Taking order adalah kegiatan mengambil pesanan pelanggan untuk dikirim kemudian. Dalam distribusi barang ke toko, sales taking order (sales TO) mengunjungi toko di rutenya, mencatat pesanan, dan di banyak perusahaan juga menagih faktur yang jatuh tempo. Barangnya tidak ia bawa: gudang distributor mengirimnya pada jadwal kirim berikutnya. Di restoran, istilah yang sama berarti pelayan mencatat pesanan tamu. Tulisan ini membahas arti yang pertama, untuk sales head di principal dan pemilik distributor yang mengelola salesman TO.
Apa itu sales taking order dan apa tugas utamanya
Sales taking order adalah salesman yang bekerja di beat tetap: daftar toko yang sama, dikunjungi pada hari yang sama setiap minggu atau setiap dua minggu. Tugas utama sales TO adalah menerima pesanan, menawarkan produk baru, menagih, dan menjaga hubungan dengan pelanggan tetap di rutenya. Karena ia kembali ke toko yang sama berkali-kali, modal utamanya adalah hubungan baik dengan pemilik toko. Pemilik toko yang percaya pada salesman-nya mau menerima saran order, mau mencoba SKU baru, dan membayar tagihan tepat waktu. Hari kerjanya kurang lebih seperti ini:
- Sebelum berangkat. Ia melihat rute hari itu, faktur toko yang jatuh tempo, dan program yang sedang berjalan. Kalau ada SKU baru atau SKU wajib bulan ini, ia tahu sebelum masuk toko pertama.
- Check-in di toko. Kunjungan dicatat dengan jam dan lokasi, supaya manajer tahu toko itu benar-benar didatangi.
- Cek stok dan display. Ia menghitung sisa stok di rak dan gudang toko, melihat apakah produk terpajang di tempat yang disepakati, dan mencatat barang rusak atau kedaluwarsa untuk diretur.
- Ambil order. Dari sisa stok, riwayat pembelian, dan program, ia menyarankan jumlah per SKU. Pemilik toko setuju, mengurangi, atau menambah.
- Tagih. Faktur dari pengiriman sebelumnya yang sudah jatuh tempo ditagih, tunai atau transfer, dan dicatat ke faktur yang mana.
- Catat alasan kalau tidak ada order. Stok masih banyak, pemilik tidak ada, atau toko tutup. Alasan ini lebih berguna bagi manajer daripada kunjungan kosong.
- Daftarkan pelanggan baru. Toko yang baru buka di sepanjang rute dicatat lengkap dengan lokasinya, supaya bisa masuk beat dan dilayani distributor.
- Kirim order sebelum batas waktu gudang. Order yang masuk setelah gudang menyusun muatan biasanya baru terkirim satu jadwal kemudian.
Order baru selesai saat barang sampai di toko
Inilah hal yang sering terlewat saat menilai sales TO. Salesman dinilai dari order yang ia tulis. Pemilik toko menilai Anda dari barang yang benar-benar datang. Di antara keduanya ada beberapa langkah di distributor, dan di setiap langkah order bisa terpotong:
- Order diketik ulang. Order di kertas atau WhatsApp diketik admin distributor ke sistemnya. Salah SKU, salah jumlah, atau order yang terselip baru ketahuan saat toko komplain.
- Stok gudang kosong. Salesman menjual SKU yang ternyata habis di gudang distributor. Toko menerima kiriman yang kurang, padahal ia sudah merencanakan raknya.
- Kredit toko lewat batas. Order diterima di toko, lalu ditahan bagian keuangan karena tagihan lama belum lunas. Salesman sudah pergi, dan toko tidak tahu kenapa barangnya tidak datang.
Toko yang beberapa kali menerima kiriman tidak lengkap bisa mulai memesan lebih sedikit, atau membeli dari sales kanvas yang barangnya sudah ada di depan mata.
Karena itu, aturannya sederhana: periksa kredit dan aturan order saat order ditulis, di depan konter.
Kalau order melewati batas kredit, salesman tahu saat itu juga dan bisa menagih dulu atau mengurangi order bersama pemilik toko. Lalu nilai salesman dari dua angka: order yang ia tulis dan order yang terkirim.
Siapa yang memegang stok dan kredit itu bergantung pada bagaimana principal membagi peran dengan distributornya. Pembagian ini dibahas di panduan distribusi tidak langsung.
Perbedaan sales TO, kanvas, dan motoris: kapan memakai yang mana
Ketiganya mendatangi toko. Bedanya ada di siapa yang membawa barang.
Sales taking order hanya membawa ponsel atau buku order. Model ini cocok untuk toko yang belanja cukup besar, butuh banyak SKU sekaligus, atau membeli dengan tempo: grosir, toko kelontong besar, dan minimarket independen. Satu salesman bisa mengunjungi lebih banyak toko per hari karena ia tidak menurunkan barang.
Sales kanvas membawa stok di mobil, lalu menjual, membuat faktur, dan menagih di toko saat itu juga. Model ini cocok untuk warung yang belanja kecil tetapi sering, toko yang membayar tunai, dan area baru yang belum punya jadwal kirim. Risikonya ada pada selisih stok dan uang; cara mengontrolnya dibahas di panduan sales kanvas.
Motoris adalah salesman bermotor. Ia masuk ke gang dan pasar yang tidak bisa dilewati mobil. Pilih motoris untuk toko yang tidak bisa dicapai mobil. Kalau toko itu belanja kecil dan tunai, jalankan motoris sebagai kanvas kecil dengan sedikit SKU yang cepat laku. Kalau toko itu memesan banyak SKU, motoris cukup mengambil order dan barangnya dikirim bersama pengiriman distributor.
