SFA adalah singkatan dari sales force automation, yaitu software yang mengambil alih pekerjaan rutin tim sales lapangan: merencanakan kunjungan toko, taking order, mengecek rak dan membuat laporan. Salesman memakainya sebagai aplikasi di ponsel, dan manajer melihat hasilnya di dashboard pada hari yang sama. Di tim sales Filipina, SFA menggantikan pekerjaan yang hari ini tersebar di tracker Excel, buku order kertas dan grup Viber yang penuh foto.
Di bidang lain, tiga huruf ini punya arti berbeda. Di dunia IT, misalnya, SFA biasanya berarti single-factor authentication, yaitu login yang hanya meminta kata sandi.
Arti SFA dalam bisnis: tiga bagian dan siapa yang memakainya
Software SFA mencakup proses penjualan dari kunjungan ke toko sampai faktur terbit. Isinya tiga bagian, dan masing-masing melayani orang yang berbeda dalam rantai distribusi.
- Aplikasi SFA adalah alat kerja salesman. Begitu dibuka, aplikasi menampilkan rencana kunjungan hari ini, yaitu daftar toko yang harus didatangi secara berurutan. Di setiap toko salesman check-in, menghitung stok, mencatat order dengan harga dan promo yang benar, menagih pembayaran lalu memotret rak. Salesman tidak perlu lagi input data malam hari, dan aplikasi tetap jalan tanpa sinyal lalu sinkron belakangan.
- Dashboard manajer menampilkan kinerja penjualan saat itu juga: kunjungan, order dan penagihan per salesman, per toko dan per area. Supervisor sudah tahu siapa yang tertinggal pada hari Selasa, bukan baru sadar saat rapat Jumat.
- Koneksi ke distributor meneruskan setiap order ke distributor atau grosir yang memegang stoknya. Order masuk lewat sistem manajemen distributor (DMS) langsung ke sistem penagihan mereka. Kalau distributor bekerja di platform yang sama, tidak ada yang perlu mengetik order itu dua kali.
Bagi brand yang menjangkau toko sari-sari (warung kecil khas Filipina) lewat distributor, bagian ketiga inilah yang paling menentukan. Order baru benar-benar jadi penjualan setelah distributor bisa menagih dan mengirimkannya.
Pekerjaan mingguan tim sales Filipina yang diambil alih SFA
Cara tercepat memahami arti SFA bagi tim Anda adalah melihat pekerjaan apa saja yang tidak perlu lagi dikerjakan manual.
| Pekerjaan | Tanpa SFA | Dengan SFA |
|---|---|---|
| Menyusun rute harian | Salesman memilih toko berdasarkan ingatan atau daftar cetak | Aplikasi menyusun rencana kunjungan, dan optimasi rute mengurutkan toko dengan masuk akal |
| Mencatat order | Ditulis di buku order atau dikirim lewat Viber, lalu diinput ulang malam hari | Diketik di aplikasi dengan daftar harga dan promo toko yang sudah terpasang |
| Meneruskan order ke distributor | Dikirim sebagai pesan atau file, lalu diketik ulang ke sistem penagihan | Langsung masuk ke sistem penagihan distributor tanpa ketik ulang |
| Mengecek rak | Foto dikirim ke grup Viber yang tidak bisa dicari | Foto tersimpan per toko dan per kunjungan |
| Laporan harian | File Excel dikirim selepas makan malam | Tersusun dari kunjungan hari itu tanpa kerja tambahan |
| Tahu siapa yang tertinggal | Baru ketahuan saat tutup bulan | Terlihat di dashboard selagi masih sempat dikejar |
Bagi salesman, perubahan terbesarnya adalah hilangnya input data setelah rute selesai. Bagi manajer, angka yang ia lihat Senin pagi sama persis dengan angka yang dilihat distributor.
Siapa yang memakai SFA di Filipina, dan apa yang perlu diuji duluan
Satu platform SFA yang sama menjalankan beberapa jenis tim lapangan di Filipina. Tiap tim paling banyak memakai bagian yang berbeda, jadi mulailah uji coba dari bagian yang paling sering dipakai tim Anda.
- Kalau salesman Anda melayani toko sari-sari, toko kelontong dan grosir lewat distributor, uji dulu taking order dan koneksi ke distributor. Lihat SFA untuk FMCG.
- Kalau tim Anda menjual dan mengantar langsung dari mobil (kanvas), uji dulu stok di mobil, pembuatan faktur dan penagihan. Lihat software van sales.
- Kalau Anda mengelola promodiser (sebutan di Filipina untuk SPG dan merchandiser) di supermarket, jaringan apotek dan minimarket, uji dulu pengecekan display, harga dan stok.
- Kalau medrep Anda mengunjungi dokter dan apotek, uji dulu daftar kunjungan, detailing dan catatan sampel. Lihat SFA farmasi.
- Kalau Anda menjual cat atau bahan bangunan lewat toko bangunan dan kontraktor, uji dulu rencana kunjungan dan data dealer.
Uji pulau: ke mana order offline itu pergi?
