Aplikasi mapping sales, atau software pemetaan wilayah penjualan, adalah software yang menaruh pelanggan atau outlet Anda di peta lalu membaginya menjadi wilayah yang seimbang, sehingga beban kerja setiap salesman adil dan tidak ada outlet yang terlewat. Aplikasi yang lebih lengkap tidak berhenti di peta: setiap wilayah diubah menjadi rencana kunjungan mingguan salesman, dan Anda bisa melihat apa yang terjual di area mana.
Anda kemungkinan membutuhkannya jika wilayah masih disusun ulang di Excel setiap kuartal, dua salesman saling klaim satu toko, atau ada warung yang berbulan-bulan tidak didatangi salesman sementara toko lain dikunjungi tiap beberapa hari.
Apa yang dikerjakan aplikasi mapping sales
Fitur umumnya mengambil alih empat pekerjaan yang dulu dikerjakan perencana dengan spreadsheet dan peta cetak.
- Menaruh setiap outlet di peta. Lokasi diambil dari alamat atau titik GPS, sehingga terlihat area yang padat, area yang kosong, dan outlet yang dianggap milik dua salesman sekaligus.
- Menyeimbangkan wilayah. Outlet dibagi agar beban kerja tiap salesman setara, dihitung dari nilai penjualan, frekuensi kunjungan, atau waktu tempuh.
- Menetapkan penanggung jawab. Setiap wilayah punya salesman dan atasannya. Di brand ritel, wilayah itu juga terhubung ke distributor yang mengirim barang ke outlet-outlet tersebut.
- Menguji perubahan sebelum dipakai. Anda bisa mencoba pembagian baru, melihat pergeseran beban kerja tiap salesman, dan menyimpan catatan apa yang diubah dan kapan.
Map Views di BeatRoute menampilkan pelanggan atau distributor Anda di peta, lengkap dengan heat map kepadatan outlet dan filter untuk outlet yang belum punya salesman.
Jenis aplikasi mapping sales yang cocok untuk tim Anda
Tool yang dijual sebagai software pemetaan wilayah penjualan terbagi menjadi lima jenis.
| Jenis tool | Fungsi dan cocok untuk siapa | Kelemahannya |
|---|---|---|
| Tool pemetaan dan desain wilayah mandiri | Anda mengunggah spreadsheet daftar akun, lalu menggambar wilayah berdasarkan kode pos atau membiarkan tool menyeimbangkannya otomatis. Cocok untuk perencana yang menata ulang beberapa ratus akun sekali atau dua kali setahun. | Wilayah terpisah dari rencana kunjungan dan pesanan, jadi setiap perubahan harus disalin manual. |
| Add-on CRM | Memetakan akun yang sudah ada di CRM dan menyimpan wilayahnya kembali di setiap data akun. Cocok untuk tim B2B yang mengelola deal di CRM. | Hampir tidak mengurus distributor atau kunjungan rutin ke outlet. |
| Aplikasi rute dan kunjungan sales lapangan | Menampilkan akun salesman di peta ponsel dan menyusun urutan kunjungan hari itu. Cocok untuk tim kecil yang menjual langsung. | Lemah di desain wilayah, tanpa data distributor maupun pesanan. |
| Platform sales lapangan dan distribusi | Merencanakan wilayah, beat, dan rute di sistem yang sama dengan taking order, pencatatan kunjungan, dan manajemen distributor. Cocok untuk brand ritel yang salesman-nya melayani ratusan outlet kecil dalam siklus kunjungan berulang. | Penyiapannya lebih berat daripada yang dibutuhkan tim penjualan langsung yang kecil. |
| Tool GIS | Sistem informasi geografis dengan lapisan data penduduk dan batas wilayah buatan sendiri. Cocok untuk analis yang mengerjakan studi pasar sekali jalan. | Lambat untuk kerja sales harian dan butuh keahlian khusus. |
Satu pertanyaan biasanya sudah menentukan pilihan: apakah wilayah ini harus menggerakkan rencana kunjungan dan pesanan, atau cukup tampil di slide perencanaan? Kalau hanya untuk slide, dua jenis pertama sudah cukup. Kalau salesman menjalankan harinya dari wilayah itu, lihat jenis ketiga dan keempat.
