Perbedaan SFA dan CRM: Kapan Brand Anda Butuh Keduanya

Apa kepanjangan SFA, dan apa itu CRM?

SFA adalah singkatan dari sales force automation, atau otomatisasi tenaga penjualan. Software SFA mengurus pekerjaan rutin dalam hari kerja salesman, supaya ia punya lebih banyak waktu untuk menjual. Bagi brand consumer goods, artinya merencanakan rute harian, check-in di setiap outlet, mengambil order, menghitung stok, memotret rak, lalu mengirim semuanya ke atasan. Lihat software sales force automation untuk gambaran dalam praktik.

CRM adalah singkatan dari customer relationship management. Ini adalah sistem pencatatan utama untuk pelanggan Anda. CRM menyimpan kontak dan riwayat akun, lalu menjalankan proses penjualan di sekitarnya: melacak lead dan peluang yang masih terbuka, menyimpan catatan telepon dan email, dan menyusun forecast penjualan.

Jadi, apakah sales force automation bagian dari CRM? Kadang-kadang. Banyak produk CRM punya modul yang mereka sebut SFA. Modul itu mencatat telepon, mengirim tindak lanjut, dan menggeser deal untuk penjual yang bekerja dari meja. SFA lapangan adalah sistem terpisah, dibuat untuk salesman yang di jalan, sering dengan sinyal lemah, mengunjungi outlet yang memesan ulang setiap minggu.

Perbedaan SFA dan CRM sekilas

Seperti apa keduanya dalam sehari kerja

Ambil contoh key account manager yang menjual ke jaringan supermarket. CRM menampilkan para buyer jaringan itu, order sebelumnya, deal terbuka untuk listing produk baru, dan kapan trading terms diperbarui. Setelah menelepon buyer, ia memindahkan deal ke tahap berikutnya dan menjadwalkan tindak lanjut hari Kamis. Akunnya hanya segelintir, tetapi masing-masing bernilai besar.

Sekarang ambil salesman yang memegang warung dan toko kelontong untuk brand makanan ringan. Aplikasi menampilkan beat hari itu, yaitu daftar tetap outlet yang ia datangi pada hari tersebut dalam seminggu, berurutan dalam satu rute. Di setiap toko, salesman:

• check-in dan menghitung isi rak;
• mengambil order di depan etalase dari daftar saran;
• memotret display untuk audit ritel.

Order langsung masuk ke distributor. Menjelang makan siang, area manager sudah bisa melihat outlet mana yang terlewat dan mana yang memesan lebih sedikit dari biasanya.

Inilah sebabnya layar yang dirancang untuk orang pertama memperlambat orang kedua. Salesman yang berdiri di depan etalase yang ramai butuh outlet berikutnya dan formulir order, bukan tahap deal.

Mana yang dibutuhkan brand consumer goods: SFA, CRM, atau keduanya?

CRM saja cukup jika sebagian besar volume Anda lewat segelintir pembeli besar, seperti jaringan ritel nasional, grosir, atau institusi, dan tidak ada orang dari tim Anda yang mengunjungi toko.

SFA lapangan saja cocok untuk brand yang menjual terutama lewat distributor ke banyak outlet kecil. Padukan dengan manajemen distributor, kalau tidak salesman akan menulis order yang tidak bisa dicocokkan dengan stok distributor.

Keduanya dibutuhkan sebagian besar brand menengah dan besar. Key account di modern trade, seperti jaringan supermarket dan minimarket, berjalan lewat negosiasi panjang, yang cocok untuk CRM. General trade, yaitu toko-toko kecil independen, berjalan lewat beat, yang cocok untuk SFA.

Sebagian brand berada di tengah. Di cat dan bahan bangunan, salesman mengunjungi toko bangunan lewat rute, tetapi juga membawa lead kontraktor yang butuh berminggu-minggu untuk closing. Biarkan mereka mencatat lead di aplikasi yang sama dengan yang dipakai untuk order toko.

