Sales territory adalah wilayah penjualan: kumpulan toko atau pelanggan di satu area yang menjadi tanggung jawab satu salesman, satu tim, atau satu manajer. Di brand ritel yang menjual lewat distributor, satu teritori berisi tiga hal sekaligus: outlet-outletnya, distributor yang memasok outlet itu, dan beat yang didatangi salesman setiap minggu.
Sales territory management, atau territory management, adalah pekerjaan membagi pasar menjadi teritori, menjalankannya setiap hari, lalu meninjau dan menggambar ulang batasnya saat keadaan berubah. Perusahaan dengan segelintir pelanggan besar cukup memakai daftar nama akun. Brand ritel tidak bisa, karena satu teritori bisa berisi ratusan warung dan toko kelontong yang didatangi dengan siklus tetap. Batasnya ditarik di peta, dan ukurannya dihitung dari jumlah kunjungan yang dibutuhkan.
Siapa memegang apa: RSM, ASM, dan TSO
Di banyak brand ritel di Indonesia, tanggung jawab atas wilayah penjualan dibagi dalam tiga jenjang. Nama jabatannya bisa berbeda antar perusahaan, tetapi pembagian kerjanya mirip.
| Jabatan | Wilayah yang dipegang | Yang menjadi tanggung jawabnya |
|---|---|---|
| RSM (Regional Sales Manager) | Satu region, misalnya satu provinsi atau beberapa provinsi | Membagi target tahunan ke setiap area, menentukan jumlah distributor dan TSO, dan menyetujui perubahan batas teritori. |
| ASM (Area Sales Manager) | Satu area berisi beberapa teritori, misalnya satu kota besar dan kabupaten di sekitarnya | Sell-in ke distributor, kesehatan distributor (stok, order, klaim program, pembayaran), dan menjaga sell-in tetap sejalan dengan sell-out supaya stok tidak menumpuk di gudang. |
| TSO (Territory Sales Officer) | Satu teritori, sering sama dengan wilayah satu distributor atau sebagian darinya | Beat dan cakupan outlet: apakah salesman menuntaskan kunjungannya, toko mana yang berhenti order, dan toko baru mana yang perlu ditambahkan. |
Di bawah TSO ada salesman yang menjalankan beat, dan di banyak brand mereka digaji oleh distributor, bukan oleh brand. Karena itu TSO harus mengatur teritori bersama distributornya. Salesman yang bukan karyawan brand tetap perlu jadwal kunjungan yang sama jelasnya.
Cara mapping sales territory, langkah demi langkah
- Petakan setiap outlet sekali. Simpan titik GPS, nama pemilik, jenis outlet (warung, toko kelontong, grosir, apotek), dan seberapa sering outlet itu harus didatangi. Satu toko, satu data.
- Tarik batas mengikuti wilayah yang semua orang paham. Kecamatan, kelurahan, atau kode pos tidak bergeser saat distributor berganti. Batas yang sekadar mengikuti daftar pelanggan distributor memang cepat dibuat, tetapi harus digambar ulang setiap kali distributor diganti atau ditambah.
- Hitung kunjungan yang dibutuhkan. Bandingkan kunjungan yang dibutuhkan setiap teritori dengan hari kerja salesman yang tersedia. Teritori dengan toko lebih sedikit bisa lebih berat bila tokonya harus didatangi setiap minggu atau letaknya berjauhan.
- Pecah teritori menjadi beat. Satu beat adalah rute toko untuk satu hari, diulang pada hari yang sama setiap satu atau dua minggu. Panduan rencana beat kami menjelaskan cara menyusunnya.
- Baru tautkan distributornya. Setiap distributor resmi ditautkan ke teritori, atau bagian teritori, yang boleh dilayaninya.
Jangan balik urutan langkah 2 dan 5. Bila peta dibuat dulu, distributor bisa datang, pergi, atau menambah lini produk tanpa mengubah beat dan target salesman. Begitulah cara kerja Workzone di BeatRoute: petanya tetap, distributornya yang ditautkan.
Contoh: satu area distributor dengan warung dan toko kelontong
Angka di bawah ini hanya misalnya, untuk memperlihatkan hitungannya. Ganti dengan angka Anda sendiri.
Misalnya satu distributor melayani sebuah kota kecamatan dan enam desa di sekitarnya, dengan 1.100 outlet. Distributor punya empat salesman yang bekerja Senin sampai Sabtu.
- Kota: 140 toko kelontong besar didatangi setiap minggu dan 560 warung setiap dua minggu, jadi 140 × 2 + 560 = 840 kunjungan setiap dua minggu.
- Desa: 400 warung didatangi setiap dua minggu, jadi 400 kunjungan.
- Hari rute yang tersedia: 4 salesman × 12 hari = 48 setiap dua minggu.
- Rata-rata: 1.240 kunjungan ÷ 48, sekitar 26 per hari.