Ukuran tim dan saluran penjualan mempersempit pilihan. Beberapa salesman yang menjual langsung ke beberapa ratus akun bisa bekerja dengan tool mandiri atau add-on CRM. Tim besar yang melayani ribuan toko kelontong, warung, dan apotek lain ceritanya: setiap outlet masuk ke sebuah beat, yaitu daftar tetap outlet yang dikunjungi salesman pada hari tertentu, dan stoknya dikirim oleh distributor. Di situlah penyiapan platform sales lapangan terbayar. Untuk melihat produknya berdampingan, baca perbandingan software manajemen wilayah kami.
Cara membuat mapping area sales, langkah demi langkah
- Tentukan masalahnya. Putuskan apa yang harus dibereskan peta baru, misalnya outlet yang tidak pernah dikunjungi atau target yang timpang antarsalesman.
- Geo-tag setiap outlet. Alamat warung dan toko kecil sering tidak jelas, jadi titik yang paling bisa dipercaya adalah titik yang diambil salesman saat berdiri di depan toko itu.
- Pilih batas dasar. Susun peta wilayah dari batas yang sudah dipakai semua orang, seperti kode pos, kecamatan, atau kelurahan. Outlet baru pun langsung masuk ke sebuah wilayah sejak hari ditambahkan.
- Beri bobot tiap outlet. Tetapkan kelas, frekuensi kunjungan, dan potensi pasarnya. Grosir yang didatangi tiap minggu butuh kerja lebih banyak daripada warung yang didatangi sebulan sekali, walaupun letaknya bersebelahan. Karena itu wilayah di tengah kota tampak kecil di peta dan wilayah di pedesaan tampak luas: yang disamakan adalah jam kerjanya.
- Seimbangkan berdasarkan jam kerja. Biarkan tool menyeimbangkan lebih dulu, lalu koreksi bagian yang hitungannya meleset karena sungai atau jalan raya. Satu jalan pasar yang ramai bisa lebih cepat diselesaikan daripada beberapa outlet yang berjauhan di sepanjang jalan provinsi.
- Tetapkan salesman dan distributor. Pastikan setiap wilayah sama dengan area yang dilayani distributornya. Kalau tidak, pesanan akan jatuh ke mitra yang salah.
- Ubah wilayah menjadi beat dan rute. Bagi setiap wilayah menjadi beat, lalu biarkan optimasi rute mengurutkan kunjungannya.
Ukur cakupan per wilayah sebelum menggambar ulang
Nilai setiap wilayah dari customer connect, yaitu porsi outlet yang ditugaskan yang benar-benar didatangi salesman. Penjualan per wilayah menunjukkan apa yang terjual. Customer connect menunjukkan apakah wilayah itu memang sanggup dijalankan. Dashboard BeatRoute memantau customer connect per wilayah, bersama perencanaan rute dan pencatatan kunjungan yang tetap jalan saat offline.
Jadi sebelum merekrut salesman baru untuk wilayah yang cakupannya tipis, benahi dulu peta dan rutenya. Perfetti Van Melle Indonesia men-geo-tag seluruh outletnya, menyusun kunjungan dan rute dari peta itu, lalu meningkatkan cakupan toko 3x dalam tiga tahun tanpa menambah tenaga lapangan. Baca studi kasus Perfetti Van Melle Indonesia.
Di dalam satu wilayah, tanda masalah pertama adalah beat yang tidak pernah selesai, karena beat yang mustahil dituntaskan mengajari salesman untuk melewatkan outlet. Pemicu lainnya adalah salesman yang keluar atau distributor yang berganti. Gambar wilayah berdasarkan geografi, lalu kaitkan distributor ke wilayah itu, seperti cara kerja Workzones BeatRoute. Dengan begitu, distributor baru cukup mengganti kaitan, bukan menggeser batas. Panduan kami tentang apa itu sales territory menjelaskan cara Workzones menangani lebih dari satu distributor di area yang sama. Setiap kali ada perubahan, filter peta untuk outlet tanpa salesman agar toko yang jatuh di antara dua wilayah cepat ketahuan.
