Distributor FMCG adalah perusahaan yang ditunjuk principal, yaitu perusahaan FMCG pemilik merek atau produsen, untuk mendistribusikan produknya di wilayah tertentu. FMCG (fast moving consumer goods) adalah barang kebutuhan sehari-hari konsumen yang cepat habis, seperti makanan ringan, minuman, sabun, dan sampo. Distributor membeli produk itu, menyimpannya di gudang dekat pasar, lalu menjual dan mengirimkannya ke toko.
Ia bertindak atas namanya sendiri. Biasanya ia membeli putus dari principal, memegang stok, memberi tempo ke toko, dan menjalankan salesman serta armada pengiriman. Penghasilannya datang dari selisih harga beli dan harga jual, ditambah insentif dari principal.
Distributor terutama melayani pasar tradisional (general trade): toko kelontong, warung, grosir, dan apotek. Jaringan minimarket dan supermarket (modern trade) punya pusat distribusi sendiri; sebagian principal memasoknya langsung, sebagian lewat distributor. Panduan ini ditulis untuk tim penjualan principal, tetapi gambarannya sama bagi yang bekerja di distributor.
Apa yang dikerjakan distributor FMCG setiap hari
Dalam satu hari biasa, pekerjaan distributor terbagi seperti ini:
- Gudang. Barang dari principal diterima, dicocokkan dengan faktur, dan disusun supaya stok lama keluar lebih dulu. Barang yang mendekati tanggal kedaluwarsa dipisahkan untuk diretur atau dijual lewat program.
- Salesman. Salesman berangkat ke rute masing-masing. Ada yang mencatat pesanan untuk dikirim kemudian (sales taking order), ada yang menjual langsung dari mobil (kanvas), dan ada motoris yang menjangkau toko di gang dan pasar dengan sepeda motor.
- Pengiriman. Pesanan kemarin disusun menjadi muatan per rute. Sopir dan kenek mengantar barang beserta fakturnya, lalu pulang membawa tanda terima, retur, dan kadang uang tunai.
- Penagihan. Kolektor atau salesman menagih faktur yang jatuh tempo, dan pesanan dari toko yang tagihan lamanya belum lunas ditahan.
- Program principal. Diskon dan bonus barang dari principal dipasang di faktur ke toko, lalu diklaim kembali ke principal.
- Cakupan outlet. Toko yang baru buka di wilayahnya didaftarkan dan dimasukkan ke rute.
Di daftar inilah kepentingan kedua pihak mulai berbeda. Distributor hidup dari stok yang cepat berputar dan tagihan yang lancar, jadi wajar jika ia mendahulukan toko yang belanja besar dan membayar tepat waktu. Principal butuh barangnya ada di rak sebanyak mungkin toko, termasuk warung kecil yang ordernya tidak seberapa. Sebagian besar aturan di kontrak distributor ada untuk menjembatani dua kepentingan itu.
Posisi distributor di antara principal dan toko
Alur yang paling umum: principal menjual ke distributor, lalu distributor menjual ke toko, warung, dan minimarket di wilayahnya. Sebagian barang juga dijual ke sub-distributor atau grosir yang memasok toko kecil lebih jauh dari kota. Penjualan principal ke distributor disebut penjualan primer, dan penjualan distributor ke toko disebut penjualan sekunder.
Principal memakai distributor karena membangun gudang, armada, dan tim penagihan sendiri di setiap kota itu mahal dan lambat. Imbalannya, principal melepas sebagian kendali: begitu barang dibeli distributor, principal tidak lagi melihat langsung toko mana yang membeli. Tingkatan rantainya dan cara membaca selisih penjualan primer dan sekunder dibahas di panduan distribusi tidak langsung.
Satu distributor biasanya membawa beberapa principal sekaligus. Dengan begitu, satu kunjungan salesman dan satu truk menghasilkan lebih banyak penjualan. Dari setiap principal ia mendapat margin; cara menghitung dan menetapkannya ada di artikel margin distributor.
