dalam satu hari kerja

Di atas kertas bedanya sederhana, tetapi di operasional bedanya besar. Taking order membagi kerja ke tiga pihak: salesman menjual, gudang mengirim, bagian keuangan menagih. Kanvas menaruh ketiganya pada satu orang di satu kendaraan.

Dari situ datang kelebihan dan kekurangan canvassing. Kelebihannya: uang masuk hari itu, toko tidak perlu menunggu kiriman, produk baru bisa langsung ditaruh di rak, dan salesman membangun hubungan langsung dengan pemilik toko setiap kunjungan. Kekurangannya: pilihan SKU terbatas muatan, biaya kendaraan dan salesman lebih besar per toko, dan satu orang memegang barang serta uang sekaligus. Itu sebabnya kanvas lebih mudah bocor.

Kapan principal atau distributor sebaiknya menjalankan kanvas

Jangan memakai satu metode untuk seluruh wilayah. Pilih metode canvassing atau taking order per kelompok outlet. Kanvas biasanya masuk akal jika:

• Belanja per toko kecil dan sering. Warung dan toko kelontong yang belanja sedikit setiap minggu tidak sepadan dengan pengiriman terpisah. Kendaraan yang menjual sekaligus mengantar menghemat satu perjalanan.
• Toko ingin barangnya hari itu. Banyak pemilik warung tidak mau memesan untuk minggu depan. Kalau barang tidak ada di depan mata, mereka membeli dari pemasok yang datang lebih dulu.
• Anda membuka area baru. Di area yang belum dilayani distributor, kanvas menaruh produk di rak tanpa menunggu toko terbiasa dengan pesan dulu, kirim kemudian.
• Toko membayar tunai. Kanvas paling sehat saat uang berpindah tangan bersamaan dengan barang. Kalau sebagian besar toko minta tempo, salesman ikut memikul urusan piutang.

Taking order lebih cocok untuk grosir, minimarket, dan toko besar yang belanja dalam jumlah besar, butuh banyak SKU sekaligus, atau bekerja dengan tempo. Pesanan mereka sering tidak muat di satu kendaraan dan perlu diproses rapi oleh gudang.

Keduanya juga bisa berjalan di rute yang sama. Salesman menjual dari kendaraan di warung, lalu mencatat pesanan grosir untuk dikirim besok. Syaratnya, kedua alur tercatat di satu sistem dan satu daftar outlet, supaya toko yang sama tidak dihitung dua kali dan stok di gudang tetap benar.

Cara mengontrol satu hari kanvas

Tim canvasser yang terkontrol melewati empat titik periksa setiap hari. Lewatkan satu, dan selisih di sore hari tidak bisa dijelaskan.

1. Sebelum berangkat: rute dan muatan. Setiap salesman punya rute hari itu, dengan daftar toko yang harus dikunjungi. Muatan disusun untuk SKU yang laku di rute itu, dengan batas nilai muatan dan batas kredit yang jelas.
2. Di gudang: stok keluar per SKU. Setiap SKU yang naik ke kendaraan dicatat jumlahnya dan disetujui kepala gudang. Tanpa catatan ini, tidak ada angka awal untuk dicocokkan nanti.
3. Di toko: jual, faktur, tagih, terima retur. Setiap penjualan langsung jadi faktur, setiap pembayaran ditempel ke fakturnya, dan setiap retur dicatat di toko, dipisah antara barang layak jual dan barang rusak (BS).
4. Sore hari: cocokkan stok dan uang. Lakukan sebelum salesman pulang, selagi ia masih ingat setiap toko.

Untuk titik keempat, pakai dua rumus.

Untuk setiap SKU: stok yang harus kembali = muatan pagi − terjual + retur dari toko, lalu barang yang kembali dipisah menjadi layak jual dan BS.

Untuk uang: setoran = semua pembayaran yang diterima hari ini, baik untuk faktur hari ini maupun tagihan lama, dikurangi uang yang dikembalikan untuk retur. Bagian faktur yang belum dibayar tidak masuk setoran. Ia masuk piutang toko.

Rumus stok mengikuti kolom di layar rekonsiliasi van sales BeatRoute: muatan, terjual, retur dari toko, serta retur layak jual dan rusak.

Di mana kanvas biasanya bocor

• Selisih stok. Barang dijual tanpa faktur, SKU ditukar di jalan, atau muatan pagi tidak dicatat per SKU.
• Selisih uang. Uang ditahan dan disetor besok, pembayaran sebagian tidak dicatat ke faktur mana, atau tunai dicatat sebagai tempo.
• Retur yang tidak jelas. Barang rusak diterima tanpa nota, atau retur layak jual dicampur dengan BS sehingga stok gudang ikut salah.
• Outlet yang dilewati. Muatan habis di beberapa toko besar di jalan utama, dan warung di ujung rute tidak didatangi. Aturan yang menolong: setiap toko di rute harus berakhir dengan faktur atau alasan tidak membeli. Toko tanpa keduanya berarti tidak dikunjungi.
• Muatan yang salah. Kendaraan penuh SKU yang lambat laku di rute itu, tetapi kosong untuk SKU yang dicari toko.
• Diskon di luar skema. Salesman memberi potongan sendiri untuk mengejar target, dan selisihnya baru terlihat saat klaim skema dihitung.

Apa yang dikerjakan aplikasi canvassing

Aplikasi canvassing yang baik menjalankan keempat titik periksa di ponsel salesman, termasuk di toko yang tidak ada sinyal. Begini cara kerjanya di aplikasi van sales BeatRoute. Salesman meminta dan mengeluarkan stok lewat aplikasi. Di toko, ia membuat dan mencetak faktur secara offline, dengan skema sudah diterapkan. Setiap pembayaran tunai, digital, atau cek ditautkan ke fakturnya, termasuk pembayaran sebagian. Stok kendaraan berkurang setiap kali faktur dibuat dan bertambah saat retur diterima. Di sore hari, stok dan uang dicocokkan di aplikasi, per salesman, sebelum ia pulang.

Untuk outlet yang dilewati, kunjungan dilacak lewat GPS terhadap rencana kunjungan. Di konter, Order AI Agent memprioritaskan SKU yang memang diambil outlet itu, jadi salesman tidak hanya menawarkan apa yang ia ingat.

Rute yang tertata juga menambah jumlah toko yang terjangkau. Dengan optimasi rute dan SFA di platform BeatRoute, Perfetti Van Melle Indonesia menaikkan cakupan outletnya tiga kali lipat. Hasil itu datang dari tim sales lapangan, bukan tim kanvas. Yang berlaku sama untuk kanvas adalah logikanya: toko yang tidak masuk rute tidak akan didatangi.

Satu hal yang sering terlupa: stok kanvas keluar dari gudang distributor. Kalau sistem distributor tidak tahu apa yang naik ke kendaraan dan apa yang kembali, stok gudang ikut salah. Laporan penjualan sekunder ke principal juga salah. Jadi, aplikasi kanvas perlu terhubung dengan sistem manajemen distributor.

Ada cara mudah untuk menguji aplikasi mana pun. Ambil satu rute kanvas yang Anda kenal dan jalankan satu hari penuh dengan ponsel dalam mode pesawat. Di sore hari, lihat apakah stok dan setoran cocok tanpa catatan kertas. Jika ingin melihatnya di BeatRoute, minta demo dan bawa data satu rute.

Pertanyaan yang sering diajukan