Taking Order Adalah: Tugas Sales Taking Order untuk Tim Distribusi

Apa itu sales taking order dan apa tugas utamanya

Sales taking order adalah salesman yang bekerja di beat tetap: daftar toko yang sama, dikunjungi pada hari yang sama setiap minggu atau setiap dua minggu. Tugas utama sales TO adalah menerima pesanan, menawarkan produk baru, menagih, dan menjaga hubungan dengan pelanggan tetap di rutenya. Karena ia kembali ke toko yang sama berkali-kali, modal utamanya adalah hubungan baik dengan pemilik toko. Pemilik toko yang percaya pada salesman-nya mau menerima saran order, mau mencoba SKU baru, dan membayar tagihan tepat waktu. Hari kerjanya kurang lebih seperti ini:

1. Sebelum berangkat. Ia melihat rute hari itu, faktur toko yang jatuh tempo, dan program yang sedang berjalan. Kalau ada SKU baru atau SKU wajib bulan ini, ia tahu sebelum masuk toko pertama.
2. Check-in di toko. Kunjungan dicatat dengan jam dan lokasi, supaya manajer tahu toko itu benar-benar didatangi.
3. Cek stok dan display. Ia menghitung sisa stok di rak dan gudang toko, melihat apakah produk terpajang di tempat yang disepakati, dan mencatat barang rusak atau kedaluwarsa untuk diretur.
4. Ambil order. Dari sisa stok, riwayat pembelian, dan program, ia menyarankan jumlah per SKU. Pemilik toko setuju, mengurangi, atau menambah.
5. Tagih. Faktur dari pengiriman sebelumnya yang sudah jatuh tempo ditagih, tunai atau transfer, dan dicatat ke faktur yang mana.
6. Catat alasan kalau tidak ada order. Stok masih banyak, pemilik tidak ada, atau toko tutup. Alasan ini lebih berguna bagi manajer daripada kunjungan kosong.
7. Daftarkan pelanggan baru. Toko yang baru buka di sepanjang rute dicatat lengkap dengan lokasinya, supaya bisa masuk beat dan dilayani distributor.
8. Kirim order sebelum batas waktu gudang. Order yang masuk setelah gudang menyusun muatan biasanya baru terkirim satu jadwal kemudian.

Apa itu taking order dalam alur principal, distributor, dan toko

Take order artinya mengambil pesanan. Dalam distribusi, taking order adalah satu mata rantai di antara principal dan toko:

• Principal ke distributor. Principal menjual barang ke distributor (primary sales).
• Sales TO ke toko. Sales TO datang ke toko dan mencatat pesanan di buku order atau di aplikasi SFA. Pesanan toko ini disebut secondary sales.
• Gudang ke toko. Distributor menyiapkan muatan, lalu tim pengiriman mengantar barang dan fakturnya ke toko.
• Kembali ke toko. Di kunjungan berikutnya, siklusnya mulai lagi: tagih faktur, ambil order baru.

Dari alur ini terlihat beda taking order dengan dua kegiatan lain yang juga datang ke toko. Sales kanvas menjual langsung dari mobil, jadi barang, faktur, dan pembayaran selesai dalam satu kunjungan. Tim pengiriman hanya mengantar barang yang sudah dipesan dan tidak mengambil order baru.

Order baru selesai saat barang sampai di toko

Inilah hal yang sering terlewat saat menilai sales TO. Salesman dinilai dari order yang ia tulis. Pemilik toko menilai pemasoknya dari barang yang benar-benar datang. Di antara keduanya ada beberapa langkah di distributor, dan di setiap langkah order bisa terpotong:

• Order diketik ulang. Order di kertas atau WhatsApp diketik admin distributor ke sistemnya. Salah SKU, salah jumlah, atau order yang terselip baru ketahuan saat toko komplain.
• Stok gudang kosong. Salesman menjual SKU yang ternyata habis di gudang distributor. Toko menerima kiriman yang kurang, padahal ia sudah merencanakan raknya.
• Kredit toko lewat batas. Order diterima di toko, lalu ditahan bagian keuangan karena tagihan lama belum lunas. Salesman sudah pergi, dan toko tidak tahu kenapa barangnya tidak datang.

Toko yang beberapa kali menerima kiriman tidak lengkap bisa mulai memesan lebih sedikit, atau membeli dari sales kanvas yang barangnya sudah ada di depan mata.

