Software Pemetaan Wilayah Penjualan: Cara Kerja dan Cara Memilihnya

Apa yang dikerjakan software pemetaan wilayah penjualan

Software ini mengerjakan empat tugas yang dulu dilakukan perencana dengan spreadsheet dan peta cetak.

• Menempatkan setiap akun di peta. Setiap pelanggan ditempatkan dari alamat atau titik GPS, sehingga Anda bisa melihat area padat, area kosong, dan akun yang diklaim dua salesman sekaligus.
• Menyeimbangkan wilayah. Akun dibagi agar setiap salesman memegang beban kerja yang setara, dinilai dari nilai penjualan, frekuensi kunjungan, atau waktu tempuh.
• Menetapkan pemilik. Setiap wilayah punya salesman dan manajer. Untuk brand consumer goods, wilayah itu juga punya distributor yang mengirim barang ke outlet-outlet tersebut.
• Menguji perubahan sebelum diberlakukan. Anda bisa mencoba pembagian baru, melihat bagaimana beban kerja tiap salesman bergeser, dan menyimpan catatan apa yang berubah dan kapan.

Yang membuat peta berguna adalah penyeimbangannya, dan apa yang dilakukan salesman dengan wilayah itu keesokan paginya. Map Views BeatRoute, misalnya, menampilkan pelanggan atau distributor Anda di peta beserta heat map kepadatan outlet, sehingga manajer bisa melihat cakupan yang tipis sebelum menarik satu garis pun.

Lima jenis tool pemetaan wilayah

Tool yang dijual sebagai software pemetaan wilayah penjualan mengerjakan hal yang cukup berbeda. Berdasarkan fungsinya, ada lima jenis.

Beat, pada baris keempat, adalah daftar tetap outlet yang dikunjungi salesman pada hari tertentu setiap minggu atau dua minggu.

Satu pertanyaan menentukan sebagian besar pilihan: apakah wilayah harus menggerakkan rencana kunjungan dan pengambilan pesanan, atau hanya mengisi slide perencanaan? Jika hanya untuk slide, dua jenis pertama sudah cukup. Jika salesman menjalankan harinya dari wilayah itu, lihat jenis ketiga dan keempat.

Cara kerja pemetaan wilayah penjualan, langkah demi langkah

1. Geo-tag setiap akun. Muat daftar pelanggan dan tempatkan masing-masing di peta. Warung dan toko kecil sering punya alamat yang tidak jelas atau keliru, jadi titik yang paling andal adalah titik yang diambil salesman saat berdiri di depan outlet. Anggap ini bagian dari proyek, karena semua langkah berikutnya bergantung padanya.
2. Pilih batas dasar. Susun wilayah dari area yang sudah dipakai semua orang, seperti kode pos, kecamatan, atau kelurahan. Salesman, distributor, dan tim keuangan lalu membaca peta yang sama, dan outlet baru langsung masuk ke sebuah wilayah pada hari ditambahkan.
3. Segmentasi dan beri bobot tiap akun. Kelompokkan akun menurut saluran, tipe outlet, dan kelas, misalnya outlet A, B, dan C berdasarkan nilai penjualan. Lalu tetapkan frekuensi kunjungan masing-masing. Toko besar yang dikunjungi mingguan memerlukan kerja lebih banyak daripada kios yang dikunjungi sebulan sekali, walau letaknya bersebelahan.
4. Tambahkan potensi tiap area. Perencanaan wilayah yang baik menimbang potensi, bukan hanya penjualan hari ini. Data penduduk, sensus outlet, atau heat map outlet yang sudah Anda layani menunjukkan white space: area dengan banyak penduduk tetapi sedikit outlet. Wilayah dengan ruang tumbuh besar bisa dimulai dengan lebih sedikit akun aktif, agar salesmannya punya waktu membuka outlet baru.
5. Gambar atau seimbangkan wilayah. Gambar batas secara manual di tempat yang Anda kenal medannya, atau biarkan tool membagi akun agar tiap wilayah berbobot serupa. Kebanyakan tim melakukan keduanya: seimbangkan otomatis dulu, lalu sesuaikan di tempat sungai, jalan tol, atau pasar mingguan membuat hasil komputer keliru. Seimbangkan berdasarkan jam kerja. Satu jalan pasar yang ramai bisa lebih cepat dijangkau daripada beberapa outlet yang tersebar di sepanjang jalan raya.
6. Tetapkan salesman dan distributor. Beri setiap wilayah seorang pemilik. Untuk brand consumer goods, pastikan tiap wilayah sesuai dengan area yang benar-benar dilayani distributornya, kalau tidak pesanan akan masuk ke mitra yang salah.
7. Ubah wilayah menjadi beat dan rute. Bagi setiap wilayah menjadi beat, lalu biarkan optimasi rute mengurutkan kunjungan dengan urutan terbaik agar salesman tidak banyak menghabiskan waktu di jalan.
8. Seimbangkan ulang secara berkala. Tinjau wilayah setiap kuartal, dan lagi saat salesman keluar, distributor berganti, atau akun besar dibuka. Beberapa penyesuaian kecil setahun menimbulkan lebih sedikit gejolak daripada satu kali penataan ulang besar.

