Jawaban singkat SFA (sales force automation) adalah aplikasi yang dipakai salesman untuk mencatat kunjungan toko, pesanan, dan tagihan dari HP, lalu mengirim datanya ke kantor dan distributor. Di Indonesia, SFA juga harus jalan tanpa sinyal, cocok untuk motoris, kanvas, dan taking order, dan terhubung dengan sistem distributor.
Anda tahu berapa yang terkirim dari depo. Anda tidak tahu berapa yang terjual di warung. Setelah barang keluar dari depo, barang berpindah ke grosir, agen, dan motoris, dan di situ data biasanya hilang. Software SFA menutup celah itu, karena setiap kunjungan dan pesanan tercatat di toko, saat itu juga.
Cara kerja SFA di rantai distribusi Indonesia
Prinsipal menjual ke distributor. Distributor memasok grosir, agen, toko kelontong, warung, dan apotek. Penjualan primer tercatat di ERP prinsipal. Penjualan sekunder ke toko sering hanya diperkirakan dari laporan distributor.
Dengan sistem SFA, salesman check-in di setiap toko dengan GPS dan foto. Ia mencatat stok, mengambil pesanan dengan harga dan skema yang benar, lalu menagih faktur yang jatuh tempo. Supervisor melihat aktivitas dan pesanan itu di dashboard SFA pada hari yang sama.
Pencatatan ini juga melindungi salesman. Kunjungan yang tercatat menjadi dasar insentif, jadi siapa yang datang ke toko mana bisa dicek dari data.
Motoris, kanvas, dan taking order: apa yang harus dicatat SFA
Banyak distributor menjalankan beberapa model penjualan di wilayah yang sama. Masing-masing punya KPI sendiri dan celah kecurangan sendiri. SFA yang hanya dirancang untuk satu model akan membuat model lain bocor.
| Model | Yang harus dicatat SFA | KPI yang dipantau | Celah kalau tidak tercatat |
|---|---|---|---|
| Taking order | Pesanan per SKU, skema, tanggal kirim | Effective call, nilai dan ragam pesanan | Pesanan fiktif untuk mengejar target |
| Kanvas (mobil) | Stok di mobil, nota, uang tunai, retur | Penjualan dan setoran per hari | Selisih stok dan setoran |
| Motoris | Stok di motor, kunjungan warung, toko baru | Jumlah toko aktif, toko baru | Kunjungan yang tidak pernah terjadi |
| Modern trade | Display, stok di rak, harga, promo | Ketersediaan di rak, kepatuhan display | Rak kosong padahal PO sudah masuk |
Untuk kanvas dan motoris, BeatRoute menjalankan stok di kendaraan, nota, dan penagihan lewat software van sales di aplikasi yang sama.
Rencana beat dari Sumatera sampai Papua
Setiap wilayah punya jenis toko, jarak, dan kondisi jalan yang berbeda. Lewat modul Route Optimization, tim pusat menyusun rencana beat per wilayah berdasarkan kelas toko, frekuensi kunjungan, dan jarak tempuh salesman.
Setelah beat ditetapkan, Scheduling AI Agent memilih toko mana yang dikunjungi hari ini. Agent ini melihat tren penjualan, tagihan yang tertunggak, dan target wilayah. Data BeatRoute menunjukkan kunjungan produktif naik dari 45% menjadi 78% dengan Scheduling AI Agent.
AI agent yang membantu salesman dan supervisor
Banyak salesman masih memutuskan isi pesanan dari kebiasaan atau saran supervisor. Dua AI agent lain membantu tim sales memutuskan dari data:
- Order AI Agent menyarankan jumlah isi ulang dan SKU baru untuk setiap toko. Sarannya berdasar riwayat belanja toko itu, toko sejenis, dan skema yang sedang berjalan. Satu brand FMCG terkemuka menaikkan nilai dan ragam pesanan per toko 12% dengan Order AI Agent.