Beda distributor, sub-distributor, agen, dan grosir
Keempatnya sering disebut bergantian, padahal perannya berbeda. Pembeda yang paling penting adalah siapa yang memiliki barang.
| Pelaku | Mendapat barang dari | Menjual ke | Memiliki barang? | Penghasilan |
|---|---|---|---|---|
| Distributor | Principal, dengan penunjukan | Toko, warung, sub-distributor, dan grosir di wilayahnya | Ya | Margin dan insentif principal |
| Sub-distributor | Distributor, dengan penunjukan | Toko di kota kecil dan kecamatan | Ya | Margin |
| Agen (arti hukum) | Tidak membeli | Pembeli yang ia carikan untuk principal | Tidak | Komisi |
| Grosir | Distributor, sub-distributor, atau grosir lain | Warung dan pengecer yang datang ke tokonya | Ya | Selisih harga |
Arti agen di tabel mengikuti Permendag Nomor 24 Tahun 2021 tentang perikatan untuk pendistribusian barang oleh distributor atau agen. Di sana distributor bertindak atas namanya sendiri. Agen menjadi perantara untuk dan atas nama pihak yang menunjuknya. Ia dibayar komisi dan tidak memiliki atau menguasai barang yang dipasarkan.
Di pasar sehari-hari, kata "agen" sering dipakai untuk toko grosir besar yang membeli putus lalu menjual lagi ke warung, seperti agen sembako atau agen minuman. Menurut perannya, toko seperti itu adalah grosir. Saat membaca kontrak atau mengurus izin usaha, pakai arti hukumnya. Saat bicara dengan pemilik toko, cukup tanyakan apakah ia membeli barangnya sendiri.
Cara principal memilih distributor
Saat mencari distributor untuk wilayah baru, luas gudang hanya sebagian kecil dari penilaian. Lima hal ini menentukan apakah produk Anda sampai ke toko:
- Modal dan kredit. Distributor harus sanggup membayar principal sambil memberi tempo ke toko. Modal yang pas-pasan membuatnya memesan sedikit-sedikit dan menolak toko yang minta tempo.
- Toko yang sudah dilayani. Minta daftar toko aktif per kecamatan beserta jenisnya. Distributor yang sebagian besar pelanggannya grosir akan sulit membawa produk Anda ke warung.
- Salesman dan armada. Tanyakan jumlah salesman dan rute, seberapa sering setiap toko dikunjungi, dan apakah ada motoris untuk gang dan pasar.
- Merek yang sudah dibawa. Merek yang saling melengkapi membuat kunjungan salesman lebih berharga bagi toko. Merek pesaing langsung di kategori yang sama membuat produk Anda berebut perhatian salesman yang sama.
- Kesediaan berbagi data. Tanyakan sejak awal apakah distributor mau membagi faktur ke toko per SKU dan data kunjungan salesman, atau mencatatnya di sistem yang juga bisa dilihat principal. Tanpa data itu, yang Anda lihat hanya pembelian distributor.
Setelah dipilih, tuliskan di kontrak wilayah dan daftar toko yang menjadi tanggung jawabnya, target penjualan ke toko, norma stok per SKU, serta data apa yang dibagi dan seberapa sering. Target yang hanya dihitung dari pembelian distributor mendorong stok menumpuk di gudangnya.
Tanda distributor kurang melayani toko di wilayahnya
Pembelian distributor dari principal bisa terus naik sementara banyak toko di wilayahnya tidak lagi didatangi. Di laporan pembelian, dua distributor dengan angka yang sama terlihat sama. Padahal yang satu melayani banyak warung lewat rute, dan yang lain melepas sebagian besar barangnya ke beberapa grosir. Bedanya baru terlihat di faktur distributor ke toko dan data kunjungan salesman. Lima hal ini layak dibaca per distributor setiap bulan:
- Siapa pembelinya. Kelompokkan faktur ke toko menurut jenis outlet. Jika porsi grosir terus naik sementara porsi toko dan warung turun, distributor sedang mengejar volume dengan cara yang paling mudah.
- Toko yang tidak menerima faktur. Bandingkan daftar outlet di setiap rute dengan toko yang menerima faktur dalam satu siklus belanja kategori Anda, yaitu jarak wajar antara dua pembelian untuk kategori itu. Toko yang hilang dari faktur adalah toko yang perlu dicek.