Buat pilihan ini per kelompok toko. Satu rute bisa berisi grosir yang dilayani TO dan warung yang dilayani kanvas atau motoris, asalkan semua toko ada di satu daftar outlet dan semua transaksi masuk ke satu sistem. Tanpa itu, toko yang sama terhitung dua kali dan stok gudang distributor tidak bisa dipercaya.
KPI sales taking order yang dipantau manajer
Tujuh angka ini menggambarkan kerja sales TO dari rute sampai barang terkirim:
| KPI | Cara menghitung | Yang dibaca manajer |
|---|---|---|
| Kepatuhan rute | Toko yang dikunjungi dibagi toko di rencana kunjungan | Apakah beat dijalankan, atau toko di ujung rute dilewati |
| Effective call (EC) | Jumlah kunjungan yang menghasilkan order | Berapa toko yang benar-benar membeli hari itu |
| Strike rate | EC dibagi jumlah kunjungan | Seberapa sering kunjungan berakhir dengan order |
| Outlet aktif (OA) | Toko yang order minimal sekali dalam periode, misalnya sebulan | Apakah toko di beat tetap membeli, atau diam-diam pindah pemasok |
| Nilai order per effective call | Nilai order dibagi EC | Apakah salesman menjual lebih dari yang biasa dipesan toko |
| SKU per order | Jumlah SKU berbeda per order | Apakah SKU wajib dan SKU baru ikut terjual |
| Order terkirim (fill rate) | Nilai barang terkirim dibagi nilai order | Berapa banyak order yang hilang di distributor |
Pola yang perlu dicari adalah kombinasinya. Strike rate tinggi dengan nilai order kecil biasanya berarti salesman hanya mengisi ulang SKU yang sama. Outlet aktif yang turun sementara EC stabil biasanya berarti toko yang sama dikunjungi berulang, dan toko lain tidak tersentuh. Fill rate yang rendah biasanya menunjuk ke distributor, bukan ke salesman.
Apa yang berubah dengan aplikasi sales
Dengan aplikasi sales lapangan BeatRoute, salesman membuka ponsel dan melihat toko hari ini sesuai urutan rute. Setiap toko punya agendanya: barang yang biasa diambil, tagihan yang belum lunas, dan program yang bisa didapat. Di depan konter, Order AI Agent menyarankan SKU yang paling mungkin diambil toko itu, termasuk SKU wajib dan SKU baru.
Ketiga titik putus di atas bisa ditangani di sini. Batas kredit dan aturan order diperiksa saat order dibuat, dan order yang melewati batas ditahan atau menunggu persetujuan sebelum dikirim. Order tetap bisa dicatat di toko tanpa sinyal dan terkirim begitu ponsel terhubung lagi. Saat sistem distributor terhubung, order langsung masuk tanpa diketik ulang, dan statusnya bisa diikuti sampai barang terkirim. Dengan koneksi yang sama, stok gudang distributor ikut terlihat di ponsel, jadi salesman tahu SKU mana yang sedang kosong sebelum menjualnya. Untuk toko yang tidak sempat dikunjungi, TeleOrder AI Agent menelepon toko dan mencatat ordernya.
Dengan optimasi rute dan SFA di platform BeatRoute, Perfetti Van Melle Indonesia menaikkan cakupan outletnya tiga kali lipat.
Cara menguji aplikasi mana pun cukup sederhana. Pilih satu beat dan satu distributor, jalankan selama satu minggu, lalu bandingkan order yang ditulis salesman dengan barang yang sampai di toko. Kalau selisihnya masih harus dicari dari kertas dan WhatsApp, aplikasinya belum menyelesaikan masalah TO. Jika ingin melihatnya di BeatRoute, minta demo dan bawa data satu beat.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa beda taking order, sales order (SO), dan purchase order (PO)?
Taking order adalah kegiatannya: salesman mencatat pesanan di toko. Pesanan itu menjadi sales order (SO) di sistem distributor, yaitu dokumen penjual yang memerintahkan gudang menyiapkan barang. Purchase order (PO) adalah dokumen dari sisi pembeli. Toko kecil jarang membuat PO; minimarket dan grosir besar biasanya membuatnya, dan SO distributor dibuat berdasarkan PO itu.
Sales TO sebaiknya karyawan principal atau distributor?
Keduanya umum. Salesman yang digaji principal lebih mudah diarahkan untuk SKU baru dan program, tetapi distributor bisa merasa tokonya diatur pihak lain. Salesman yang digaji distributor lebih dekat dengan urusan stok dan tagihan, tetapi juga menjual merek lain dan bisa mendahulukan yang paling mudah laku. Apa pun pilihannya, tuliskan siapa yang menetapkan rute dan target, dan pastikan principal bisa melihat order serta kunjungannya.
Apakah pesanan lewat telepon atau WhatsApp termasuk taking order?
Ya, karena barangnya tetap dikirim kemudian. Bedanya, tidak ada yang melihat rak toko. Pesanan jarak jauh cocok untuk toko yang sudah rutin membeli di antara dua kunjungan. Toko yang perlu dicek display-nya, ditawari SKU baru, atau ditagih tetap perlu didatangi.
Apa yang dilakukan sales TO kalau toko bilang stoknya masih banyak?
Hitung dulu stoknya bersama pemilik toko. Sering kali yang masih banyak hanya beberapa SKU, sementara SKU lain hampir habis. Kalau stok memang cukup, catat alasan itu sebagai hasil kunjungan, tawarkan SKU yang belum ada di toko, dan pastikan toko itu masuk lagi di kunjungan berikutnya.