- Manajer bisa bertanya ke BeatRoute Copilot dalam bahasa sehari-hari, termasuk Bahasa Indonesia. Misalnya: wilayah mana yang tertinggal dari target minggu ini, dan mengapa.
SFA offline untuk wilayah dengan sinyal lemah
Sinyal tidak stabil di banyak wilayah, seperti Papua, Maluku, dan pedalaman Kalimantan. Aplikasi SFA BeatRoute dibangun offline-first. Salesman tetap bisa check-in, mencatat pesanan, dan mengambil data tanpa internet.
Begitu HP kembali online, semua data tersinkronisasi otomatis. Dashboard dan laporan ikut diperbarui tanpa input manual.
Dashboard SFA dan KPI per wilayah dan channel
Tim warung dan toko kelontong tidak bisa dinilai dengan ukuran yang sama dengan tim modern trade. Di BeatRoute, Anda bisa mengatur KPI per wilayah, channel, atau lini produk. Satu tim dinilai dari volume pesanan, tim lain dari penetrasi SKU atau produktivitas kunjungan.
Di dashboard SFA, manajer membandingkan kunjungan, pesanan, dan tagihan setiap salesman dengan targetnya. Smart nudge memberi tahu salesman dan manajer saat angka mulai menyimpang. Leaderboard dan kompetisi ada di aplikasi yang sama.
Satu sistem dengan distributor dan peritel
Dengan Distributor Management System (DMS) BeatRoute, pesanan dari aplikasi SFA langsung masuk ke distributor. Anda melihat stok distributor, pemenuhan pesanan, dan klaim secara real-time.
Retailer App dan SFA juga bekerja dalam satu sistem, untuk promosi, masukan, dan pesanan antara salesman dan toko. BeatRoute terhubung dengan WhatsApp, aplikasi yang sudah dipakai peritel setiap hari. Toko bisa memesan tanpa harus belajar aplikasi baru.
Hasil di brand Indonesia
BeatRoute dipakai perusahaan di Indonesia seperti PT Combiphar, Tancorp, dan Perfetti Van Melle Indonesia. Perfetti Van Melle Indonesia menjadikan cakupan outletnya tiga kali lipat dengan route optimization dan SFA di platform BeatRoute.
Dukungan lokal dalam Bahasa Indonesia
BeatRoute punya kantor di Jakarta dan tim customer success lokal. Tim ini menangani onboarding, pelatihan, dan dukungan selama jam kerja Indonesia, lewat email, chat, dan telepon. Aplikasi untuk salesman tersedia dalam Bahasa Indonesia.
BeatRoute cocok untuk brand yang salesman-nya menjual ke banyak toko lewat distributor dan ingin manajemen distributor di platform yang sama. Fitur lengkap aplikasinya ada di halaman software SFA BeatRoute. Kalau Anda sedang membandingkan aplikasi, baca panduan memilih aplikasi sales force automation.
Jadwalkan demo untuk melihat BeatRoute SFA bekerja dengan beat, distributor, dan toko Anda.
Apakah SFA bisa melacak lokasi salesman dengan GPS?
Bisa. Setiap check-in di toko tercatat dengan lokasi GPS dan waktu, jadi supervisor tahu kunjungan itu benar terjadi di toko tersebut. Untuk memantau pergerakan tim sepanjang hari, BeatRoute punya pelacakan tim sales di aplikasi yang sama.
Berapa lama implementasi SFA?
Kebanyakan tim mulai memakai BeatRoute SFA dalam 21 hari. Proyek yang lebih besar butuh waktu lebih lama, misalnya kalau banyak distributor perlu dihubungkan ke DMS atau data toko masih tersebar di banyak file Excel.
Industri apa saja yang memakai BeatRoute?
BeatRoute dipakai di FMCG, farmasi, bahan bangunan, barang konsumen, auto-ancillary, agri-input, minuman, NBFC, dan kosmetik.
Berapa biaya software SFA BeatRoute?
BeatRoute adalah software berlangganan, dengan harga per pengguna dan modul pada kontrak tahunan, tanpa uji coba gratis.