Apa yang perlu dicek saat membandingkan tool

Kebanyakan demo tampak bagus dengan data contoh. Tabel ini memuat apa yang perlu dicek, mengapa penting, dan cara mengujinya dengan outlet Anda sendiri.

Minta vendor memuat file outlet Anda sendiri, bukan dataset demo. Cara mereka menangani baris data yang berantakan akan memberi tahu Anda lebih banyak daripada slide presentasi.

Brand consumer goods versus tim sales B2B

Brand consumer goods menuntut lebih banyak dari software ini dibanding tim sales B2B.

Seorang sales B2B biasanya memegang puluhan hingga beberapa ratus akun, dikelompokkan menurut wilayah atau industri, dan menjadwalkan pertemuan jauh hari. Wilayah menentukan siapa pemilik tiap akun dan siapa yang mendapat kredit atas deal.

Salesman di brand consumer goods bisa mencakup ratusan outlet kecil: toko kelontong, warung, kios, apotek, dan kafe. Tiap outlet dikunjungi pada beat tetap, mingguan atau dua mingguan. Tiap outlet dilayani distributor yang mengirim stok dan menagih pembayaran. Jadi wilayah adalah tiga hal sekaligus: area kerja salesman, sekumpulan beat, dan area distributor. Hal itu mengubah apa yang harus dikerjakan software.

• Tahan volume besar. Ribuan outlet dalam satu wilayah butuh impor cepat, pengelompokan di peta, dan pemindahan massal antar wilayah.
• Tampilkan area distributor di peta. Sebagian area dilayani lebih dari satu distributor, masing-masing dengan lini produk berbeda, dan wilayah harus sesuai dengan area layanan tiap distributor. Workzones BeatRoute menanganinya dengan mendefinisikan area satu kali dan memetakan setiap retailer satu kali, sehingga setiap distributor resmi dapat melayaninya.
• Taruh beat di ponsel salesman. Beat, rute, dan detail tiap outlet harus bisa dipakai offline.
• Tampilkan pesanan dan kunjungan per wilayah. Manajer harus bisa melihat area mana yang kurang terlayani tanpa menunggu laporan akhir bulan.

Perbedaannya menurut industri

• Makanan, minuman, dan perawatan pribadi: outlet padat, kunjungan singkat, dan beat mingguan, sering dengan lebih dari satu distributor di area yang sama.
• Farmasi: wilayah disusun di sekitar dokter, klinik, dan apotek, dengan frekuensi kunjungan ditentukan oleh pentingnya tiap dokter, dan sebagian hari perjalanan jauh dari basis.
• Bahan bangunan dan cat: dealer yang lebih sedikit tetapi lebih besar di area luas, ditambah kontraktor dan tukang cat yang butuh rencana kunjungan sendiri.
• Pelumas dan suku cadang otomotif: bengkel, mekanik, dan toko suku cadang dalam satu wilayah, masing-masing dikunjungi dengan tujuan berbeda.