Dua tanda Anda memakai alat yang salah:

• Salesman mengisi CRM malam hari dari ingatan.
• Atasan meminta foto lewat aplikasi chat untuk membuktikan kunjungan benar-benar terjadi.

CRM kami sudah punya modul SFA. Apakah itu cukup?

Bisa cukup, kalau penjual Anda menghabiskan hari dengan telepon dan rapat. Untuk salesman yang mengunjungi banyak toko sehari, ujilah dengan pekerjaan yang benar-benar mereka lakukan:

• Bisakah salesman melihat beat hari ini dan outlet berikutnya dengan satu ketukan?
• Bisakah mereka mengambil order tanpa sinyal, dengan harga distributor dan skema promo yang berlaku saat ini?
• Apakah aplikasi menyarankan order dari apa yang dibeli outlet itu terakhir kali?
• Bisakah mereka mencatat stok rak dan foto display dalam kunjungan yang sama?
• Apakah order sampai ke distributor tanpa ada yang mengetik ulang?

Jika kebanyakan jawabannya tidak, pertahankan CRM untuk key account dan tambahkan SFA lapangan untuk beat. Jika kebanyakan jawabannya ya dan salesman Anda sudah memakainya setiap hari, Anda mungkin tidak butuh sistem kedua.

Bagaimana SFA dan CRM bekerja bersama

Ketika brand menjalankan keduanya, penghubung yang paling penting adalah daftar pelanggan. Tentukan sistem mana yang memiliki tiap data, dan biarkan sistem lain membacanya.

• Siapa memiliki pelanggan yang mana: key account biasanya ada di CRM. Ekor panjang warung dan toko kecil ada di SFA, karena salesman menambah toko baru di lapangan setiap minggu. Kedua sistem memakai kode pelanggan yang sama agar laporan cocok.
• Apa yang dikirim SFA ke CRM: catatan kunjungan, order, stok di rak, dan apa yang dilakukan brand pesaing di toko-toko sebuah jaringan, supaya key account manager tahu kondisi toko yang sebenarnya.
• Apa yang dikirim CRM ke SFA: listing yang disepakati dan kalender promosi tiap jaringan, supaya merchandiser memeriksa hal yang tepat.

Dua kesalahan mudah terjadi:

• Membiarkan kedua sistem membuat outlet. Hasilnya data ganda dan dua versi kebenaran.
• Meminta salesman mencatat kunjungan yang sama di dua aplikasi. Mereka akan berhenti memakai salah satunya, biasanya yang lebih jarang dicek atasan.

Minta salesman mencatat setiap kunjungan sekali saja, di SFA, lalu teruskan ke CRM lewat integrasi siap pakai.

Di mana BeatRoute cocok

BeatRoute adalah SFA lapangan untuk brand consumer goods yang menjual lewat distributor dan retailer. Platform ini menyatukan perencanaan beat, pengambilan order, audit ritel, manajemen distributor, dan AI agent dalam satu tempat. Order AI Agent, misalnya, menyarankan apa yang sebaiknya dipesan tiap outlet berdasarkan pembelian sebelumnya. BeatRoute menyimpan data outlet dan lead lapangan, serta terhubung ke CRM yang sudah Anda pakai untuk key account. Lebih dari 200 brand enterprise di 20+ negara memakainya, dan sebagian besar tim go live dalam 21 hari.

BeatRoute cocok untuk brand yang salesmannya mengunjungi ratusan atau ribuan outlet. Jika Anda menjual ke sedikit akun besar dari kantor, CRM akan lebih melayani Anda dan Anda tidak butuh kami.

Hasil yang dicapai tim lapangan di platform BeatRoute:

• Perfetti Van Melle Indonesia meningkatkan coverage outlet 3x dengan route optimization dan SFA (studi kasus Perfetti Van Melle Indonesia).
• PT Combiphar go live hanya dalam dua bulan (studi kasus PT Combiphar).

Jika ini terdengar seperti tim Anda, minta demo dan ajak kami merencanakan pilot di beat Anda sendiri.

Pertanyaan yang sering diajukan