Rata-rata 26 terlihat aman. Masalahnya baru tampak bila beat kota dan beat desa dihitung terpisah. Di kota, warung berderet di satu gang dan satu kunjungan sekitar 12 menit, jadi 28 kunjungan muat dalam kurang dari enam jam. Beat kota butuh 840 ÷ 28 = 30 hari rute. Di desa, salesman naik motor sekitar 10 menit antar warung, jadi satu warung memakan sekitar 22 menit dan enam jam hanya muat sekitar 16 warung. Beat desa butuh 400 ÷ 16 = 25 hari rute. Totalnya 55, tujuh hari lebih banyak dari yang tersedia, dan warung yang paling jauh biasanya menjadi yang terlewat.
Jalan keluarnya, misalnya, 240 warung desa yang paling kecil didatangi setiap empat minggu. Sisa 160 warung tetap didatangi setiap dua minggu, dan 240 warung kecil hanya sekali, jadi kunjungan desa turun menjadi 160 + 120 = 280, atau sekitar 18 hari rute (280 ÷ 16). Ditambah 30 hari rute kota, hasilnya pas 48. Pelajarannya: hitung kebutuhan beat kota dan desa sendiri-sendiri, karena rata-rata satu teritori menyembunyikan hari kerja yang kurang.
Setelah setiap beat muat dalam sehari, optimasi rute bisa menyusun urutan kunjungan yang paling sedikit membuang waktu di jalan. Perfetti Van Melle Indonesia meningkatkan cakupan outletnya 3x dengan optimasi rute dan SFA di platform BeatRoute. Baca studi kasus Perfetti Van Melle Indonesia.
Bila nanti brand menunjuk distributor kedua untuk lini minuman di kota itu, toko kelontong yang membeli dari keduanya tetap satu data dengan satu jadwal kunjungan. Salesman mengambil order untuk kedua distributor dalam satu kali datang.
Sales territory management: tinjauan kuartalan dan kapan menggambar ulang
Teritori yang seimbang hari ini akan bergeser dalam beberapa bulan. Karena itu territory management perlu diulang. Tinjau setiap teritori tiap kuartal dengan lima pertanyaan.
- Berapa outlet terdaftar yang benar-benar order dalam kuartal ini?
- Beat mana yang paling sering tidak tuntas?
- Toko mana yang berhenti order, dan toko baru mana yang belum masuk beat?
- Apakah sell-in ke distributor sejalan dengan sell-out ke toko?
- Apakah target teritori masih sebanding dengan potensi pasarnya?
Jangan menunggu akhir kuartal bila salah satu tanda ini muncul. Masing-masing berarti batas teritori atau beat harus digambar ulang. Biasanya TSO mengusulkan perubahannya, ASM memeriksanya, dan RSM menyetujuinya.
- Salesman keluar atau ditambah. Hari kerja yang tersedia berubah, jadi jumlah beat juga harus berubah.
- Distributor diganti atau ditambah. Periksa apakah wilayah layanan distributor baru masih cocok dengan batas teritori.
- Satu salesman sudah pulang sebelum sore, yang lain tidak pernah menuntaskan beat. Pembagiannya hanya melihat jumlah toko. Hitung ulang kunjungan dan waktu tempuh, lalu pindahkan satu kelompok toko dari wilayah yang padat ke wilayah yang longgar.
- Ada toko yang tidak didatangi selama satu siklus penuh. Teritori menuntut lebih banyak kunjungan daripada kemampuan salesman-nya. Jarangkan kunjungan ke outlet terkecil, atau tambah salesman.
- Dua salesman mengaku memegang toko yang sama. Batasnya tumpang tindih atau tokonya tercatat dua kali. Selesaikan sekali di peta, dan perebutan siapa yang berhak atas penjualannya ikut selesai.
- Pasar baru tumbuh. Perumahan baru, pasar tradisional yang pindah, atau jalan baru bisa mengubah letak toko dan waktu tempuh dalam satu kuartal.
Jika Anda menata ulang banyak teritori sekaligus, panduan kami tentang software pemetaan wilayah penjualan menjelaskan apa yang dikerjakan tool semacam itu dan cara membandingkannya.
BeatRoute cocok untuk brand yang salesman-nya menjual ke banyak toko lewat distributor dan ingin manajemen distributor di platform yang sama. Jika itu gambaran bisnis Anda, minta demo dan bawa daftar outlet dari satu teritori.
Pertanyaan yang sering diajukan
Siapa yang memegang gerai ritel modern di dalam satu teritori?
Biasanya bukan TSO. Jaringan supermarket dan minimarket sering dipegang key account manager, yang mengurus semua gerai jaringan itu lintas kota. TSO memegang toko independen di sekitarnya, seperti warung, toko kelontong, dan apotek. Keduanya sering bekerja di kota yang sama, jadi sepakati sejak awal gerai mana yang dipegang masing-masing.
Apa isi rencana sales territory?
Rencana sales territory (territory plan) mengatur satu teritori untuk periode tertentu, biasanya satu kuartal. Isinya target per distributor dan per channel, daftar toko baru yang akan dibuka, dan program yang akan dijalankan di teritori itu selama periode tersebut.
Apa bedanya sales territory dengan area distributor?
Area distributor adalah wilayah yang boleh dilayani satu distributor. Sales territory adalah wilayah yang menjadi tanggung jawab tim sales brand. Keduanya bisa sama, tetapi tidak harus: satu teritori bisa dilayani dua distributor untuk lini produk yang berbeda, dan satu distributor besar bisa melayani dua teritori.