Yang perlu diuji saat membandingkan aplikasi mapping sales
Minta setiap vendor memuat file outlet asli dari satu region Anda, lalu uji poin-poin ini.
| Yang dicek | Cara mengujinya saat demo |
|---|---|
| Geocoding | Hitung berapa outlet Anda yang jatuh di titik yang salah. |
| Aturan penyeimbangan | Seimbangkan menurut nilai penjualan, frekuensi kunjungan, dan lama kunjungan, lalu ubah satu bobot dan lihat apa yang bergeser. Jumlah outlet saja menyesatkan. |
| Waktu tempuh | Bandingkan perkiraan tool untuk satu beat nyata dengan waktu yang benar-benar ditempuh salesman Anda. |
| Batas area distributor | Gambar satu wilayah di atas area satu distributor, lalu periksa apakah outlet, pesanan, dan stok ikut berpindah. |
| Aplikasi salesman di ponsel | Buka aplikasi salesman dalam mode pesawat dan selesaikan satu kunjungan. |
| Pesanan dan kunjungan di peta | Minta ditunjukkan pesanan bulan lalu dan kunjungan yang terlewat, per wilayah. |
Setelah itu, uji coba pilihan terbaik di satu region selama minimal dua siklus beat penuh, lalu bandingkan jumlah kunjungan yang selesai dan outlet yang memesan dengan titik awal Anda.
Jika wilayah Anda berjalan lewat distributor
BeatRoute cocok untuk brand yang salesman-nya menjual ke banyak toko lewat distributor dan ingin manajemen distributor di platform yang sama. Di BeatRoute, perencanaan beat, optimasi rute, dan perencanaan kunjungan mengubah setiap wilayah menjadi pekerjaan satu hari. Pesanan dan kunjungan ada di platform yang sama, sehingga wilayah yang lemah langsung terlihat di angka minggu ini.
Jika salesman Anda menjalankan beat lewat distributor, minta demo dan bawa daftar outlet dari satu region.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu software perencanaan wilayah (territory planning)?
Software ini membantu Anda memutuskan akun mana yang dikelompokkan bersama, berapa banyak pekerjaan di tiap wilayah, dan siapa penanggung jawabnya. Aplikasi mapping sales adalah bentuknya yang berbasis peta.
Apa bedanya pemetaan wilayah dengan perencanaan rute?
Pemetaan wilayah menentukan salesman dan distributor mana yang memegang outlet mana. Perencanaan rute menentukan urutan salesman mendatangi outlet itu pada hari tertentu. Benahi wilayahnya dulu: rute yang bagus tidak bisa menolong wilayah yang bebannya terlalu berat.
Bisakah mapping area sales dibuat di Excel atau aplikasi peta gratis?
Bisa, untuk beberapa salesman dan beberapa ratus akun. Cara ini mulai kewalahan ketika wilayah harus menggerakkan beat mingguan dan sesuai dengan area distributor, karena peta, daftar beat, dan daftar distributor makin tidak cocok setiap kali ada perubahan.
Bisakah aplikasi mapping sales terhubung dengan CRM atau ERP?
Sebagian besar bisa mengimpor akun dari CRM atau ERP. Yang lebih baik terus menyinkronkan data, sehingga outlet baru yang dibuat di sistem penagihan langsung muncul di peta tanpa unggah manual. Saat demo, buat satu outlet uji dan catat berapa lama sampai outlet itu muncul.
Bagaimana harga software pemetaan wilayah penjualan?
Biasanya dijual sebagai langganan, per pengguna atau per modul. BeatRoute adalah software berlangganan, dengan harga per pengguna dan modul pada kontrak tahunan, tanpa uji coba gratis.
