Medrep mencatat kunjungan ke dokter dan apotek, sampel, dan biaya dari ponsel, lengkap dengan bukti kunjungannya. Sore itu juga manajer membaca laporannya, berdampingan dengan penjualan PBF dan apotek.
Rencana kunjungan
urutan dokter disusun oleh Scheduling AI Agent
Penjualan PBF
di platform yang sama dengan kunjungan
Pesanan apotek
masuk di sela kunjungan medrep
Laporan MR adalah laporan kunjungan harian (DCR) yang diisi setiap medrep. Isinya dokter dan apotek yang didatangi, produk yang dipresentasikan, sampel yang diberikan, dan uang yang keluar. Software laporan MR, sering disebut juga sistem pelaporan MR, memindahkan laporan itu ke ponsel medrep. Buku agenda dan rekap Excel akhir bulan tidak dipakai lagi.
Aplikasi medrep yang baik mengikuti urutan hari kerja di lapangan dan menghasilkan DCR yang bisa dipercaya manajer. DCR yang diketik malam hari hanya berisi apa yang masih diingat. Di BeatRoute, setiap baris laporan terikat pada data yang tidak bisa diisi sesuka hati: check-in ber-geofence di klinik, rencana kunjungan yang sudah disetujui, dan jumlah sampel yang harus cocok dengan stok yang dikeluarkan. Itulah ujian pertama untuk software pelaporan farmasi mana pun: bisakah manajer memercayai satu baris tanpa menelepon medrep untuk bertanya?
Mulailah dari siapa yang mengisi laporan. Kunjungan medrep ethical berpusat pada dokter: produk apa yang dipresentasikan dan sampel apa yang ditinggalkan. Kunjungan medrep OTC berpusat pada apotek: pesanan, stok di rak, dan program promo. Satu formulir untuk keduanya memaksa salah satu tim mengisi kolom yang tidak pernah dipakai. PT Combiphar menjalankan tim ethical dan tim OTC-nya di BeatRoute dengan alur kerja dan target masing-masing. Baca studi kasus PT Combiphar.
| Yang dicek | Paling penting bagi | Uji saat pilot |
|---|---|---|
| Bukti di balik setiap kunjungan | Tim lapangan besar yang manajernya tidak bisa ikut di setiap kunjungan | Ambil sepuluh kunjungan minggu lalu. Apakah manajer bisa melihat lokasi tiap check-in dan apakah kunjungan itu ada di rencana? |
| Tetap jalan tanpa sinyal | Medrep yang keluar masuk klinik dan rumah sakit dengan sinyal lemah | Isi kunjungan saat tidak ada sinyal, lalu pastikan datanya tersinkron belakangan dengan jam dan lokasi yang benar. |
| Format kunjungan untuk tiap tim | Perusahaan dengan tim ethical dan OTC, atau beberapa divisi | Jalankan kedua format di satu sistem, lalu periksa tampilannya di kantor pusat. |
| Kelas dokter dan frekuensi kunjungan | Portofolio dokter spesialis dan rumah sakit | Bandingkan daftar dokter yang terlewat dengan yang sudah diketahui manajer Anda. |
| Pelacakan sampel | Tim dengan sampel bernilai tinggi atau obat yang peredarannya diawasi | Keluarkan satu batch sampel, bagikan sebagian, lalu cek apakah jumlah keluar, dibagikan, dan sisa cocok per batch dan tanggal kedaluwarsa. |
| Penjualan sekunder | Portofolio OTC yang bergantung pada apotek | Cocokkan pesanan medrep selama sebulan dengan pengiriman dari PBF. |
| Akses dan ekspor data | Tim IT dan kepatuhan | Cek hak akses per peran, log perubahan, dan ekspor yang rapi ke sistem Anda sendiri. |
Pada hari yang sama, manajer melihat semua kunjungan dokter tiap medrep di peta, terencana maupun tidak. Setiap titik berada di lokasi check-in-nya, jadi laporan yang digelembungkan cepat ketahuan. Klaim perjalanan dibaca terhadap rute yang benar-benar ditempuh.
Perencanaan kunjungan→
Di apotek dekat setiap dokter, medrep mengisi audit resep singkat di aplikasi yang sama: jumlah resep dan stok untuk tiap produk. Audit itu tersimpan per produk dan per dokter. Manajer bisa melihat apakah resep dokter tersebut bergerak setelah dikunjungi.
SFA farmasi dan engagement HCP→
Manajer cukup bertanya ke BeatRoute Copilot dokter kunci mana yang belum didatangi timnya bulan ini. Daftarnya muncul tanpa perlu menyusun laporan, masih sempat untuk merencanakan kunjungan bersama.
Tentang BeatRoute Copilot→
Pesanan yang diambil medrep di apotek tampil berdampingan dengan pesanan yang dikirim apotek itu sendiri di sela kunjungan. Penjualan PBF di wilayah tersebut ada di sebelahnya. Manajer pun tahu apakah kunjungan benar-benar menghasilkan pesanan.
Manajemen distributor→Kami tunjukkan satu hari kerja medrep dalam format DCR perusahaan Anda.
Perusahaan farmasi memakai aplikasi laporan MR di ponsel setiap medrep. Aplikasi ini biasanya bagian dari SFA farmasi (sales force automation) yang juga mengurus PBF, target, dan e-detailing. Tim kecil sering mulai dari Excel, lalu beralih begitu butuh persetujuan berjenjang dan pelacakan sampel.
Yang terbaik adalah yang diisi medrep di hari yang sama tanpa perlu diingatkan, dan dipercaya manajer tanpa perlu dikejar. Begitu Anda mengelola beberapa divisi dan jaringan PBF, pilih software laporan MR yang menyatukan kunjungan, sampel, dan penjualan PBF di satu tempat. BeatRoute cocok untuk perusahaan farmasi dan brand consumer health dengan tim medical rep yang besar, yang ingin detailing dan laporan kunjungan dalam satu aplikasi.
BeatRoute adalah software berlangganan, dengan harga per pengguna dan modul pada kontrak tahunan, tanpa uji coba gratis. Demo dengan jumlah medrep Anda menghasilkan penawaran yang sebenarnya. Jika membandingkan dengan aplikasi DCR gratis, cek apakah sudah ada persetujuan manajer, pelacakan sampel, dan penjualan sekunder.
Bisa. Medrep memakai aplikasi yang sama di ponsel Android maupun iPhone. Manajer punya aplikasinya sendiri, juga di kedua sistem, untuk menyetujui rencana kunjungan, cuti, dan klaim biaya.
Kebanyakan tim sudah berjalan dalam 21 hari. PT Combiphar go live di BeatRoute SFA dalam dua bulan, termasuk integrasi sistem dan pembersihan seluruh data penjualan lamanya. Baca studi kasus PT Combiphar.