Contoh dari tim lapangan

Pola-pola ini terus muncul saat sebuah brand pertama kali menaruh outletnya di peta.

• Pembagian kota yang hanya tampak adil. Dua salesman punya jumlah outlet yang hampir sama. Satu memegang area pasar padat dan selesai lebih awal. Yang lain punya outlet yang tersebar di pinggiran kota dan tidak pernah menuntaskan beat. Memindahkan sekelompok outlet ke salesman pertama membuat keduanya bisa menyelesaikan beat.
• Dua distributor di satu jalan. Sebuah brand menjual makanan ringan lewat satu distributor dan minuman lewat distributor lain, dan keduanya melayani toko yang sama. Dua peta wilayah terpisah membuat data ganda untuk tiap toko. Satu peta bersama, dengan kedua distributor terhubung ke area yang sama, menjaga satu catatan per toko.
• Salesman baru bergabung. Alih-alih menggambar ulang seluruh wilayah, manajer membuat wilayah baru dari tepi dua tetangga tersibuk dan hanya menyusun ulang beat yang berubah. Salesman yang beatnya tidak bergeser mempertahankan rutinitas dan hubungan mereka.

Tanda pertama wilayah yang keliru adalah beat yang tidak pernah selesai. Beat yang mustahil diselesaikan mengajari salesman melewati outlet, dan yang dilewati biasanya outlet jauh yang justru paling butuh perhatian.

Hasil dari pelanggan BeatRoute di Indonesia

Setiap hasil di bawah ini berasal dari optimasi rute dan tool sales lapangan BeatRoute, yang merencanakan kunjungan dari peta outlet yang sama.

Perfetti Van Melle Indonesia meningkatkan cakupan outlet 3x dengan optimasi rute dan sales force automation BeatRoute. Dalam peluncurannya, outlet mereka di-geo-tag agar kunjungan bisa direncanakan dari peta. Baca studi kasus Perfetti Van Melle Indonesia.

PT Combiphar go live hanya dalam dua bulan dengan BeatRoute. Baca studi kasus PT Combiphar.

Uji coba software pemetaan wilayah di satu region

Uji tool di satu region sebelum Anda mengubah seluruh negeri.

1. Pilih satu region dengan satu atau dua distributor dan masalah yang bisa disebut jelas, seperti outlet yang tidak pernah dikunjungi atau beat yang tidak pernah selesai.
2. Bersihkan daftar outlet dan geo-tag sebelum menggambar apa pun.
3. Catat titik awal Anda: kunjungan yang selesai, outlet yang memesan tiap bulan, dan waktu yang dihabiskan di perjalanan.
4. Gambar wilayah dan beat baru, lalu jalankan setidaknya dua siklus beat penuh.
5. Bandingkan ukuran yang sama dengan titik awal, dan tanyakan kepada salesman outlet mana yang masih tidak terjangkau.

Pindah ke region berikutnya hanya setelah salesman di uji coba menyelesaikan beat mereka tanpa meminta perubahan.

Di mana BeatRoute cocok

BeatRoute cocok untuk brand consumer goods yang ingin manajemen wilayah, beat, rute, dan area distributor terhubung ke data penjualan yang sama. Map Views menampilkan pelanggan atau distributor di peta, dengan heat map di tempat cakupan masih tipis. Workzones menjaga area distributor tetap rapi. Perencanaan beat dan optimasi rute mengubah tiap wilayah menjadi pekerjaan satu hari, dan perencanaan kunjungan menentukan outlet mana yang paling penting minggu ini. Karena pesanan dan kunjungan ada di platform yang sama, wilayah yang lemah langsung terlihat di angka minggu ini.

Tim B2B yang hanya perlu menggambar wilayah penjualan di atas CRM mungkin lebih terlayani oleh tool pemetaan mandiri. Jika salesman Anda menjalankan beat lewat distributor, minta demo dan bawa daftar outlet dari satu region.

Pertanyaan yang sering diajukan