Kalau order melewati batas kredit, salesman tahu saat itu juga dan bisa menagih dulu atau mengurangi order bersama pemilik toko. Lalu nilai salesman dari dua angka: order yang ia tulis dan order yang terkirim.

Siapa yang memegang stok dan kredit itu bergantung pada bagaimana principal membagi peran dengan distributornya. Pembagian ini dibahas di panduan distribusi tidak langsung.

Perbedaan sales TO, kanvas, dan motoris: kapan memakai yang mana

Ketiganya mendatangi toko. Pilihannya bergantung pada cara toko itu membeli dan seberapa mudah toko itu dicapai.

Sales taking order cocok untuk toko yang belanja cukup besar, butuh banyak SKU sekaligus, atau membeli dengan tempo: grosir, toko kelontong besar, dan minimarket independen. Satu salesman bisa mengunjungi lebih banyak toko per hari karena ia tidak menurunkan barang.

Sales kanvas cocok untuk warung yang belanja kecil tetapi sering, toko yang membayar tunai, dan area baru yang belum punya jadwal kirim. Risikonya ada pada selisih stok dan uang; cara mengontrolnya dibahas di panduan sales kanvas.

Motoris adalah salesman bermotor. Pilih motoris untuk toko di gang dan pasar yang tidak bisa dicapai mobil. Kalau toko itu belanja kecil dan tunai, jalankan motoris sebagai kanvas kecil dengan sedikit SKU yang cepat laku. Kalau toko itu memesan banyak SKU, motoris cukup mengambil order dan barangnya dikirim bersama pengiriman distributor.

Buat pilihan ini per kelompok toko. Satu rute bisa berisi grosir yang dilayani TO dan warung yang dilayani kanvas atau motoris, asalkan semua toko ada di satu daftar outlet dan semua transaksi masuk ke satu sistem. Tanpa itu, toko yang sama terhitung dua kali dan stok gudang distributor tidak bisa dipercaya.

KPI sales taking order yang dipantau manajer

Tujuh angka ini menggambarkan kerja sales TO dari rute sampai barang terkirim:

Pola yang perlu dicari adalah kombinasinya. Strike rate tinggi dengan nilai order kecil biasanya berarti salesman hanya mengisi ulang SKU yang sama. Outlet aktif yang turun sementara EC stabil biasanya berarti toko yang sama dikunjungi berulang, dan toko lain tidak tersentuh. Kalau fill rate rendah, periksa distributor lebih dulu.

Apa yang berubah dengan aplikasi sales

Dengan aplikasi sales lapangan BeatRoute, salesman membuka ponsel dan melihat toko hari ini sesuai urutan rute. Setiap toko punya agendanya: barang yang biasa diambil, tagihan yang belum lunas, dan program yang bisa didapat. Di depan konter, Order AI Agent menyarankan SKU yang paling mungkin diambil toko itu, termasuk SKU wajib dan SKU baru.

Batas kredit dan aturan order diperiksa saat order dibuat, dan order yang melewati batas ditahan atau menunggu persetujuan sebelum dikirim. Order tetap bisa dicatat di toko tanpa sinyal dan terkirim begitu ponsel terhubung lagi. Saat sistem distributor terhubung, order langsung masuk tanpa diketik ulang, dan statusnya bisa diikuti sampai barang terkirim. Dengan koneksi yang sama, stok gudang distributor ikut terlihat di ponsel, jadi salesman tahu SKU mana yang sedang kosong sebelum menjualnya. Untuk toko yang tidak sempat dikunjungi, TeleOrder AI Agent menelepon toko dan mencatat ordernya.

Untuk cakupan toko, Perfetti Van Melle Indonesia memakai optimasi rute dan SFA di platform BeatRoute dan menaikkan cakupan outletnya tiga kali lipat.

Cara menguji aplikasi mana pun cukup sederhana. Pilih satu beat dan satu distributor, jalankan selama satu minggu, lalu bandingkan order yang ditulis salesman dengan barang yang sampai di toko. Kalau selisihnya masih harus dicari dari kertas dan WhatsApp, aplikasinya belum menyelesaikan masalah TO. Jika ingin melihatnya di BeatRoute, minta demo dan bawa data satu beat.

Pertanyaan yang sering diajukan