Bekerja offline di Luzon, Visayas dan Mindanao adalah bagian yang mudah. Yang menentukan apakah SFA balik modal adalah nasib order setelah ponsel kembali dapat sinyal.
Bayangkan seorang salesman yang menyisir kota kecil di provinsi tanpa data internet di sebagian besar rutenya. Ia mencatat dua belas order secara offline. Saat ponsel tersambung lagi malam itu, salah satu dari tiga hal ini terjadi:
- Order tertahan di aplikasi sampai ada orang yang mengekspornya dan mengirim file ke distributor.
- Order masuk ke sistem brand, tetapi distributor tetap menerimanya lewat Viber lalu menginput ulang.
- Order masuk ke sistem penagihan distributor dengan harga dan promo yang benar, siap dikirim.
Hanya kemungkinan ketiga yang benar-benar menyambungkan pulau dengan gudang. Dua yang pertama tidak menghapus grup Viber, hanya memindahkannya. Jadi di setiap demo, nyalakan mode pesawat, catat order untuk salah satu toko Anda yang sebenarnya, lalu hidupkan lagi sinyalnya. Minta vendor menunjukkan order itu di layar distributor. Kalau masih ada orang yang harus menyentuhnya di tengah jalan, yang Anda lihat hanyalah formulir di ponsel.
Kapan SFA tidak berjalan
Ada tiga hal di luar aplikasi yang menentukan berhasil tidaknya SFA di tim Anda.
- Salesman harus memakainya di setiap kunjungan. Kalau aplikasi lebih lambat dari buku order, mereka kembali ke kertas dan mengirim foto lewat Viber.
- Data pelanggan harus bersih sebelum go-live. Toko ganda, daftar harga lama dan rencana kunjungan yang keliru akan ikut masuk ke aplikasi apa adanya.
- Distributor harus mau menerima order dengan cara baru. Tunjukkan bahwa staf mereka tidak perlu lagi input ulang, atau order akan terus datang dua kali.
Hasil nyata di BeatRoute
Di Filipina, Nurturemed Pharma menaikkan produktivitas medrep (PMR) sebesar 20% di BeatRoute, dan sebuah merek cat terkemuka di Filipina meningkatkan produktivitas penjualan sebesar 30%. Mega Fishing Corporation memakainya untuk menaikkan produktivitas tim lapangan lewat KPI bergaya permainan dan tampilan yang lebih jelas bagi manajer. San Miguel Corporation, Unilab dan Monde Nissin juga menjalankan tim lapangan mereka di BeatRoute.
AI agent bekerja di atas aplikasi. Scheduling AI Agent menaruh toko yang sudah jatuh tempo kunjungan atau masih punya tagihan terbuka di urutan pertama, dan kunjungan produktif naik dari 45% menjadi 78% berkat agent ini. Dengan Order AI Agent, sebuah brand FMCG terkemuka menaikkan nilai order dan jumlah item per outlet sebesar 12%. Secara global, BeatRoute melayani 200+ brand enterprise di 20+ negara.
Pertanyaan untuk calon vendor sales force automation
Saat membandingkan vendor sales force automation, minta mereka membuktikan hal-hal ini di toko Anda sendiri:
- Bisakah Anda menjalankan uji pulau di atas bersama salah satu distributor kami dan salah satu toko kami di provinsi?
- Bisakah salesman menyelesaikan seluruh kunjungan dalam satu kali datang, mulai dari order dan penagihan sampai retur barang rusak (bad order) dan foto rak?
- Bisakah tim kami sendiri mengubah rencana kunjungan, formulir atau target tanpa menunggu vendor?
- Siapa yang melatih dan mendampingi salesman kami di Filipina? BeatRoute bekerja sama dengan Redstar Asia Solutions di San Juan City, Metro Manila.
Untuk rencana pilot dan hal yang perlu dicek di ponsel, baca panduan kami tentang aplikasi sales force automation. BeatRoute cocok untuk brand yang salesman-nya menjual ke banyak toko lewat distributor dan ingin manajemen distributor di platform yang sama. Untuk melihat SFA di rute Anda sendiri, jadwalkan demo.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah SFA sama dengan CRM?
Tidak. CRM menyimpan data pelanggan dan pipeline penjualan, cocok untuk key account yang dikelola lewat rapat dan telepon. SFA menjalankan hari kerja salesman di toko. Brand yang punya key account supermarket sekaligus rute general trade sering memakai keduanya. Panduan SFA vs CRM kami menjelaskan kapan Anda butuh yang mana.
Berapa lama sampai tim bisa memakai SFA?
Di BeatRoute, sebagian besar tim sudah go-live dalam 21 hari. Waktunya habis untuk memasukkan data toko, daftar harga dan rencana kunjungan, lalu melatih salesman di rute yang sebenarnya.
Apakah salesman masih boleh memakai Viber?
Boleh, untuk mengobrol. Viber di Filipina dipakai seperti WhatsApp di sini. Order, foto rak dan laporan pindah ke aplikasi, tempat setiap data terikat pada satu toko dan satu kunjungan sehingga mudah dicari lagi. Viber tetap dipakai untuk pesan singkat antara salesman dan supervisornya.