- Kunjungan tanpa order di toko yang sama. Kunjungan berulang tanpa order dan tanpa alasan bisa berarti salesman tidak benar-benar masuk toko, atau toko sudah membeli dari pemasok lain.
- SKU per faktur. Jika faktur hanya berisi beberapa SKU yang paling laku, SKU baru dan SKU wajib tidak pernah sampai ke rak.
- Toko baru. Rute yang berbulan-bulan tidak menambah toko baru sebenarnya sedang menyusut, karena selalu ada toko lama yang tutup.
Saat salah satu tanda muncul, bahas datanya bersama distributor sebelum menyalahkan. Tunjukkan toko mana yang hilang dan di rute mana, lalu sepakati perbaikannya: rute yang dipecah, motoris tambahan untuk gang dan pasar, atau toko tertentu yang dilayani salesman principal. Jika polanya bertahan beberapa bulan, bawa datanya ke pembahasan wilayah saat kontrak diperbarui.
Software yang dipakai distributor dan principal
Distributor biasanya sudah memakai software akuntansi, atau software faktur dan stok, untuk semua principal yang dibawanya. Data di sana milik distributor, dan principal biasanya hanya menerima rekap berkala.
Di sisi principal, ada dua alat yang biasa dipakai. Sistem manajemen distributor (DMS) mencatat pesanan distributor ke principal, faktur distributor ke toko, stok, dan klaim program di satu tempat. Aplikasi sales lapangan dipakai salesman untuk check-in di toko, mencatat order, dan mengirimnya langsung ke distributor. Perfetti Van Melle Indonesia memakai optimasi rute dan SFA di platform BeatRoute dan menaikkan cakupan outletnya tiga kali lipat.
Di BeatRoute keduanya ada di satu platform. Begitu distributor membuat faktur ke toko di DMS dan salesman mencatat kunjungan di aplikasi, principal bisa membuka faktur dan kunjungan yang sama dengan yang dilihat distributor, lalu membaca lima tanda di atas dari data itu. Syaratnya, distributor memakai DMS untuk fakturnya, jadi bicarakan hal ini sejak penunjukan.
BeatRoute cocok untuk brand yang salesman-nya menjual ke banyak toko lewat distributor dan ingin manajemen distributor di platform yang sama. Jika ingin melihat faktur dan kunjungan salah satu distributor Anda di satu layar, minta demo.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bagaimana cara menjadi distributor FMCG?
Mulailah dari wilayah yang Anda kenal dan principal yang belum punya distributor kuat di sana. Principal akan menilai modal, gudang, armada, salesman, dan daftar toko yang bisa Anda layani, sama seperti daftar di atas. Penunjukan dari principal dituangkan dalam perjanjian, dan usaha distribusi perlu perizinan berusaha lewat sistem OSS.
Apa beda distributor dan distributor tunggal?
Distributor tunggal mendapat hak eksklusif dari principal. Ia menjadi satu-satunya distributor untuk seluruh Indonesia atau untuk wilayah tertentu. Di FMCG, eksklusivitas lebih sering diberikan per wilayah, misalnya satu distributor untuk satu kota atau kabupaten.
Apa beda distributor dan depo milik principal?
Depo adalah gudang dan kantor cabang milik principal sendiri, dengan salesman dan armada yang digaji principal. Depo memberi kendali penuh atas toko dan harga, tetapi biaya gudang, armada, dan piutang toko ditanggung principal. Banyak principal memakai keduanya: depo di kota yang penjualannya besar, distributor di wilayah lain.
Apa saja pekerjaan di distributor FMCG?
Salesman (taking order, kanvas, atau motoris), supervisor sales, admin order dan faktur, kolektor, staf gudang, sopir dan kenek pengiriman, serta bagian keuangan yang mengurus kredit toko dan klaim ke principal. Salesman distributor belajar rute, toko, dan penagihan sekaligus, jadi posisi ini sering menjadi pintu masuk ke karier penjualan FMCG.
